Een probleem hoeft lang niet altijd door de rechter beslecht te worden. Een procedure voor de rechter sleept lang aan, wordt openbaar behandeld en brengt ook extra kosten met zich mee. Bovendien is het een efficiënte manier om de bestaande relatie helemaal naar de vernieling te helpen. Als er dan ook nog eens een buitenlandse rechter bevoegd is, wordt het wel heel lastig. Vaak hebben beide partijen er baat bij om het geschil minnelijk op te lossen, zonder een beroep te doen op een rechter. Een goede geschillenregeling draagt daaraan bij.
Voordeel van de duidelijkheid
Een geschil kan een duidelijke procedure gebruiken. Het is niet de bedoeling om ongecontroleerd te blijven discussiëren, maar wel om een duidelijk afgelijnd traject te volgen waarbij er respect is voor ieders standpunten. Daarom legt een goede geschillenregeling meestal dat traject vast. Het noteert bijvoorbeeld hoe een geschil ter kennis moet worden gebracht van de andere partij en hoe het geschil verder wordt behandeld. Zo kan er in de geschillenregeling staan dat een geschil altijd wordt behandeld door een andere medewerker dan de klantverantwoordelijke waarmee er eerder contact was. Of bij een geschil over het product kan er advies worden ingewonnen bij de technische afdeling. Dergelijke garanties zorgen voor een hoge betrouwbaarheid en zorgen ervoor dat de partijen zich sneller in de definitieve beslissing kunnen vinden.
Praktische afspraken
Daarnaast bevat een geschillenregeling altijd een aantal praktische afspraken. Het gaat bijvoorbeeld over wie bepaalde onderzoekskosten moet dragen wanneer onafhankelijk advies wordt aangewend. Vaak is het dan de “verliezer” die daarvoor moet opdraaien. Maar denk bijvoorbeeld ook aan garanties met betrekking tot de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens die in het kader van het geschil worden uitgewisseld of eventuele geheimhoudingsafspraken. Dergelijke praktische afspraken scheppen een veilige sfeer waarin de partijen vrij kunnen communiceren zonder voortdurend op hun woorden te moeten letten.
Geschillencommissie raadplegen
Soms zullen de partijen er onderling niet uitkomen. Dat hoeft dan ook geen ramp te zijn. In zo’n geval kunnen ze het geschil aan een onafhankelijke derde voorleggen die daarover een uitspraak doet. Er zijn verschillende geschillencommissies waar experts, vaak een verzameling van juristen en vakexperts, onafhankelijk een oordeel vellen. De kosten zijn vaak beperkt en zo’n uitspraak is ook gewoon internationaal afdwingbaar. Vooral voor middelgrote bedrijven is het interessant. In de algemene voorwaarden kan je alvast aangeven welke geschillencommissie (exclusief) bevoegd is, wanneer jullie een beroep doen op de geschillencommissie, wat de gevolgen zijn van de uitspraak en wie de kosten moet betalen.
Samenhang met de algemene voorwaarden
Hoewel de geschillenregeling vaak onder een apart titeltje onder de algemene voorwaarden komt te staan, hangt het er nauw mee samen. Daar moet je dan ook voldoende aandacht voor hebben. Bedenk nu al hoe een geschil andere afspraken kan beïnvloeden. Zo kan je bijvoorbeeld opnemen dat een klant de betaling van andere bestellingen niet mag uitstellen omdat er over een andere (deel)bestelling een geschil bestaat.
Laat een geschillenregeling opstellen
Met een geschillenregeling kan je efficiënt geschillen afhandelen zonder dat de relatie met de klant helemaal naar de vaantjes hoeft te zijn. En dankzij goede algemene voorwaarden kan je dan weer geschillen voorkomen. Daarom raden wij aan om je algemene voorwaarden en geschillenregeling door een jurist op te laten stellen. Plan een gratis telefonische intake in.
