MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Ein Beispiel für ein Mitarbeiterhandbuch zeigt Ihnen, welche Bestimmungen typischerweise in ein solches Dokument gehören: Hausordnung, Verhaltenskodex, Abwesenheitsregelungen, Urlaubsbestimmungen und Sicherheitsbestimmungen sowie die Verknüpfung zum Arbeitsvertrag und eine Klausel zur einseitigen Vertragsänderung. Ein Beispiel ist ein nützlicher Ausgangspunkt, aber Sie müssen es stets an Ihre individuelle Situation anpassen und mit dem Tarifvertrag abgleichen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Bestimmungen eines guten Handbuchs sowie Hinweise, worauf Sie in den einzelnen Abschnitten achten sollten.
Die kurze Antwort
- Hausregeln: Arbeitszeiten, Pausen, Kleidung, Nutzung von Firmenequipment.
- Verhaltenskodex: Verhalten, Integrität, unerwünschtes Verhalten, Beschwerdeverfahren.
- Fehlzeiten: Krankmeldung, Vorsorgeuntersuchung, Wiedereingliederung.
- Abwesenheit: Urlaub, Sonderurlaub, Antragsverfahren.
- Änderungsklausel: einseitige Änderung gemäß Art. 7:613 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches.
- Bitte beachten Sie: Passen Sie ein Beispiel immer an Ihren Tarifvertrag und Ihre Situation an.
Ein Beispiel für ein Mitarbeiterhandbuch als Ausgangspunkt
Ein Beispiel gibt Struktur vor: Es zeigt, welche Kapitel Sie benötigen und wie Sie Bestimmungen formulieren. Kopieren Sie es jedoch niemals blind. Ein Handbuch muss zu Ihrer Organisation, Ihren Vereinbarungen und gegebenenfalls geltenden Tarifverträgen passen. Ein generisches Beispiel, das Sie unverändert übernehmen, enthält oft Regeln, die für Sie nicht relevant sind, oder es fehlen Ihnen wichtige Bestandteile.
Nutzen Sie das Beispiel also als Checkliste und Sprachhilfe und ergänzen Sie es mit den Regeln, die in der Praxis bereits für Sie gelten.
Hausregeln und Verhaltenskodex
Die Hausordnung regelt den Arbeitsalltag: Arbeitszeiten und Pausen, Kleiderordnung sowie die Nutzung von Telefon, Laptop und Firmenwagen. Seien Sie präzise, damit kein Raum für Diskussionen bleibt.
Der Verhaltenskodex regelt den Umgang der Kollegen untereinander. Er umfasst verschiedene Interaktionsformen, Integrität, das Verbot unerwünschten Verhaltens wie Mobbing und Diskriminierung sowie ein Beschwerdeverfahren mit einer vertraulichen Ansprechperson. Diese Bestimmungen bieten einen Rahmen für das Vorgehen bei Problemen.
Abwesenheit und Urlaub
Im Krankheitsfall ist das Verfahren festzulegen: an wen und bis wann sich der Mitarbeiter krankmeldet, dass er erreichbar ist und dass er bei der Wiedereingliederung mitwirkt. Fragen Sie nicht nach Art oder Ursache der Erkrankung; dies ist Sache des Betriebsarztes.
Unter „Urlaub“ beschreiben Sie die Anzahl der (zusätzlichen) Urlaubstage, Sonderurlaubstage, Elternzeit und das Antragsverfahren. Sie dürfen den gesetzlichen Urlaubsanspruch nicht einschränken, aber ergänzen. Ein kurzes Beispiel aus der Praxis: Ein KMU mit zehn Mitarbeitern stellte nach einer Diskussion über nicht genommene Urlaubstage fest, dass in seinem Mitarbeiterhandbuch keine Angaben zu Verfallsfristen enthalten waren; diese Regelung wurde daraufhin explizit aufgenommen.
Verhältnis zum Arbeitsvertrag und zum Tarifvertrag
Jedes gute Beispiel berücksichtigt die Regelhierarchie. Der Tarifvertrag hat Vorrang: Das Handbuch darf nicht negativ von den zwingenden Bestimmungen des Tarifvertrags abweichen. Der Arbeitsvertrag enthält die individuellen Vereinbarungen; das Handbuch ergänzt diese durch die kollektiven Regeln. Um die Wirksamkeit der Regeln zu gewährleisten, verweist der Arbeitsvertrag auf das Handbuch, und der Arbeitnehmer bestätigt den Erhalt.
Die einseitige Änderungsklausel (Art. 7:613 BW)
Ein vollständiges Beispiel umfasst auch eine einseitige Änderungsklausel gemäß Artikel 7:613 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches, üblicherweise im Arbeitsvertrag mit Bezug auf das Handbuch. Diese Klausel ermöglicht es, das Handbuch später zu ändern, ohne jedes Mal die Zustimmung aller Beteiligten einholen zu müssen, sofern ein zwingendes öffentliches Interesse , das das Interesse des Arbeitnehmers überwiegt.
Ohne diese Klausel benötigen nachteilige Änderungen in der Regel die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter. Prüfen Sie daher jedes Beispiel, um festzustellen, ob diese Klausel enthalten ist und ob sie korrekt auf das Mitarbeiterhandbuch verweist.
Ehrliche Empfehlung
Für ein kleines Unternehmen ohne Tarifvertrag reicht oft ein gutes Beispiel aus, um selbst ein Arbeitshandbuch zu erstellen; dafür benötigen Sie keinen Anwalt. Lassen Sie den Prozess jedoch unbedingt von einem Anwalt prüfen, sobald ein Tarifvertrag Anwendung findet oder wenn Sie die Klausel zur einseitigen Änderung und sensible Abschnitte wie die Abwesenheitskontrolle und den Verhaltenskodex formulieren. Ein ungeprüftes Beispiel kann Regeln enthalten, die in Ihrem Unternehmen nicht zulässig sind oder tatsächlich fehlen.
Weiterlesen: Sehen Sie sich das Mitarbeiterhandbuch, lesen Sie, was ein Mitarbeiterhandbuch ist und wie eines erstellt .
Häufig gestellte Fragen
Es gibt zahlreiche Beispiele, die einen guten Überblick über Struktur und Bestimmungen bieten. Nutzen Sie ein Beispiel als Checkliste und Sprachhilfe, passen Sie es aber stets an Ihre eigene Situation und den jeweils geltenden Tarifvertrag an; blindes Kopieren führt oft zu falschen Regelungen.
Hausordnung (Arbeitszeiten, Pausen, Nutzung von Betriebsmitteln), Verhaltenskodex (Kommunikationsformen, Integrität, Beschwerden), Abwesenheitsregelungen (Krankmeldung, Kontrollen, Wiedereingliederung), Urlaubsregelungen (Urlaub, Sonderurlaub, Antragstellung) und Sicherheitsbestimmungen. Hinzu kommen der Link zum Arbeitsvertrag und eine Klausel zur einseitigen Vertragsänderung.
Nein. Ein Muster ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Dokument. Passen Sie es an Ihre Organisation an und prüfen Sie es anhand des Tarifvertrags. Ein allgemeines Muster enthält oft Regeln, die in Ihrer Organisation nicht zulässig sind, oder es fehlen wichtige Bestandteile.
Das Verfahren: An wen und bis wann sich der Mitarbeiter krankmeldet, dass er erreichbar ist und bei der Wiedereingliederung mitwirkt. Fragen Sie nicht nach Art oder Ursache der Erkrankung; aus Datenschutzgründen ist dies dem Betriebsarzt vorbehalten.
Der Tarifvertrag hat Vorrang. Sofern ein gültiger Tarifvertrag gilt, darf das Handbuch nicht negativ von dessen zwingenden Bestimmungen abweichen. Der Arbeitsvertrag ist durch den Tarifvertrag geregelt; das Handbuch ergänzt ihn durch tarifvertragliche Regelungen.
Mit einer einseitigen Änderungsklausel (Art. 7:613 BW) können Sie das Handbuch später ändern, ohne jedes Mal die Zustimmung aller einholen zu müssen, sofern ein zwingender Grund vorliegt. Ohne diese Klausel benötigen nachteilige Änderungen grundsätzlich die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter.
Nein, es ist keine rechtliche Verpflichtung, aber dringend zu empfehlen, sobald Sie Mitarbeiter haben. Es gewährleistet Klarheit, Gleichbehandlung und Durchsetzbarkeit der Regeln, wenn im Arbeitsvertrag darauf Bezug genommen wird.
