MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Personalverwaltung für mittelständische Unternehmen: Verträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abwesenheitsmanagement, Aktenverwaltung, DSGVO-Konformität, Tarifvertrag. Gerade für wachsende KMU wird die Personalverwaltung schnell komplex – zunächst intern, später durch einen Personalmitarbeiter oder extern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Mindestanforderungen, mögliche Fallstricke und wann sich professionelle Personalunterstützung lohnt. Tessa, die 12 Mitarbeiter führt, geht die Liste durch.
Die kurze Antwort
- Verträge: Arbeitsvertrag pro Mitarbeiter gemäß WWZ, DSGVO und Tarifvertrag.
- Lohnbuchhaltung:Lohnsteuer, Arbeitnehmerbeiträge, Feiertagsvergütung.
- Fehlzeiten: Arbeitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, Krankheitsabwesenheitsverwaltung, Wiedereingliederung (Gatekeeper).
- Personalakte: DSGVO-konform, begrenzte Aufbewahrungsfrist.
- Laufend: Einhaltung des Tarifvertrags, Leistungsbeurteilungen, Schulungsplan.
1. Arbeitsverträge
Pro Mitarbeiter: schriftlicher Arbeitsvertrag mit den gesetzlichen Anforderungen – Position, Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfrist und etwaige CLA-Kennzeichnung. Zusätzlich optionale Klauseln: Wettbewerbsverbot, Vertraulichkeit, Übertragung von geistigem Eigentum.
Für KMU-Unternehmen: Standardvorlage + individuelle Anpassung pro Funktion. Regelmäßige Überprüfung bei Gesetzesänderungen.
2. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Monatlich:
- Gehaltszahlung per Banküberweisung.
- Lohnsteuer an die Steuer- und Zollverwaltung (Lohnsteuer + Arbeitnehmerversicherungsbeiträge).
- Gehaltsabrechnung mit Angabe der Gehaltsstufe.
- Reservierung für Urlaubsgeld (8%), optionaler 13. Monat.
Viele KMU nutzen einen Lohnbuchhalter (Loyalis, ADP) oder eine HR-Software (Personio, AFAS, Visma Raet) zur Automatisierung.
3. Fehlzeitenmanagement
Gesetzlich vorgeschrieben: Arbeitsschutzvertrag mit Betriebsarzt und Präventionsmaßnahmen. Im Krankheitsfall:
- Erster Krankheitstag: Informieren Sie den Betriebsarzt.
- 6 Wochen: Problemanalyse durch den Betriebsarzt.
- 8 Wochen: Maßnahmenplan für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
- 13 Wochen: Meldung des Krankheitsurlaubs an die UWV.
- 1 Jahr: Bewertung im ersten Jahr.
- 104 Wochen: Ende der fortlaufenden Gehaltszahlung, möglicher WIA (Work in Employment Act).
Gatekeeper Improvement Act: Aktive Wiedereingliederung – Vermeidung von UWV-Sanktionen (zusätzliches Jahr der Gehaltsfortzahlung).
4. Personalakte (DSGVO)
Laut Personalakte mit:
- Arbeitsvertrag und etwaige Anpassungen.
- Identitätsnachweis (Kopie, BSN nicht sichtbar – Maskierung).
- Persönliche Daten.
- Leistungsbeurteilungen.
- Abwesenheitsverwaltung.
- Kurse und Zertifikate.
Aspekte der DSGVO:
- Begrenzte Aufbewahrungsfrist: in der Regel 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (gesetzliches Minimum), bis zu 7 Jahre aus steuerlichen Gründen.
- Sichere Speicherung (digital mit Verschlüsselung).
- Der Zugriff ist auf die Personalabteilung und den jeweiligen Vorgesetzten beschränkt.
- Zugangsrecht des Arbeitnehmers.
5. Einhaltung der CLA
Bei einem branchenweiten, verbindlichen Tarifvertrag gelten die Bestimmungen sofort. Wichtig für KMU:
- Gehaltstabellen.
- Rentenbeiträge.
- Feiertage.
- Möglicherweise ein 13. Monat.
- Spezielle Regelungen (Urlaubsgeld, Jahresendprämie).
Nichteinhaltung des Tarifvertrags: Lohnforderungen der Arbeitnehmer, Maßnahmen der FNV, mögliche Geldstrafen.
6. Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitergespräche
Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber für die Personalabteilung unerlässlich:
- Jährliche Leistungsbeurteilung mit Gehaltsentscheidung.
- Halbjährliche Leistungsbeurteilung.
- Dokumentation in der Datei.
- Persönlicher Entwicklungsplan.
Eine gute Dokumentation ist im Falle einer späteren Entlassung oder eines Konflikts unerlässlich.
Wann ist Unterstützung durch die Personalabteilung erforderlich?
| Anzahl der Mitarbeiter | HR-Einrichtung |
|---|---|
| 1-5 | Lohnbuchhalter/in + Remote-HR-Anwalt/in |
| 5-15 | HR-Software + Anwalt im Homeoffice |
| 15-50 | Teilzeit-Personalassistent/in |
| 50+ | Vollzeitstelle als Personalmitarbeiter/in, Betriebsratsmitgliedschaft obligatorisch |
Ehrliche Empfehlung
Für wachsende KMU: Investieren Sie frühzeitig in HR-Software (5–15 € pro Mitarbeiter und Monat) – diese automatisiert Abwesenheitsmanagement, Lohnabrechnung und Dateiverwaltung. Bei komplexen Situationen (Kündigung, Konflikte, Krankheit) sollten Sie sich rechtlich beraten lassen. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der DSGVO – hohe Bußgelder und erheblicher Reputationsschaden sind die Folge. Für Unternehmen über 50: Betriebsratspflicht und ständige HR-Präsenz.
Weitere Themen: Rechtliche Prüfung von Arbeitsverträgen, Betriebsräte und Mitarbeiterüberwachung.
Häufig gestellte Fragen
Arbeitsverträge pro Mitarbeiter, Lohnbuchhaltung (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge), Abwesenheitsmanagement (Arbeitsschutzdienst, Gatekeeper), DSGVO-konforme Personalakte, Einhaltung des Tarifvertrags, jährliche Leistungsbeurteilungen.
Für Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschrieben: Vertrag mit einem betriebsärztlichen Dienst für Prävention und Wiedereingliederung. Oft kombiniert mit einer Krankentagegeldversicherung. Für KMU: Standardmäßig 25–50 € pro Mitarbeiter und Monat.
Gesetz zur Verbesserung der Wiedereingliederung: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich während einer Krankheit aktiv wieder in die Gesellschaft integrieren. Bei Nichteinhaltung droht die UWV-Sanktion einer Verlängerung der Lohnfortzahlung um ein Jahr (insgesamt 3 Jahre statt 2). Die Verfahren sind strikt einzuhalten.
DSGVO: Aufbewahrungsfrist so kurz wie für den Zweck erforderlich. In der Praxis: 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (gesetzliche Mindestfrist), bis zu 7 Jahre für steuerliche Zwecke. Sichere Aufbewahrung, Zugriff beschränkt auf die Personalabteilung und den/die Vorgesetzte/n.
Bei einem branchenweit verbindlichen Tarifvertrag gilt: sofortige Einhaltung. Nichteinhaltung: Lohnforderungen der Arbeitnehmer, Maßnahmen der Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls Bußgelder. Bei einem allgemein verbindlichen Tarifvertrag gilt die gleiche Verpflichtung auch für nicht angeschlossene Arbeitgeber.
Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber für die Personalabteilung unerlässlich. Eine gute Dokumentation ist im Falle einer späteren Kündigung oder eines Konflikts von entscheidender Bedeutung – ohne schriftliche Aufzeichnungen fehlt der Nachweis. Formell jährlich, informell häufiger.
HR-Software (Personio, AFAS, Visma) für 5 oder mehr Mitarbeiter – automatisiert Lohnabrechnung, Abwesenheitsverwaltung und Personalakten. Kosten: 5–15 € pro Mitarbeiter und Monat. Amortisiert sich schnell durch Zeit- und Fehlerersparnis.
