MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Die Erstellung einer Datenschutzerklärung durch einen spezialisierten Anwalt für KMU-Recht kostet in der Regel zwischen 500 und 1.500 Euro, abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, dem Umfang der Datenverarbeitung und der Sensibilität der Daten. Die Datenschutzerklärung ist das interne Dokument, das festlegt, wie Ihr Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgeht, und muss mit Ihren eigenen Arbeitsmethoden übereinstimmen. Sie können sie selbst verfassen oder erstellen lassen; die Wahl hängt von der Anzahl der Mitarbeiter und der beteiligten Systeme ab. Im Folgenden finden Sie Informationen zu den Kosten, dem Ablauf und dem Zeitpunkt, an dem sich Outsourcing lohnt.
Die kurze Antwort
- Selbstverfassend: geeignet für kleine Organisationen mit unkomplizierter Abwicklung.
- Rechtsberatung: 500 bis 1.500 Euro, abhängig von Umfang und Sensibilität.
- Vorlaufzeit: ein bis drei Wochen, einschließlich Aufnahme und Koordination.
- Preisbestimmende Faktoren: Personal, spezielle Daten, Anzahl der Prozessoren und Standorte.
- Häufig zusammen mit: einem Verarbeitungsregister, Auftragsverarbeitervereinbarungen und dem Verfahren bei Datenschutzverletzungen.
Was kostet die Erstellung einer Datenschutzerklärung?
Im Gegensatz zu einer externen Erklärung betrifft eine Datenschutzerklärung Ihr gesamtes Unternehmen. Der Preis hängt daher in erster Linie von Umfang und Komplexität ab:
- Kleine Organisation mit wenigen Mitarbeitern und Standarddaten: 500 bis 800 Euro.
- Mittelgroße Organisation mit mehreren Systemen und Prozessoren: 800 bis 1.200 Euro.
- Sensible Verarbeitung, wie z. B. medizinische oder andere spezielle Daten, oder Verarbeitung an mehreren Standorten: 1.200 Euro und mehr, oft im Rahmen eines umfassenderen Prozesses.
- Zusätzliche Komponenten, wie beispielsweise ein Verarbeitungsregister oder eine Reihe von Prozessorvereinbarungen, sind gegen Aufpreis erhältlich.
Eine Richtlinie muss individuell angepasst werden, da sie mit Ihren Rollen, Systemen und Verfahren übereinstimmen muss. Eine Standardvorlage ohne diese Anpassung führt zwar zu einem ansprechenden Dokument, das in der Praxis jedoch nicht befolgt wird.
Der Prozess Schritt für Schritt
Wenn die Versicherungspolice von einem Anwalt aufgesetzt wird, läuft das üblicherweise wie folgt ab:
- Aufnahme: Sie besprechen Ihre Verarbeitungstätigkeiten, Systeme, Bearbeiter und die Rollen innerhalb Ihrer Organisation.
- Bestandsaufnahme: Der Rechtsexperte erfasst, was fehlt, oft in Verbindung mit dem Verarbeitungsregister gemäß Artikel 30.
- Konzept: Sie erhalten eine Richtlinie mit Rollen, Aufbewahrungsfristen, Schutz nach Artikel 32 und einem Verfahren bei Datenschutzverletzungen.
- Abstimmung: Sie prüfen, ob die Verfahren durchführbar sind und passen sie gegebenenfalls an.
- Umsetzung: Sie teilen die Richtlinie den Mitarbeitern mit und dokumentieren, dass Sie dies getan haben.
Je besser die Probenannahme vorbereitet ist, desto schneller geht es. Ein Überblick über Ihre Systeme, Prozessoren und Aufbewahrungsfristen erspart Ihnen spätere Rückfragen.
Selber machen oder auslagern
Die Entscheidung hängt von Umfang und Risiko ab. Wenn Sie allein oder in einem kleinen Team arbeiten und nur Standarddaten verarbeiten, ist das Erstellen einer eigenen Richtlinie durchaus machbar. Die einzelnen Komponenten sind überschaubar und die Risiken begrenzt.
Sobald Mitarbeiter an mehreren Standorten tätig sind, sensible Daten verarbeitet werden, zahlreiche Prozessoren zum Einsatz kommen oder Videoaufnahmen gespeichert werden, gestaltet sich die Koordination schwieriger. In solchen Fällen liegt der Wert eines Rechtsexperten darin, Sicherheitsniveaus und -verfahren an die Risiken anzupassen sowie Richtlinien, Register und Datenverarbeitungsvereinbarungen aufeinander abzustimmen. Ein Mangel an dieser Abstimmung wird bei einer Prüfung sofort auffallen.
Was man bekommt und was man nicht bekommt
Eine Datenschutzrichtlinie regelt die internen Spielregeln. Sie ist nicht dasselbe wie die externe Datenschutzerklärung, das Verarbeitungsverzeichnis oder Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, obwohl diese oft zum selben Prozess gehören. Klären Sie im Vorfeld, was enthalten ist und was nicht, damit Sie nicht am Ende eine isolierte Richtlinie haben, während das Verarbeitungsverzeichnis noch fehlt.
Ein kurzes Beispiel: Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Nijmegen mit 18 Mitarbeitern hat eine Datenschutzerklärung erstellt, da sie mit Finanzdaten ihrer Mandanten und mit mehreren Softwareanbietern arbeitet. Der Rechtsexperte gleicht die Datenschutzerklärung mit dem Verarbeitungsverzeichnis ab, prüft die Datenverarbeitungsvereinbarungen und legt ein Verfahren für den Fall eines Datenschutzverstoßes fest. Die Gesellschaft zahlt zwar mehr als ein kleines Unternehmen, hat dadurch aber die wichtigsten Aspekte optimal aufeinander abgestimmt.
Ehrliche Empfehlung
Wenn Sie eine kleine Organisation mit unkomplizierten Verarbeitungsprozessen und ohne besondere Datenkategorien sind, benötigen Sie keinen Anwalt. Eine von Ihnen selbst erstellte Richtlinie, die mit Ihrem Verarbeitungsverzeichnis übereinstimmt und der gängigen Praxis entspricht, ist ausreichend und spart Kosten.
Lassen Sie Ihre Datenschutzrichtlinie erstellen, sobald Sie Mitarbeiter an mehreren Standorten beschäftigen, mit sensiblen Daten arbeiten oder viele Auftragsverarbeiter einsetzen. In diesen Fällen sind die zusätzlichen Kosten gering im Vergleich zum Risiko einer Richtlinie, die nicht zu Ihren Daten passt. Wählen Sie einen auf KMU spezialisierten Anwalt, der Ihre Arbeitsmethoden gründlich prüft und die Richtlinie mit Ihren Register- und Auftragsverarbeitungsverträgen abstimmt.
Möchten Sie mehr erfahren oder dies sofort in die Wege leiten? Sehen Sie sich die Datenschutzrichtlinie von MKB Juristen, aber lesen Sie zuerst, was eine Datenschutzrichtlinie ist und wie eine Datenschutzrichtlinie erstellen .
Häufig gestellte Fragen
Für einen spezialisierten Anwalt für KMU-Recht können Sie in der Regel mit Kosten zwischen 500 und 1.500 Euro rechnen. Kleine Unternehmen mit Standarddaten liegen im unteren Bereich, während Unternehmen mit mehreren Systemen und Prozessoren im oberen Bereich liegen. Bei speziellen Daten oder mehreren Standorten übersteigt der Preis 1.200 Euro.
Eine Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt, aber eine Datenschutzrichtlinie muss auf Ihre Rollen, Systeme und Verfahren abgestimmt sein. Ein allgemeines Dokument, das nicht Ihrer Praxis entspricht, wird nicht befolgt und erfüllt nicht Ihre Rechenschaftspflichten. Richten Sie die Richtlinie stets an Ihren eigenen Arbeitsmethoden aus.
Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ein bis drei Wochen, inklusive Aufnahme und Koordination. Sie hängt davon ab, wie vollständig Ihre Angaben zu Systemen, Prozessoren und Aufbewahrungsfristen sind. Eine gute Vorbereitung beschleunigt den Prozess.
Ein Überblick über Ihre Verarbeitungstätigkeiten, die von Ihnen verwendeten Systeme, externe Auftragsverarbeiter, Aufbewahrungsfristen und die Rollen innerhalb Ihrer Organisation. Je vollständiger dieses Bild ist, desto besser kann der Rechtsexperte die Richtlinie an die mit Ihrer Organisation verbundenen Risiken anpassen.
Nicht automatisch. Ein Verarbeitungsregister gemäß Artikel 30 ist ein separater Bestandteil, auch wenn es oft Teil desselben Prozesses ist. Fragen Sie im Voraus nach, was alles dazugehört, damit Sie nicht eine separate Police benötigen, während das Register noch erstellt werden muss.
Ja. Eine Datenschutzerklärung ist extern und informiert Besucher und Kunden. Eine Datenschutzrichtlinie ist intern und beschreibt die Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Die Erstellung einer Richtlinie erfordert eine stärkere Abstimmung mit Ihren eigenen Prozessen und ist daher in der Regel aufwändiger.
Bei Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, sensiblen Daten, vielen Prozessoren oder Videoaufnahmen besteht die Schwierigkeit darin, Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren den Risiken anzupassen. Für ein kleines Unternehmen mit überschaubaren Verarbeitungsprozessen können Sie die Richtlinie problemlos selbst erstellen.
