MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Bei der Erstellung einer KI-Richtlinie für Mitarbeiter legen Sie alle Verhaltensregeln, die Mitarbeiter bei der Nutzung von KI-Tools befolgen müssen, in einem einzigen Dokument fest: Anwendungsbereich, zulässige und unzulässige Nutzungsformen, Umgang mit Unternehmens- und personenbezogenen Daten, Überwachung der Einhaltung und arbeitsrechtliche Folgen von Verstößen. Im Folgenden finden Sie Abschnitt für Abschnitt eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Punkte und deren Begründung – so stellen Sie sicher, dass Ihre Regelungen praktikabel sind und Ihre Mitarbeiter für deren Einhaltung verantwortlich gemacht werden können.
Die kurze Antwort
- Geltungsbereich: Für wen und welche Instrumente gilt die Richtlinie?
- Zulässige Nutzung: genehmigte Werkzeuge und Aufgaben, mit der Verpflichtung, die Ergebnisse zu überwachen.
- Verbotene Nutzung: vertrauliche Daten, personenbezogene Daten, Schatten-KI.
- Daten und DSGVO: Was ist in einer Eingabeaufforderung erlaubt und was nicht?
- Kontrolle und Durchsetzung: Wie überwacht man und welche Sanktionen gelten?
- Verankerung: Aufnahme in das Mitarbeiterhandbuch plus entsprechende Bestätigung.
Erstellung einer KI-Richtlinie für Mitarbeiter: die Bausteine
Eine gute Richtlinie ist prägnant, konkret und durchsetzbar. Vermeiden Sie abstrakte Visionen; Mitarbeitende müssen klar erkennen können, was erlaubt und was verboten ist. Arbeiten Sie daher mit übersichtlichen Abschnitten und Beispielen. Die Grundlage bilden Geltungsbereich, Verhaltensregeln, Datenschutzrichtlinien, Kontrollmechanismen und deren Durchsetzung.
Geltungsbereich und Definitionen
Beginnen Sie mit dem Geltungsbereich, damit keine Diskussion darüber entsteht, für wen die Regeln gelten:
- Für wen: Alle Mitarbeiter, einschließlich Zeitarbeiter, Praktikanten und Auftragnehmer.
- Welche Werkzeuge: alle generativen KI-Verfahren (Text, Bilder, Code), sowohl zugelassene als auch nicht zugelassene.
- Auf welchen Geräten: geschäftlich und gegebenenfalls privat für die berufliche Nutzung.
- Kurzdefinitionen: Was verstehen Sie unter „KI-Tool“, „Aufforderung“ und „Ausgabe“?.
Zulässige und verbotene Nutzung
Das ist der Kern der Richtlinie. Teilen Sie sie in zwei Listen auf, damit die Mitarbeiter etwas zum Festhalten haben.
Zulässig (unter bestimmten Bedingungen):
- Konzepte, Zusammenfassungen und Brainstorming in einer zugelassenen KI-Business-Umgebung.
- Codevorschläge, sofern sie auf Funktionalität und Lizenzen geprüft wurden.
- Übersetzungen und Textrevisionen von nicht vertraulichen Materialien.
- Folgendes gilt stets: Der Mitarbeiter prüft das Ergebnis und bleibt verantwortlich.
Verboten:
- Einfügen vertraulicher Geschäftsinformationen in öffentliche KI-Tools.
- Eingabe personenbezogener Daten ohne gültige Rechtsgrundlage.
- Unkontrollierte Ergebnisse als eigene Arbeit ausgeben.
- Verwendung nicht zugelassener Tools (Schatten-KI).
Datenschutz und DSGVO
Fügen Sie einen separaten, konkreten Abschnitt zu den Daten hinzu – hier liegt das größte Risiko. Unterscheiden Sie zwischen verschiedenen Informationstypen:
- Geben Sie niemals ein: Kundendateien, Personaldaten, Angebote, Quellcode, Passwörter.
- Nur in genehmigter Umgebung: interne, nicht-öffentliche Geschäftsinformationen.
- Kostenlos nutzbar: allgemeine, öffentliche oder anonymisierte Informationen.
Beachten Sie die DSGVO-Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten und das Risiko einer Datenschutzverletzung. Ein Mitarbeiter, der den Lebenslauf eines Bewerbers in einen öffentlichen Chat einfügt, um eine Bewertung zu erhalten, verarbeitet personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage – genau das Szenario, das Sie vermeiden sollten.
Kontrolle und Durchsetzung
Beschreiben Sie, wie Sie die Einhaltung der Richtlinie überwachen und was einen Verstoß darstellt. Ohne diesen Abschnitt ist die Richtlinie nicht durchsetzbar
- Welche Protokollierungs- oder Kontrollmaßnahmen Sie anwenden, wird im Voraus transparent bekannt gegeben.
- Dass die Überwachung verhältnismäßig ist und die Privatsphäre des Mitarbeiters respektiert.
- Eine abgestufte Sanktionsreihe: Verwarnung, offizielle Verwarnung mit Dokumentation und bei schwerwiegenden Verstößen strengere Maßnahmen bis hin zur Entlassung.
- Hinsichtlich der Bauwerksüberwachung: die Rolle des Betriebsrats (Zustimmungsrecht, Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes).
Verankerung im Mitarbeiterhandbuch
Schließen Sie mit der rechtlichen Verankerung ab; andernfalls ist die Police nicht bindend:
- Aufnahme in oder Verlinkung zum Mitarbeiterhandbuch.
- Bezugnahme auf den Arbeitsvertrag.
- Eine einseitige Änderungsklausel (Artikel 7:613 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) zur Aktualisierung der Richtlinie.
- Nachweisbare Anerkennung durch die Mitarbeiter.
Ehrliche Empfehlung
Bei einem kleinen Team, einem genehmigten Tool und wenigen sensiblen Daten können Sie die Richtlinie selbst erstellen und die obigen Abschnitte als Checkliste nutzen. In diesem Fall benötigen Sie keinen Anwalt – vorausgesetzt, Sie integrieren die Richtlinie ordnungsgemäß in das Mitarbeiterhandbuch und lassen sich die Kenntnisnahme bestätigen.
Ziehen Sie umgehend Rechtsberatung hinzu, sobald Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten, einen Betriebsrat haben oder Sanktionen verhängen möchten. In diesem Fall müssen die Abschnitte zu Datenschutz, Datenkontrolle und Durchsetzung rechtssicher sein. Lesen Sie auch, was eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende ist und welche Kosten für deren Erstellung anfallen. Sind Sie bereit? Sehen Sie sich die KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
Häufig gestellte Fragen
Geltungsbereich und Definitionen, zulässige und unzulässige Nutzung, ein separater Abschnitt zu Daten und DSGVO, Überwachung der Einhaltung, ein Stufenplan für Sanktionen und die Integration in das Mitarbeiterhandbuch. Konkret und mit Beispielen, damit die Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist.
Ja. Ein generelles Verbot ist kontraproduktiv, da Mitarbeiter KI ohnehin nutzen werden. Indem man die zulässige Nutzung unter bestimmten Bedingungen festlegt (genehmigte Tools, Pflicht zur Ergebnisüberwachung), hält man die Nutzung in Grenzen und begrenzt Schatten-KI.
Erstellen Sie drei Kategorien: niemals eingeben (Kundendateien, Personaldaten, Quellcode, Passwörter), nur in einer autorisierten Umgebung (interne Unternehmensinformationen) und frei zugänglich (öffentliche oder anonymisierte Informationen). Beachten Sie die DSGVO und das Risiko einer Datenschutzverletzung.
Beschreiben Sie die von Ihnen angewandten Protokollierungs- und Überwachungsmethoden, kündigen Sie diese transparent im Voraus an und achten Sie auf deren Verhältnismäßigkeit. Führen Sie ein abgestuftes Sanktionsmodell ein: von einer Verwarnung über die Erstellung einer Akte bis hin zu – bei schwerwiegenden Verstößen – strengeren Maßnahmen. Beziehen Sie den Betriebsrat in die strukturelle Überwachung ein.
Ein Kontroll- oder Überwachungssystem kann gemäß Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes (BGR) der Zustimmung bedürfen. Die materiellen Verhaltensregeln fallen häufig unter das Weisungsrecht, die Überwachungskomponente sollte jedoch rechtzeitig dem Betriebsrat vorgelegt werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Nehmen Sie es ins Mitarbeiterhandbuch auf, verweisen Sie im Arbeitsvertrag darauf und lassen Sie sich den Erhalt von den Mitarbeitern bestätigen. Fügen Sie eine Klausel zur einseitigen Änderung (Artikel 7:613 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) hinzu, um die Richtlinie bei technologischen Änderungen aktualisieren zu können.
So kurz wie möglich. Wenige Seiten mit übersichtlichen Listen und Beispielen sind wirkungsvoller als ein langes Leitliniendokument. Mitarbeiter müssen auf einen Blick erkennen können, was erlaubt und was verboten ist; dies erhöht die Einhaltung und Durchsetzbarkeit.
