MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
- Kundenspezifische Verträge, Geschäftsbedingungen und Rechtsdokumente
- Budgetfreundlich und transparent hinsichtlich der Kosten im Voraus
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Die Erstellung einer Firmenwagenrichtlinie bedeutet, dass ein Rechtsexperte die Regelungen für die Firmenwagen individuell auf Ihren Fuhrpark, Ihre Aufgabenbereiche und Ihre gewählte Steuerstrategie abstimmt. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Sie geldwerte Vorteile durch ein detailliertes Fahrtenbuch vermeiden, Schäden oder Bußgelder weitergeben möchten, ein Betriebsrat besteht oder Sie eine bestehende Richtlinie für bereits bestehende Fahrer ändern möchten. Bei einem einzelnen Fahrzeug genügt oft eine Vorlage. Im Folgenden finden Sie Informationen zu Kosten, Ablauf und zu beachtenden Punkten.
Die kurze Antwort
- Was: Ein Rechtsexperte erstellt eine maßgeschneiderte Kfz-Versicherungspolice, die auf Ihren Fuhrpark und Ihre Beschäftigungsbedingungen abgestimmt ist.
- Kosten: typischerweise 450 € bis 1.250 € für ein umfassendes Programm für KMU.
- Bearbeitungszeit: in der Regel ein bis zwei Wochen, abhängig vom Auftragsvolumen und der Anzahl der Korrekturrunden.
- Zusätzlicher Aufwand: Die Implementierung für die bestehenden Geschäftsführer und den Betriebsrat erfordert zusätzlichen Zeitaufwand.
- Wann man Aufgaben auslagern sollte: Reiseregistrierung, Schadensregulierung, mehrere Arbeitsgruppen, Betriebsrat oder Änderung einer bestehenden Vereinbarung.
- Bei Selbstständigkeit: ein Auto, nur der Geschäftsführer/Hauptaktionär, private Nutzung zulässig und geldwerter Vorteil wird anerkannt.
Lassen Sie sich eine Kfz-Versicherung aufsetzen: Was beinhaltet sie?
Eine maßgeschneiderte Kfz-Versicherung ist mehr als nur eine vorgefertigte Vorlage. Der Rechtsexperte legt zunächst gemeinsam mit Ihnen die genauen Bedingungen fest: Ist die private Nutzung erlaubt, eingeschränkt oder verboten? Diese Entscheidung ist entscheidend, denn sie bestimmt, ob Sie ein detailliertes Fahrtenbuch benötigen, wie Sie die Tank- oder Ladekarte handhaben und wie Sie bei Schäden während privater Fahrten vorgehen.
Anschließend wird die Vereinbarung strukturiert: Gewährung und Auszahlung, steuerpflichtiger Vorteil und etwaige Eigenbeiträge, Kosten und Kartennutzung, Schäden und Versicherung, Bußgelder, Verhaltensregeln und Herausgabe im Falle von Krankheit, Suspendierung oder Kündigung. Üblicherweise stellt der Rechtsexperte zwei weitere Dokumente bereit: die Klausel im Arbeitsvertrag, die die Anwendbarkeit der Vereinbarung erklärt, und eine kurze Nutzungsvereinbarung, die der Fahrer bei Schlüsselübergabe unterzeichnet.
Der Prozess Schritt für Schritt
- Angaben zu: Fuhrpark, Eigentum oder Leasing, Berufsgruppen, bestehende Verträge und die von Ihnen angestrebte steuerliche Vorgehensweise.
- Aufzeichnungsoptionen: private Nutzung, Kilometerprotokoll, Kostenweitergabe, Eigenbeitrag.
- Konzept: Der Anwalt entwirft die Bestimmungen, die Nutzungsvereinbarung und die Vertragsklausel.
- Diskussion: eine Korrekturrunde, in der praktische Fälle geprüft werden, wie z. B. ein im Ausland verwendeter Passagier oder ein Pass.
- Umsetzung: die Änderung gemäß Arbeitsrecht erlassen, unterzeichnen lassen und, für bestehende Geschäftsführer, ordnungsgemäß umsetzen.
Wie viel kostet es?
- Maßgeschneidertes Standardprogramm: 450 € bis 850 € für eine Regelung und eine Berufsgruppe.
- Umfassendes Programm: 850 € bis 1.250 € für verschiedene Berufskategorien, Lieferwagen zusätzlich zu Pkw oder ein Verbot der privaten Nutzung mit Kilometerregistrierung.
- Änderung der Leasingbestimmungen: 250 € bis 550 €, wenn die Leasinggesellschaft bereits den vertraglichen Teil übernimmt.
- Bewertung Ihres eigenen Entwurfs: 200 € bis 450 €, einschließlich einer schriftlichen Stellungnahme zu den risikoreichen Bestimmungen.
- Umsetzung für bestehende Geschäftsführer: zusätzlicher Zeitaufwand für die Begründung der Änderung und die Kommunikation, oft 250 bis 600 Euro.
Die angegebenen Beträge sind Richtwerte und verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer. Wägen Sie sie gegen das Risiko ab: Eine zusätzliche Steuerfestsetzung für die Nutzung von Firmenwagen kann schnell Tausende von Euro pro Fahrer und Jahr betragen und sich über mehrere Jahre erstrecken. Bei einem Fuhrpark von fünf oder mehr Fahrzeugen amortisiert sich die Regelung in der Regel durch einen einzigen vermiedenen Rechtsstreit.
Wann sich Outsourcing auszahlt
- Sie streben die 500-Kilometer-Grenze an. Um geldwerte Vorteile zu vermeiden, muss der Fahrer nachweislich unter 500 privat gefahrenen Kilometern pro Kalenderjahr bleiben. Das Fahrtenbuch muss vollständig sein: Für jede Fahrt müssen Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Abfahrts- und Zieladresse, etwaige Umwege und der Zweck der Fahrt vermerkt sein. Eine Regelung, die dies nur teilweise beschreibt, wird bei einer Kontrolle nicht standhalten.
- Sie möchten Schadensersatzansprüche weitergeben. Artikel 7:661 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches besagt, dass ein Arbeitnehmer für Schäden, die bei der Ausübung seiner Tätigkeit entstehen, nicht haftet, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Eine Ausnahme ist nur schriftlich und nur im Rahmen einer bestehenden Versicherung möglich. Daher ist eine pauschale Selbstbeteiligung für alle Schäden oft nicht zielführend; die Unterscheidung zwischen beruflicher und privater Nutzung hingegen schon.
- Sie möchten Bußgelder einziehen. Verkehrsverstöße werden vom Unternehmen als eingetragenem Eigentümer vereinnahmt. Die Weitergabe der Kosten ist zulässig, die Verrechnung mit Löhnen jedoch nur im Rahmen von Artikel 7:632 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches.
- Es gibt einen Betriebsrat. Bei der Einführung eines Kontaktnachverfolgungssystems als Mitarbeiterverfolgungssystem hat der Betriebsrat das Recht auf Einwilligung (Art. 27 Betriebsratsgesetz), und Sie verarbeiten personenbezogene Daten, für die Sie eine Rechtsgrundlage und eine Informationspflicht haben.
- Sie ändern eine bestehende Vereinbarung. Der Firmenwagen ist eine Bedingung für das Arbeitsverhältnis. Ohne Zustimmung benötigen Sie eine schriftliche einseitige Änderungsklausel und ein erhebliches berechtigtes Interesse (Art. 7:613 BW).
Haben Sie eine Kfz-Versicherungspolice oder Leasingbestimmungen aufgesetzt?
Achten Sie genau darauf, was im Angebot enthalten ist. Leasingbestimmungen regeln den Leasingvertrag: Standardbetrag pro Stellplatz, Fahrzeugkategorie, zulässige Kilometerzahl und die Abrechnung von Mehr- oder Unterkilometern. Dieser Teil ist oft bereits im Angebot der Leasinggesellschaft enthalten. Die Kfz-Versicherung deckt Nutzungs- und arbeitsrechtliche Aspekte ab: private Nutzung, geldwerter Vorteil, Kilometerprotokollierung, Tank- und Ladekarten, Schäden, Bußgelder und Rückgabe. Wenn Sie Eigentümer der Fahrzeuge sind, benötigen Sie keine Leasingbestimmungen, aber eine Kfz-Versicherung. Fragen Sie daher explizit nach, ob beide Themen abgedeckt sind, damit Sie später nicht feststellen, dass der Schadenfall nirgends geregelt ist.
Praktisches Beispiel
Ein Dienstleistungsunternehmen mit zwölf Lieferwagen möchte die Firmenwagensteuer umgehen. Die Fahrzeuge werden mit nach Hause genommen, die private Nutzung ist untersagt. Bei der Fahrzeugübergabe stellt sich heraus, dass trotz des schriftlichen Verbots die Fahrtenbücher nicht kontrolliert werden und die Tankkarte auch am Wochenende genutzt wird. Der Rechtsexperte verschärft die Regelungen, verknüpft die Kartentransaktionen mit den Fahrtenbüchern, veranlasst die Schadensmeldung und lässt alle Fahrer die Vereinbarung erneut unterschreiben. Die Kosten bleiben unter 1.000 €; das abgedeckte Risiko ist eine rückwirkende Besteuerung für zwölf Fahrzeuge.
Ehrliche Empfehlung
Sie benötigen dafür keinesfalls immer einen Anwalt. Wenn nur der Geschäftsführer und Hauptgesellschafter den einzigen Firmenwagen fährt, die private Nutzung erlaubt ist und der geldwerte Vorteil steuerlich absetzbar ist, genügt eine kurze interne Dokumentation. Dasselbe gilt für ein einzelnes Leasingfahrzeug, für das die Leasinggesellschaft bereits die Regelungen bereitstellt: In diesem Fall reicht ein ein- bis zweiseitiger Nachtrag zu privater Nutzung, Abzugsfähigkeit und Rückgabe. Sie müssen auch keine bestehende, seit Jahren bewährte Vereinbarung ändern lassen, nur weil es möglich ist; eine kurze Überprüfung der Schadensersatz- und Strafbestimmungen genügt. Die Beauftragung eines Anwalts lohnt sich, sobald es mehrere Geschäftsführer gibt, sobald Sie sich der 500-Kilometer-Grenze nähern, sobald Sie Kosten oder Schadensersatz geltend machen möchten oder sobald Sie eine bestehende Vereinbarung ändern möchten. In diesen Fällen sind die Kosten eines Fehlers höher als die Kosten der Beratung.
Richten Sie es ein oder lesen Sie weiter: Kfz-Versicherung, Hintergrundinformationen zu einer Kfz-Versicherung und wie Sie selbst eine Kfz-Versicherung entwerfen.
Häufig gestellte Fragen
Für KMU liegen die Kosten in der Regel zwischen 450 € und 1.250 €, abhängig von der Anzahl der Stellenkategorien und der gewählten Steueroption. Eine Änderung einer bestehenden Leasingrichtlinie kostet 250 € bis 550 €, die Überprüfung Ihres eigenen Konzepts 200 € bis 450 €. Alle Beträge sind Richtwerte und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Üblicherweise dauert es ein bis zwei Wochen: Aufnahme, Entwurf, eine Überarbeitungsrunde und Lieferung. Wenn Sie das Programm für Fahrer einführen, die bereits ein Auto besitzen, oder wenn ein Betriebsratsverfahren läuft, planen Sie einige zusätzliche Wochen für die Begründung und Kommunikation ein.
Für ein einzelnes Fahrzeug, das ausschließlich vom Geschäftsführer/Hauptaktionär gefahren wird, mit zulässiger privater Nutzung und akzeptierter steuerlicher Zulage. Ebenso genügt für ein einzelnes Leasingfahrzeug, für das die Leasinggesellschaft die Regelungen vorgibt, ein kurzer Nachtrag zu privater Nutzung, Abzugsfähigkeit und Rückgabe.
Die Fahrzeugrichtlinie selbst, die entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag und eine kurze Nutzungsvereinbarung, die der Fahrer bei Schlüsselübergabe unterzeichnet. Oftmals sind darin auch das Format für das Fahrtenbuch und das Verfahren zur Schadensmeldung enthalten.
Nein. Die Leasingbestimmungen regeln den Leasingvertrag: Standardbetrag, Fahrzeugkategorie, Kilometerleistung und Abrechnung. Die Fahrzeugrichtlinie regelt die Nutzung und arbeitsrechtliche Auswirkungen: private Nutzung, geldwerter Vorteil, Fahrtenbuch, Tank- und Ladekarte, Schäden, Bußgelder und Rückgabe. Für eigene Fahrzeuge benötigen Sie nur die Fahrzeugrichtlinie.
Ja, das ist der günstigste Weg, wenn Sie bereits einen Text haben. Die Beurteilung konzentriert sich üblicherweise auf die Bestimmungen zur Schadensregulierung und Selbstbeteiligung, Kilometerprotokolle, die Weitergabe von Bußgeldern und die Art und Weise, wie die Verordnung für anwendbar erklärt wurde.
Bei einem Fuhrpark von fünf oder mehr Fahrzeugen ist dies in der Regel der Fall. Eine zusätzliche Steuerbelastung kann pro Fahrer und Jahr mehrere Tausend Euro betragen und sich über mehrere Jahre erstrecken. Allein die Vermeidung eines Rechtsstreits über Schäden oder Steuerschulden deckt üblicherweise die Kosten des Systems.
