MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Wenn Sie einem Mitarbeiter ein Firmenhandy zur Verfügung stellen, kann dies steuerlich absetzbar sein, sofern das Handy für geschäftliche Zwecke erforderlich ist (Kriterium der Notwendigkeit im Rahmen der berufsbedingten Ausgabenregelung). Treffen Sie außerdem Vereinbarungen bezüglich privater Nutzung, Eigentumsverhältnissen, Rückerstattungen und Datensicherheit.
Der steuerliche Aspekt: Notwendigkeitskriterium
Über die berufsbedingte Ausgabenregelung können Sie Gegenstände steuerfrei zur Verfügung stellen. Für ein Firmenhandy gilt häufig das Kriterium der Notwendigkeit: Wenn das Handy für die Arbeit unbedingt erforderlich ist, können Sie es steuerfrei zur Verfügung stellen, ohne dass dies Ihren Steuerfreibetrag beeinträchtigt. Eine eingeschränkte private Nutzung steht dem in der Regel nicht entgegen. (Die genauen steuerlichen Bedingungen können sich ändern; bitte erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Lohnbuchhaltung.)
Vereinbarungen bezüglich der privaten Nutzung
Treffen Sie klare Vereinbarungen zur privaten Nutzung: Ist sie erlaubt und in welchem Umfang? Sie sollten bei übermäßiger oder unangemessener Nutzung, hohen Kosten im Ausland oder dem Herunterladen riskanter Apps eingreifen können. Dokumentieren Sie dies, um Missverständnisse zu vermeiden.
Eigentum und Rückgabe
Das Telefon bleibt Ihr Eigentum als Arbeitgeber. Legen Sie fest, dass der Arbeitnehmer das Telefon bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (und im Falle einer längeren Abwesenheit) zurückgibt und was im Falle von Verlust oder Beschädigung geschieht. Ohne entsprechende Vereinbarungen entstehen Streitigkeiten darüber, wer den Schaden trägt.
Achten Sie auf Daten und Datenschutz
Diensthandys enthalten oft Firmendaten und manchmal auch persönliche Informationen. Sorgen Sie für Sicherheit, Datenlöschung nach Rückgabe des Handys und den Umgang mit dem Datenschutz Ihrer Mitarbeiter, wenn diese das Handy auch privat nutzen. Eine Handyrichtlinie im Mitarbeiterhandbuch fasst all dies übersichtlich zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Firmenhandy steuerpflichtig?
Oft nicht, wenn das Telefon für geschäftliche Zwecke benötigt wird (Notwendigkeitskriterium). Eine eingeschränkte private Nutzung steht dem in der Regel nicht entgegen.
Darf der Mitarbeiter das Telefon auch privat nutzen?
Das ist möglich, aber man sollte vorher Vereinbarungen treffen. Legen Sie fest, was erlaubt und was verboten ist und was bei hohen Kosten oder Missbrauch geschieht.
Muss der Mitarbeiter das Telefon abgeben?
Das Telefon bleibt Ihr Eigentum; legen Sie fest, dass es bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden muss und was im Falle von Verlust oder Beschädigung gilt.
Eine Telefonrichtlinie einführen?
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