Selbstständiger Freiberufler im Angestelltenverhältnis: Vermeiden Sie die Einstufung als Schein-Selbstständiger

Wer als Freiberufler wie ein Angestellter arbeitet, riskiert, als Scheinselbstständiger eingestuft zu werden. Das Finanzamt kann die Zusammenarbeit dann rückwirkend als Arbeitsverhältnis einstufen, was zu rückwirkenden Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen führt. Seit dem 1. Januar 2025 wird diese Regelung wieder aktiv geahndet. Sie können Probleme vermeiden, indem Sie für jeden Auftrag einen gut durchdachten, individuell zugeschnittenen Freiberuflervertrag abschließen und Ihre Arbeitsweise entsprechend anpassen.

Was ist eine Scheinbeschäftigung?

Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn jemand zwar formal als Selbstständiger tätig ist, tatsächlich aber unter den gleichen Bedingungen wie ein Angestellter in einem Angestelltenverhältnis arbeitet. Das Beschäftigungsverhältnis entspricht dann faktisch einem Arbeitsvertrag, obwohl die Parteien einen Dienstleistungsvertrag unterzeichnet haben.

Was die Parteien auf dem Papier vereinbaren, ist daher nicht ausschlaggebend. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit in der Praxis verläuft. Drei Elemente sind dabei zentral:

• Arbeit – Erledigt die Person die Arbeit selbst oder steht es ihr frei, sich vertreten zu lassen?
• Lohn – Gibt es eine feste Vergütung für die Arbeit?
• Autorität – Besteht ein Autoritätsverhältnis, beispielsweise weil der Auftraggeber bestimmt, wie, wo und wann die Arbeit ausgeführt wird?

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann rechtlich ein Arbeitsvertrag vorliegen, unabhängig davon, welche Bezeichnung die Parteien ihm selbst geben.

Wie lässt sich feststellen, ob jemand wirklich unabhängig ist?

Im sogenannten Deliveroo-Urteil (2023) präzisierte der Oberste Gerichtshof, wie zu beurteilen ist, ob ein Beschäftigungsverhältnis einen Arbeitsvertrag darstellt. Es gibt keinen einzelnen, für sich allein ausschlaggebenden Faktor; der Richter wägt alle Umstände des Falles im Zusammenhang ab. Wichtige Aspekte, die dabei eine Rolle spielen, sind unter anderem:

• Art und Dauer der Arbeiten;
• die Art und Weise, wie die Arbeit und die Arbeitszeiten festgelegt werden;
• oder die Arbeit ist in die Organisation des Kunden eingebettet;
• ob der selbstständige Freiberufler sich wie ein Unternehmer verhält und unternehmerische Risiken trägt (zum Beispiel durch mehrere Kunden, eigene Investitionen und den Erwerb von Bekanntheitsgrad).

Je mehr die Arbeitsweise der eines regulären Angestellten ähnelt, desto größer ist das Risiko einer Umgruppierung. Daher ist es ratsam, nicht nur den Vertrag, sondern auch die tägliche Praxis kritisch zu prüfen.

Vorsicht bei Standard-Freiberuflerverträgen!

Es gibt zahlreiche Standard- und branchenspezifische Musterverträge, unter anderem von der Steuer- und Zollverwaltung. In der Praxis passen diese jedoch nicht immer optimal zu Ihrer Situation. Die Steuer- und Zollverwaltung selbst gibt an, dass Sie Musterverträge anpassen können, doch diese Anpassung erfordert Präzision: Eine unglückliche Formulierung kann die beabsichtigte Wirkung zunichtemachen.

Darüber hinaus wird jeder Auftrag individuell bewertet. Daher kann ein Auftrag echte Selbstständigkeit darstellen, während ein anderer ein verdecktes Arbeitsverhältnis beinhalten kann. Für jede Zusammenarbeit muss daher geprüft werden, ob eine angepasste Vereinbarung erforderlich ist, auch wenn ein guter, umfassender Freelance-Vertrag bereits verschiedene Situationen berücksichtigt.

Vorsicht bei riskanten Klauseln

Manche Klauseln, die wir regelmäßig in Freelance-Verträgen antreffen, erhöhen tatsächlich das Risiko einer Scheinselbstständigkeit. Schließlich muss die Beziehung unabhängig bleiben; Bestimmungen, die diese Unabhängigkeit untergraben, deuten auf ein Unterordnungsverhältnis hin. Man denke beispielsweise an Folgendes:

• Klauseln, die den Selbstständigen verpflichten, vorab eine Genehmigung für Urlaub oder freie Tage einzuholen;
• Bestimmungen, wonach der Selbstständige der Leitung oder Aufsicht eines Angestellten unterstellt wird;
• Verbot, für andere Kunden zu arbeiten, oder Verpflichtung zur persönlichen Anwesenheit zu festgelegten Zeiten.

Selbst eine Haftungsklausel, mit der der Auftraggeber versucht, die Beiträge zur Angestelltenversicherung vom Freiberufler zurückzufordern, bietet keinen Schutz: Eine solche Rückforderung ist rechtlich unzulässig. Haben Sie Ihren Freiberuflervertrag selbst aufgesetzt? Dann lassen Sie ihn unbedingt auf rechtliche und steuerliche Mängel prüfen.

Durchsetzung ab 2025: Welche Risiken bestehen?

Jahrelang wurde das DBA-Gesetz kaum oder gar nicht angewendet. Seit dem 1. Januar 2025 hat sich dies geändert: Die Steuer- und Zollverwaltung geht nun wieder verstärkt gegen Scheinselbstständigkeit vor. Wird ein Beschäftigungsverhältnis rückwirkend als Arbeitsvertrag eingestuft, kann dies zu zusätzlichen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen führen. Diese Korrekturen können grundsätzlich rückwirkend zum 1. Januar 2025 erhoben werden.

Die Durchsetzung der Vorschriften erfolgt schrittweise. Die Steuer- und Zollverwaltung hat mitgeteilt, dass eine erste Prüfung in der Regel mit einem Geschäftsbesuch oder einem Gespräch beginnt und nicht sofort mit einer umfassenden Buchprüfung. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit Korrekturen und Bußgelder ausdrücklich möglich sind. Das größte Risiko tragen diejenigen, die wussten oder hätten wissen können, dass ein Arbeitsverhältnis bestand. Zögern Sie daher nicht, sondern stellen Sie jetzt sicher, dass entsprechende Vereinbarungen und geeignete Arbeitsmethoden vorhanden sind.

In der Anfangsphase berücksichtigen die Steuerbehörden Mandanten, die nachweislich Maßnahmen gegen Scheinselbstständigkeit ergreifen. Dies ist keine Garantie für Straffreiheit, unterstreicht aber, wie wichtig eine ordnungsgemäße Dokumentation ist: ein passender Vertrag, eine dazu abgestimmte Arbeitsweise und der Nachweis des unternehmerischen Status des Selbstständigen.

Welche Gesetze sind in Planung?

Die Regelungen für Selbstständige sind weiterhin im Wandel. Der Gesetzesvorschlag VBAR (Klarstellung der Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen und Rechtsvermutung) sollte die Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen präzisieren, doch das Kabinett beschloss 2026, den Klarstellungsabschnitt zu streichen. Stattdessen wird derzeit an einem separaten Gesetz für Selbstständige gearbeitet, das voraussichtlich nicht vor 2027 in Kraft treten wird.

Es wird erwartet, dass bei niedrigen Stundensätzen die gesetzliche Vermutung eines Arbeitsvertrags gilt . Arbeitet jemand unter einem bestimmten Schwellenwert (voraussichtlich etwa 38 Euro pro Stunde), kann er sich auf das Bestehen eines Arbeitsvertrags berufen. Der Auftraggeber muss dann das Gegenteil beweisen. Der genaue Inhalt, die Höhe des Stundensatzes und das Datum des Inkrafttretens können sich noch ändern. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die aktuelle Lage, bevor Sie Schlussfolgerungen für Ihre Situation ziehen.

So vermeiden Sie eine erneute Qualifizierung als Kunde

Wenn Sie als Unternehmer sicher mit Freiberuflern zusammenarbeiten möchten, beachten Sie bitte folgende Punkte:

1. Verwenden Sie für jede Zusammenarbeit einen geeigneten Freelance-Vertrag und passen Sie Standardvorlagen sorgfältig an.
2. Stellen Sie sicher, dass die tatsächliche Arbeitsweise mit dem Vertrag übereinstimmt: keine Weisungsbefugnis, feste Arbeitszeiten oder Anwesenheitspflicht, die auf ein Beschäftigungsverhältnis hindeuten.
3. Geben Sie dem selbstständigen Freiberufler Freiraum, unternehmerisch zu agieren, indem Sie beispielsweise den Austausch zulassen und keine Exklusivität fordern.
4. Bei niedrigen Stundensätzen ist Vorsicht geboten: Je niedriger der Satz, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Selbstständigkeit in Frage gestellt wird.
5. Dokumentieren Sie Ihre Unabhängigkeit und bewahren Sie Nachweise Ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf (mehrere Kunden, eigene Rechnungen, Handelsregistereintrag, eigene Ausrüstung).
6. Lassen Sie zweifelhafte Fälle vor Beginn rechtlich prüfen.

Häufig gestellte Fragen zur Scheinbeschäftigung

Welche Folgen hat eine vorgetäuschte Selbstständigkeit für den Mandanten?

Wenn die Steuer- und Zollbehörde die Geschäftsbeziehung als Arbeitsverhältnis einstuft, können für den Mandanten zusätzliche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Darüber hinaus stehen dem Selbstständigen unter Umständen Arbeitnehmerrechte zu, wie beispielsweise Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsschutz.

Schützt mich ein Mustervertrag der Steuer- und Zollverwaltung umfassend?

Nicht automatisch. Ein Mustervertrag bietet nur dann Orientierung, wenn Sie sich tatsächlich an seinen Inhalt halten und Ihre Arbeitspraxis damit übereinstimmt. Weicht die tatsächliche Arbeitsweise davon ab, kann dennoch ein Arbeitsverhältnis bestehen.

Gilt der Begriff der Scheinselbstständigkeit auch dann, wenn der Selbstständige diese selbst wählt?

Ja. Die Wünsche der Parteien sind nicht ausschlaggebend. Selbst wenn der selbstständige Freiberufler ausdrücklich selbstständig arbeiten möchte, kann das Verhältnis rechtlich als Arbeitsvertrag eingestuft werden, wenn die Umstände dies nahelegen.

Wie weit können die Steuerbehörden eine Beschäftigungsbeziehung rückwirkend prüfen?

Korrekturen können rückwirkend, grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 (dem Datum des Inkrafttretens der aktiven Durchsetzung), verhängt werden. Der genaue Zeitraum und die Bedingungen hängen von den Umständen und den dann geltenden Vorschriften ab. Lassen Sie Ihre Situation daher rechtzeitig prüfen.

Spielt der Stundensatz eine Rolle bei Scheinselbstständigkeit?

Dies trifft immer häufiger zu. Nach dem geplanten Gesetzgebungsverfahren wird erwartet, dass jemand mit einem niedrigen Stundensatz bessere Chancen hat, das Bestehen eines Arbeitsvertrags geltend zu machen. Ein marktgerechtes Honorar, das echtem Unternehmertum angemessen ist, mindert dieses Risiko zwar, bietet aber keine absolute Garantie.

Lassen Sie Ihren Freelance-Vertrag von MKB Juristen prüfen

Arbeiten Sie mit Freelancern zusammen oder planen Sie dies? Lassen Sie Ihren Freelance-Vertrag von unseren Rechtsexperten erstellen oder prüfen. So vermeiden Sie nicht nur eine Umklassifizierung als Scheinselbstständiger, sondern auch zusätzliche Steuernachzahlungen und unnötige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Bei allgemeinen Fragen zu Ihren Arbeitsverhältnissen informieren Sie sich bitte über unsere Expertise im Arbeitsrecht oder kontaktieren Sie uns über unsere Rechtsberatung.

Sind Sie sich bezüglich einer konkreten Zusammenarbeit unsicher? Vereinbaren Sie ein Erstgespräch und schildern Sie einem unserer Rechtsexperten Ihre Situation.