Algemene voorwaarden bestaan vaak uit kleine lettertjes, maar daarmee regel je soms de grootste risico’s van je bedrijf. Het opstellen van goede algemene voorwaarden is dan ook cruciaal. Het is belangrijk dat je heel nauwgezet je algemene voorwaarden opstelt. MKB Juristen geeft je alvast zes belangrijke tips die je helpen bij het opstellen van goede algemene voorwaarden.
# 1. Houd algemene voorwaarden ook algemeen
Het doel van algemene voorwaarden is dat ze op al je overeenkomsten van toepassing zijn. Bovendien wil je de bepalingen ook zo vaak mogelijk kunnen inroepen. Dat lukt enkel als je ze in algemene bewoording formuleert. Wees natuurlijk niet te vaag, maar wees anderzijds ook niet te specifiek. Geef je bijvoorbeeld aan dat de levertermijn op je bestelbon louter indicatief is? Dan is dat problematisch als je enkel een offerte of orderbevestiging hebt.
In sommige gevallen ben je overigens verplicht om heel specifiek te zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als je in een papieren overeenkomst verwijst naar online algemene voorwaarden. Dan mag je niet zomaar naar je website verwijzen, maar moet je de specifieke hyperlink opnemen waar de algemene voorwaarden raadpleegbaar zijn.
# 2. Houd rekening met wettelijke beperkingen
Ten aanzien van grote wederpartijen heb je vaak veel vrijheid, maar particulieren genieten een ruime bescherming. Zo mag je bijvoorbeeld niet de wettelijke opschortingsbevoegdheden van je klant beperken of je eigen opschortingsrechten uitbreiden. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat sommige verbodsbepalingen van de grijze of zwarte lijst via de zogenaamde reflexwerking ook van toepassing kunnen zijn op grote wederpartijen. Goed opletten is dus de boodschap.
# 3. Zorg dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn
Een klant is niet verplicht om akkoord te gaan met je algemene voorwaarden. Daarom neem je op al je overeenkomsten, offertes en juridische documenten een bepaling op die zegt dat je algemene voorwaarden erop van toepassing zijn en dat de klant ze aanvaardt. Ook is vereist dat je klanten een redelijke kans had om kennis te nemen van je algemene voorwaarden. Dit kan zowel offline als online, maar er zijn wel een aantal beperkingen. Zeker voor dienstverleners is het altijd een beetje opletten geblazen. In het ideale geval overhandig je de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst of voeg je ze gewoon aan de achterzijde van je offerte toe. Zorg dat ze duidelijk leesbaar zijn en kies dus voor een goed leesbare tekengrootte, een makkelijk lettertype en een passend kleurtje.
# 4. Kopieer geen algemene voorwaarden
In een eerdere blog over knip-en-plakcontracten hadden we het al over de risico’s van het overnemen van bepalingen uit andere contracten. Voor algemene voorwaarden is dat niet anders. De algemene voorwaarden van concurrenten zijn lang niet altijd juridisch correct en soms zijn ze ook zelf al het werk van eerdere knip-en-plakconstructies. Bovendien loop je het risico dat je algemene voorwaarden niet helemaal aansluiten bij jouw situatie. Andere algemene voorwaarden kunnen eventueel wel een idee geven over wat je zeker moet opnemen of niet mag vergeten, maar ook niet meer dan dat.
# 5. Neem een lijst met definities op
Eerder zeiden we het al: houd een goede balans tussen algemeen en specifiek. Soms wil je dat een voorwaarde enkel van toepassing is op een enkele specifieke situatie. Dat kan, maar dan moet je concreet zijn. Door een lijst met definities op te nemen zorg je ervoor dat het duidelijk is wat je bedoelt. Heb je het bijvoorbeeld over specifieke voorwaarden bij de levering van zand? Definieer dan wat zand is. Gaat het om alle steenkorrels kleiner dan 2 millimeter? Of bedoel je enkel het zand dat je als toeslagmateriaal levert aan bouwbedrijven? Definieer dit duidelijk en zorg ervoor dat je clausule niet ongewild op andere leveringen van toepassing is.
# 6. Laat je algemene voorwaarden juridisch toetsen
Het opstellen van goede algemene voorwaarden is heel ingewikkeld. Net daarom raden we aan om ze steeds op te laten stellen door een gekwalificeerde jurist. Onthoud daarbij dat een goede boekhouder nog geen goede jurist is. Doe je het toch liever zelf of laat je ze opstellen door je neefje? Geen probleem, maar laat ze dan minstens juridisch toetsen opdat je nog kan bijsturen.
Bij MKB Juristen stellen we graag de algemene voorwaarden voor jou op. Daarnaast kan je ook je algemene voorwaarden laten toetsen door een van onze bekwame juristen. Plan vandaag nog een gratis intakegesprek in en zorg ervoor dat je algemene voorwaarden steeds standhouden.
