MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Die Erstellung einer Vertraulichkeitsvereinbarung beinhaltet die Erklärung einer Partei – des Informationsempfängers –, dass sie vertrauliche Daten geheim hält und diese ausschließlich für den vereinbarten Zweck verwendet. Da es sich um eine einseitige Erklärung und nicht um eine gegenseitige Vereinbarung handelt, unterzeichnet nur der Empfänger. Der Informationsanbieter stellt die Informationen zur Verfügung und übernimmt selbst keine Vertraulichkeitspflicht. Eine gute Vereinbarung ist prägnant, enthält aber eine umfassende Definition der Informationen, die zulässige Verwendung, die Dauer der Vertraulichkeit und die Folgen eines Verstoßes. Im Folgenden werden die erforderlichen Bestandteile erläutert.
Die kurze Antwort
- Definieren Sie, welche Informationen vertraulich sind und welche nicht.
- Die Nutzung ist auf den angegebenen Zweck zu beschränken und eine Weitergabe an Dritte ist untersagt.
- Legen Sie die Dauerauch für den Zeitraum nach der Zusammenarbeit fest.
- Fügen Sie eine Strafklausel hinzu , damit Sie im Falle eines Lecks keinen Schaden nachweisen müssen.
- Nur der Empfänger sollte unterschreiben; das ist der Unterschied zu einer Vertraulichkeitsvereinbarung.
Erstellung einer Vertraulichkeitsvereinbarung: Beginnen Sie mit dem richtigen Format
Bevor Sie mit der Ausarbeitung einer Vertraulichkeitsvereinbarung beginnen, prüfen Sie, ob eine einseitige Erklärung tatsächlich angemessen ist. Fließen die Informationen nur in eine Richtung, ist die Erklärung die beste Wahl: Die Verpflichtung und das Risiko liegen beim Empfänger. Tauschen beide Parteien sensible Informationen aus, benötigen Sie eine gegenseitige Vertraulichkeitsvereinbarung. Wählen Sie die falsche Form, übernehmen Sie entweder unnötige Verpflichtungen oder lassen ein Risiko ungedeckt.
Die Erklärung muss nicht lang sein. Eine halbe A4-Seite mit prägnanter Formulierung ist besser geeignet als seitenlange Standardtexte, in denen die Kernaussage verloren geht.
Definition vertraulicher Informationen
Dies ist der Kern der Erklärung. Ist sie zu weit gefasst, ist die Vereinbarung nicht durchsetzbar; ist sie zu eng gefasst, fällt zu viel nicht darunter. Beschreiben Sie konkret, was vertraulich ist, und benennen Sie die Ausnahmen.
- Was enthalten ist: beispielsweise Zahlen, Kundendaten, Quellcode, Rezepte, Preisvereinbarungen und vom Anbieter mitgeteilte Arbeitsmethoden.
- Ausgenommen sindInformationen, die bereits öffentlich sind, die der Empfänger bereits rechtmäßig kannte oder die er selbstständig ohne Verwendung der bereitgestellten Daten entwickelt.
- Die Form spielt keine Rolle: ob mündlich, schriftlich oder digital, alles fällt unter die Definition.
Nutzung und Verbot der Weitergabe
Legen Sie fest, dass der Empfänger die Informationen ausschließlich für den angegebenen Zweck verwendet, beispielsweise für den Auftrag, für den er beauftragt wurde. Jede andere Verwendung ist untersagt. Regelt außerdem die Weitergabe an Dritte:
- Ohne vorherige schriftliche Genehmigung darf diese Information nicht an Dritte weitergegeben werden
- Eigene Mitarbeiter oder Subunternehmer dürfen die Informationen nur dann einsehen, wenn sie die gleiche Vertraulichkeitsverpflichtung übernehmen.
- Rückgabe oder Vernichtung der Daten und Kopien nach Abschluss des Auftrags.
Laufzeit- und Strafklausel
Ermitteln Sie, wie lange die Geheimhaltungspflicht gilt. Üblicherweise besteht die Geheimhaltungspflicht auch nach Beendigung der Zusammenarbeit fort, oft für zwei bis fünf Jahre. Bei echten Geschäftsgeheimnissen kann die Dauer länger sein, solange die Informationen vertraulich bleiben.
Eine Vertragsstrafe ist fast immer ratsam. Da sich durch ein Leck verursachte Schäden schwer beziffern lassen, sollte ein fester Betrag vereinbart werden, der bei Vertragsbruch fällig wird. Rechtsgrundlage ist Artikel 6:91 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Die Strafe sollte verhältnismäßig sein, da das Gericht eine unangemessen hohe Strafe gemäß Artikel 6:94 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches reduzieren kann. Optional kann eine Strafe pro Verstoß mit einem Betrag pro Tag des andauernden Verstoßes kombiniert werden.
Unterschrift und Nachweis
Lassen Sie den Empfänger das Dokument datieren und unterschreiben, bevor Sie die Informationen weitergeben, nicht erst danach. Bewahren Sie das unterschriebene Exemplar auf. Dies dient nicht nur als Nachweis der Vereinbarung, sondern ist auch eine angemessene Vertraulichkeitsmaßnahme im Sinne des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Ohne eine solche Maßnahme bietet dieses Gesetz keinen Schutz.
Praktisches Beispiel
Ein Fertigungsunternehmen beauftragt einen externen Ingenieur mit der Optimierung einer Maschine. Dem Ingenieur werden Zeichnungen und Einstellungen vorgelegt, die das Unternehmen über Jahre hinweg entwickelt hat. Das Unternehmen schließt eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit einer strengen Definition der technischen Informationen, einem Verbot der Weitergabe an andere Kunden, einer Laufzeit von fünf Jahren und einer Vertragsstrafe von 10.000 Euro pro Verstoß ab. Der Ingenieur unterzeichnet die Vereinbarung vor Arbeitsbeginn. Sollte er später für einen Wettbewerber an einer ähnlichen Maschine arbeiten, hat das Unternehmen eine konkrete Grundlage für rechtliche Schritte.
Ehrliche Empfehlung
Für die Erstellung einer einfachen Erklärung benötigen Sie keinen Anwalt. Bei einem einzelnen Empfänger, einer überschaubaren Informationsmenge und einer angemessenen Strafsumme reicht eine gute Vorlage in der Regel aus, vorausgesetzt, die Definition ist korrekt und die Dauer realistisch. Ziehen Sie jedoch einen Anwalt hinzu, wenn die Informationen wirklich wertvoll sind: Quellcode, Rezepte, eine patentfähige Idee oder große Mengen personenbezogener Daten. In diesem Fall lohnt es sich, die Definition und die Strafklausel klar zu formulieren, damit die Erklärung auch im Streitfall Bestand hat. Wenn Sie sich bezüglich der Form unsicher sind, lassen Sie eine kurze Beratung durchführen, um festzustellen, ob eine Erklärung oder eine gegenseitige Vereinbarung besser geeignet ist.
Lesen Sie zunächst genau nach, was eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist und was die Erstellung einer solchen Vereinbarung kostet, oder lassen Sie sich sofort eine individuelle Vertraulichkeitsvereinbarung anfertigen
Häufig gestellte Fragen
Beschreiben Sie, welche Informationen vertraulich sind, beschränken Sie deren Verwendung auf den vereinbarten Zweck, untersagen Sie die Weitergabe an Dritte, legen Sie eine Gültigkeitsdauer fest und fügen Sie eine Vertragsstrafe hinzu. Lassen Sie die Informationen vor der Weitergabe nur vom Empfänger unterschreiben. Eine halbe DIN-A4-Seite mit klarer Formulierung ist oft ausreichend.
Die Definition von vertraulichen Informationen. Eine zu weit gefasste Definition macht die Vereinbarung unwirksam, eine zu enge Definition lässt zu viele Informationen unberücksichtigt. Legen Sie konkret fest, was darunter fällt und welche Ausnahmen gelten, beispielsweise Informationen, die bereits öffentlich sind oder dem Empfänger bereits bekannt waren.
Das ist vernünftig. Schäden durch ein Leck sind schwer nachzuweisen, während bei einer Vertragsstrafe ein fester Betrag ohne Schadensnachweis fällig wird. Grundlage hierfür ist Artikel 6:91 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Die Höhe der Strafe sollte verhältnismäßig sein, da der Richter eine überhöhte Strafe gemäß Artikel 6:94 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches reduzieren kann.
Nein. Bei einer Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet nur der Empfänger, da nur er eine Verpflichtung eingeht. Das ist der Unterschied zu einer Vertraulichkeitsvereinbarung, die von beiden Parteien unterzeichnet wird, da beide Informationen austauschen.
Die Verpflichtung besteht in der Regel auch nach Beendigung der Zusammenarbeit fort, oft für zwei bis fünf Jahre. Bei echten Geschäftsgeheimnissen kann die Dauer länger oder unbegrenzt sein, solange die Informationen vertraulich bleiben. Die Dauer sollte sich danach richten, wie lange die Daten wertvoll sind.
Bevor Sie die Informationen weitergeben, nicht erst danach. Bewahren Sie die datierte und unterschriebene Kopie auf. Diese dient als Beweismittel und gilt als angemessene Maßnahme zur Wahrung der Vertraulichkeit gemäß dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, das ansonsten keinen Schutz bietet.
In einfachen Fällen mit wenigen Informationen reicht eine gute Vorlage völlig aus, solange Definition, Dauer und Strafbetrag an die jeweilige Situation angepasst werden. Bei wirklich wichtigen Informationen empfiehlt sich jedoch eine individuelle Anpassung, damit die Erklärung auch im Schadensfall Bestand hat.
