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Ja, auch „harte Löhne“ können unter die Steuerfreigrenze der Regelung für berufsbedingte Kosten (WKR) fallen. Der Oberste Gerichtshof entschied, dass die Art der Lohnkomponente nicht ausschlaggebend ist: Selbst eine reine Vergütungskomponente, wie beispielsweise ein Bonus, kann in die Steuerfreigrenze einbezogen werden, sofern die übrigen Voraussetzungen – insbesondere die Prüfung der üblichen Geschäftspraxis – erfüllt sind. Wichtig ist, dass die Beweislast dafür, dass eine Erstattung oder ein Vorteil ungewöhnlich ist, bei der Finanzverwaltung liegt, nicht bei Ihnen als Arbeitgeber. Dies bietet mehr Spielraum, als viele Unternehmer annehmen, ist aber keine Freikarte.
Was sind die Regelungen für berufsbedingte Ausgaben und der Steuerfreibetrag?
Die Regelung zur Erstattung berufsbedingter Kosten (Work-related Costs Scheme, WKR) regelt, wie Sie als Arbeitgeber Erstattungen und Leistungen an Ihre Mitarbeiter steuerlich behandeln. Sie können einen Teil davon über den sogenannten Freibetrag: einen Prozentsatz der gesamten steuerpflichtigen Lohnsumme. Solange Sie diesen Freibetrag nicht überschreiten, zahlen Sie keine Lohnsteuer auf diese Erstattungen. Überschreiten Sie ihn, wird auf den übersteigenden Betrag eine Abgabe erhoben, die vom Arbeitgeber zu entrichten ist.
Der Steuerfreibetrag wird auf Basis der gesamten Lohnsumme berechnet und ist in zwei Stufen unterteilt: ein höherer Prozentsatz für den ersten Teil der Lohnsumme und ein niedrigerer Prozentsatz für den darüber liegenden Teil. Diese Prozentsätze werden jährlich vom Gesetzgeber festgelegt und können sich ändern. Prüfen Sie daher vor Ihrer Planung immer die aktuellen Prozentsätze für das laufende Jahr beim Finanzamt.
Beispiele für Dinge, die unter den Ermessensbereich fallen können
- Ein Weihnachtskorb oder ein anderes Geschenk für die Mitarbeiter;
- Eine Betriebsfeier an einem externen Ort;
- Eine Erstattung der Kosten für den Internetanschluss zu Hause;
- Bestimmte Boni oder (Bonus-)Aktien, wie im nachstehend beschriebenen Fall.
Bitte beachten Sie: Für bestimmte Erstattungen (z. B. bestimmte Reisekosten) gilt eine gezielte Ausnahme . Diese werden nicht auf den Steuerfreibetrag angerechnet. Nur wenn eine solche Erstattung die gezielte Ausnahme übersteigt, wird der überschüssige Betrag auf den Steuerfreibetrag angerechnet.
Festlegung des endgültigen Abgabenlohns: eine bewusste Entscheidung
Eine Kostenerstattung oder ein geldwerter Vorteil fällt nicht automatisch unter den steuerfreien Betrag. Als Arbeitgeber müssen Sie diesen ausdrücklich kennzeichnen . Andernfalls bleibt es der Lohn des Arbeitnehmers, von dem die Lohnsteuer einbehalten wird. Dokumentieren Sie diese Kennzeichnung daher administrativ, idealerweise bevor Sie die Kostenerstattung auszahlen. Diese Dokumentation ist später oft der entscheidende Nachweis.
Das übliche Praxiskriterium: die Hauptbremse
Die WKR ist auf dem Papier einfach, in der Praxis jedoch kompliziert. Dies liegt hauptsächlich am üblichen Praxis. Dieses Kriterium besagt, dass Erstattungen und Leistungen nur dann als endgültige Abgabenlohnleistungen anzusetzen sind, wenn sie nicht wesentlich von dem abweichen, was in vergleichbaren Situationen üblich ist.
In der Praxis wendet die Steuer- und Zollverwaltung in diesem Zusammenhang zwei bekannte Faustregeln an:
- Eine Abweichung von mehr als 30 % von dem, was unter vergleichbaren Umständen üblich ist, gilt als ungewöhnlich;
- Eine Effizienzgrenze von 2.400 € pro Mitarbeiter und Jahr. Grundsätzlich betrachtet die Steuer- und Zollverwaltung Erstattungen und Vergünstigungen bis zu diesem Betrag als üblich.
Diese Grenzwerte sind Richtlinien der Steuer- und Zollverwaltung und keine strikten gesetzlichen Höchstbeträge. Die Beträge und Prozentsätze können sich ändern; konsultieren Sie daher stets die aktuellen Richtlinien. Der Betrag von 2.400 € stellt eine sichere Untergrenze dar, keine automatische Höchstgrenze: Höhere Beträge können üblich sein, in diesem Fall kommt es jedoch auf die Begründung an. Die Steuer- und Zollverwaltung hat zudem klargestellt, dass die Effizienzgrenze primär als Sicherheitsmaßnahme (risikobasierte Durchsetzung) dient und nicht als Beweis dafür, dass ein höherer Betrag per se ungewöhnlich ist.
Was prüft die Steuer- und Zollverwaltung?
Ob eine Anweisung üblich ist, lässt sich nicht an einer einzelnen Kennzahl messen. Die Rechtsprechung verweist unter anderem auf einen Vergleich mit dem Ermessensspielraum anderer Angestellter desselben Arbeitgebers, mit Kollegen in derselben Stellenkategorie und mit dem Vorgehen anderer Arbeitgeber in vergleichbaren Situationen. Auch der Umfang und der Zweck der Anweisung spielen eine Rolle. Ziel ist es, Missbrauch und extreme Situationen zu verhindern, nicht jede Abweichung zu bestrafen.
Die Frage: Sind Bonusaktien steuerfrei zu berücksichtigen?
In einem aufsehenerregenden Fall hatte ein Arbeitgeber ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm aufgelegt, im Rahmen dessen eine Gruppe von Angestellten Aktien ohne Gegenleistung erhielt. Zunächst trug der Arbeitgeber die anfallende Lohnsteuer (aufgeschlagen). Später rechnete er diese Aktien in den steuerfreien Freibetrag der gesetzlichen Rentenversicherung ein. Die Beträge beliefen sich auf Zehntausende Euro pro Person – weit über der Leistungsgrenze von 2.400 €.
Die Steuer- und Zollverwaltung lehnte dies ab: Laut dem Prüfer sei das Kriterium der üblichen Praxis nicht erfüllt. Dies führte zu einer grundlegenden Diskussion über zwei Fragen: Wer muss nachweisen, dass etwas (un)üblich ist, und sind „harte Löhne“ – ein reiner Vergütungsbestandteil – überhaupt steuerfrei zu berücksichtigen?
Bezirksgericht, Berufungsgericht und Oberster Gerichtshof: drei Urteile
Das Bezirksgericht befand, dass der bloße Umstand, dass es sich um einen erheblichen Wert handelte, nicht bedeute, dass die Bestimmung nicht unter die Lohnfreigrenze falle. Das Berufungsgericht urteilte strenger: Es hielt es für ungewöhnlich, solche Bonusaktien als Lohnbestandteil in die steuerfreie Freigrenze einzubeziehen, und argumentierte, dass reine Vergütungsbestandteile nicht dazu gehören.
Der Oberste Gerichtshof hob das Urteil des Berufungsgerichts auf. Er entschied, dass alle Zulagen und Vergünstigungen grundsätzlich als Lohn gelten, unabhängig von der Art der Lohnkomponente. Folglich können auch „harte Löhne“ unter den Steuerfreibetrag fallen. Der Oberste Gerichtshof betonte zudem, dass der Finanzbeamte nachweisen muss, dass eine solche Zuordnung ungewöhnlich ist. Ein bloßer Verweis auf die Leistungsgrenze von 2.400 € reicht hierfür nicht aus. Der Fall wurde zur erneuten Prüfung zurückverwiesen, was zeigt, dass ein hoher Betrag an sich die Zuordnung nicht ausschließt – die Begründung jedoch genauer geprüft wird.
Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber?
Das Urteil räumt Arbeitgebern mehr Spielraum ein als oft angenommen, aber keine Narrenfreiheit. Die praktischen Konsequenzen im Überblick:
- Hohe und reine Lohnbestandteile können ebenfalls in den Steuerfreibetrag einbezogen werden, sofern sie nicht ungewöhnlich sind.
- Die Beweislast liegt bei der Steuer- und Zollverwaltung, aber eine starke eigene Untermauerung beugt Streitigkeiten vor;
- Die 30%-Regel und die Grenze von 2.400 € bleiben wichtige Richtwerte – innerhalb dieser Grenzen gehen Sie das geringste Risiko ein;
- Bei ungewöhnlich hohen Beträgen kann die Steuer- und Zollverwaltung dennoch Korrekturen vornehmen, was zu einer zusätzlichen und endgültigen Veranlagung führt.
Fünf Schritte zu einer vertretbaren Indikation
- Klären Sie im Voraus, ob die Vergütung oder der Bonus unter den Steuerfreibetrag fällt und welche Auswirkungen dies auf Ihre endgültige Steuerveranlagung hat
- Vergleichen Sie den Betrag mit dem Grenzwert von 2.400 € und der 30%-Regel und ermitteln Sie einen etwaigen Überschuss;
- Begründen Sie, warum diese Vorgehensweise in Ihrer Situation üblich ist (vergleichen Sie mit den Vorjahren, Kollegen und dem Markt);
- Die Entschädigung ist administrativ als endgültiger Lohn zu kennzeichnen und dies schriftlich zu vermerken;
- Strukturelle Vergütungsbestandteile sollten in klaren Vereinbarungen verankert werden, beispielsweise in einem Mitarbeiterhandbuch oder in den Beschäftigungsbedingungen.
Da der genaue Umfang der Prüfung der üblichen Geschäftspraxis noch nicht abschließend geklärt ist, empfiehlt es sich, im Vorfeld zu prüfen, ob eine Erstattung oder ein Vorteil als endgültiger steuerpflichtiger Lohn gelten kann. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und eindeutige Vereinbarungen helfen, spätere Probleme mit der Steuer- und Zollverwaltung zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen zu WKR und Festgehältern
Ist ein Bonus innerhalb des steuerfreien Freibetrags der WKR zulässig?
Ja, ein Bonus kann als endgültiges steuerpflichtiges Gehalt innerhalb des steuerfreien Freibetrags angesetzt werden, sofern dies nicht ungewöhnlich ist. Der Oberste Gerichtshof hat bestätigt, dass auch reine Vergütungsbestandteile („Festgehalt“) dafür in Frage kommen. Bei hohen Beträgen ist jedoch ein entsprechender Nachweis erforderlich.
Worin besteht der Unterschied zwischen harten und weichen Löhnen im Rahmen des WKR?
Der Begriff „weiche Löhne“ bezeichnet im Allgemeinen Zulagen und Vergünstigungen, die gesellschaftlich weniger als reines Gehalt wahrgenommen werden, während „harte Löhne“ reine Gehaltsbestandteile wie beispielsweise Boni umfassen. Der Oberste Gerichtshof urteilte, dass diese Unterscheidung an sich nicht ausschlaggebend sei; entscheidend sei vielmehr, ob die jeweilige Bezeichnung üblich sei.
Wer muss nachweisen, dass eine Entschädigung ungewöhnlich ist?
Die Steuer- und Zollverwaltung (der Prüfer) muss nachweisen, dass eine Einstufung innerhalb des Ermessensspielraums ungewöhnlich ist. Laut Oberstem Gerichtshof reicht hierfür ein bloßer Verweis auf die Effizienzgrenze von 2.400 € pro Mitarbeiter und Jahr nicht aus.
Bis zu welchem Betrag ist eine Erstattung üblicherweise üblich?
Die Steuer- und Zollverwaltung betrachtet Zulagen und Vergünstigungen bis zu 2.400 € pro Mitarbeiter und Jahr als üblich. Dies ist eine Faustregel und keine gesetzliche Höchstgrenze; höhere Beträge sind möglich, erfordern jedoch eine stärkere Begründung. Bitte prüfen Sie stets die aktuell geltenden Richtlinien.
Was passiert, wenn ich den Freiraum überschreite?
Als Arbeitgeber zahlen Sie eine Schlussabgabe auf den Betrag, der den Steuerfreibetrag übersteigt. Dies ist zwar grundsätzlich zulässig, verursacht aber Kosten. Indem Sie Ihre Erstattungen über das Jahr hinweg planen und festlegen, vermeiden Sie unangenehme Überraschungen am Jahresende.
Sind Sie sich bezüglich Ihrer WKR-Bezeichnung unsicher?
Die Regelung zu berufsbedingten Kosten bietet die Möglichkeit, Mitarbeiter steuerlich vorteilhaft zu belohnen. Da die übliche Praxis jedoch ein Risiko darstellt, sollte man sich bei Entscheidungen nicht allein auf sein Bauchgefühl verlassen. Lassen Sie Ihre Entscheidung daher von einem Anwalt prüfen, bevor Sie eine Erstattung oder einen Bonus innerhalb des steuerfreien Freibetrags festlegen, um spätere Einwände der Finanzbehörden zu vermeiden.
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