Ausarbeitung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen

Veranstalter arbeiten mit engen Zeitplänen, teuren Veranstaltungsorten, zahlreichen Zulieferern und einem Kunden, der eine reibungslose Durchführung zum festgelegten Termin erwartet. Genau diese Kombination macht klare Geschäftsbedingungen unerlässlich. Ohne festgelegte Regeln tragen Sie im Falle einer abgesagten Messe, eines ausgefallenen Referenten oder eines Sturms, der das Festivalgelände unbrauchbar macht, schnell die Kosten für entstandene Schäden. Gute Geschäftsbedingungen legen im Voraus fest, wer welches Risiko trägt, wann die Zahlung fällig ist und was passiert, wenn die Veranstaltung nicht stattfinden kann.

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind die Standardbestimmungen, die Sie für alle Ihre Aufträge festlegen, sodass Sie Stornierungs-, Haftungs- und Zahlungsbedingungen nicht bei jedem Angebot neu verhandeln müssen. Gerade in der Veranstaltungsbranche sind diese Bestimmungen besonders wichtig, da ein Großteil der Kosten bereits vor dem Event angefallen ist und viele Faktoren außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nicht automatisch. Gemäß Artikel 6:233 und 6:234 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches müssen Sie Ihrem Vertragspartner eine angemessene Gelegenheit zur Prüfung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor oder bei Vertragsschluss einräumen. Dies wird als Bereitstellung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen bezeichnet. Unterlassen Sie dies, kann der Kunde die Bestimmungen nachträglich für ungültig erklären, insbesondere dann, wenn Sie Ihre Stornierungsbedingungen oder Haftungsbeschränkungen geltend machen möchten.

In der Praxis reicht es nicht aus, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen lediglich auf Ihrer Website zu veröffentlichen oder sie nur auf der Rechnung zu erwähnen. Verweisen Sie in Ihrem Angebot oder Ihrer Auftragsbestätigung explizit auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und senden Sie diese als Anhang, beispielsweise als PDF. Idealerweise lassen Sie den Kunden dem Angebot inklusive der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen, damit Sie deren Erhalt nachweisen können. Definieren Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen außerdem klar, was unter einem Auftrag, einer Veranstaltung und einem Kunden zu verstehen ist.

Bei Veranstaltungen fallen erhebliche Kosten lange vor der Durchführung an: Veranstaltungsortmiete, Cateringgarantien, technische Ausstattung, Künstler und Personal werden oft Monate im Voraus gebucht. Eine gestaffelte Stornierungsrichtlinie ist daher ein zentraler Bestandteil Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Üblicherweise steigt der vom Kunden zu zahlende Prozentsatz, je näher die Stornierung am Veranstaltungstermin erfolgt, beispielsweise von einem Teilbetrag einige Monate im Voraus bis hin zum vollen Betrag in den letzten Wochen.

Verlangen Sie, dass Stornierungen schriftlich erfolgen, und regeln Sie gesondert, was im Falle einer Verschiebung auf einen neuen Termin geschieht. Unterscheiden Sie zwischen bereits entstandenen, unwiderruflichen Kosten gegenüber Dritten und Ihren eigenen Arbeitskosten. Eine gestaffelte Gebühr, die sich an den tatsächlich entstandenen und noch entstehenden Kosten orientiert, ist angemessener als eine willkürlich hohe Vertragsstrafe, die von einem Richter reduziert werden kann.

Keine Branche ist so stark von externen Faktoren abhängig wie die Veranstaltungsbranche. Extremwetter, der Entzug einer Veranstaltungsgenehmigung, die Absage eines Künstlers, ein Stromausfall oder eine staatliche Maßnahme können eine Veranstaltung in letzter Minute unmöglich machen. Eine umfassende, aber dennoch konkrete Klausel zu höherer Gewalt ist daher unerlässlich. Definieren Sie die branchentypischen Situationen genau, um sich im Bedarfsfall erfolgreich darauf berufen zu können.

Legen Sie in der Klausel zu höherer Gewalt die Konsequenzen fest: das Recht, die Leistungserbringung auszusetzen, die Veranstaltung zu verschieben oder den Vertrag zu kündigen, und wie in diesem Fall bereits entstandene Kosten und Anzahlungen behandelt werden. Beachten Sie, dass höhere Gewalt nicht automatisch bedeutet, dass alle bereits erbrachten Leistungen und entstandenen Kosten zu Ihren Lasten gehen; vereinbaren Sie, dass der Kunde die bis zum Zeitpunkt der höheren Gewalt entstandenen Kosten erstattet.

Bei einer Veranstaltung kann vieles schiefgehen: Verletzungen von Besuchern, Schäden am Veranstaltungsort, ein ausgefallener Livestream oder Folgeschäden durch eine nicht stattfindende Produkteinführung. Sie können Ihre Haftung nicht vollständig ausschließen, aber sie lässt sich verantwortungsvoll begrenzen. Üblicherweise und nachhaltig ist es, die Haftung auf direkte Schäden zu beschränken und indirekte Schäden sowie Folgeschäden wie Umsatzeinbußen auszuschließen. Die maximale Haftungssumme sollte der Höhe der Deckungssumme Ihrer Haftpflichtversicherung oder der Vertragssumme entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass die Haftungsbeschränkung im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit Ihrerseits oder seitens Ihrer Vorgesetzten nach Maßgabe der Angemessenheit und Fairness außer Kraft gesetzt werden kann. Darüber hinaus ist festzulegen, dass der Kunde für die Sicherheit des Veranstaltungsortes, das Verhalten seiner Gäste, die erforderlichen Genehmigungen und die Musikrechte (z. B. Buma/Stemra) verantwortlich ist und Sie von jeglichen daraus resultierenden Ansprüchen Dritter freistellt.

Veranstalter sind stark von externen Dienstleistern abhängig: Caterern, Sicherheitsdiensten, Technikern und Künstlern. Legen Sie in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest, dass Sie berechtigt sind, externe Dienstleister zu beauftragen und Ihre Haftung für Fehler dieser Dienstleister zu begrenzen. Klären Sie außerdem, wer für die rechtzeitige Beantragung von Genehmigungen und die Einhaltung der Genehmigungsauflagen verantwortlich ist, da deren Fehlen die Durchführung einer Veranstaltung unmöglich machen kann.

Legen Sie außerdem fest, wem die Rechte am geistigen Eigentum der von Ihnen erstellten Konzepte, Skripte und Designs gehören und unter welchen Bedingungen der Kunde diese nutzen darf. Fügen Sie gegebenenfalls eine Klausel zur Videoaufzeichnung der Veranstaltung für Ihre eigenen Werbezwecke hinzu. Schließlich gehören klare Zahlungsvereinbarungen in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Eine Anzahlung ist in dieser Branche üblich und schützt Sie vor dem Risiko, Kosten zu tragen, die später nicht erstattet werden.

Die Hinterlegung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Handelskammer oder dem Gericht ist zwar nicht verpflichtend, aber sinnvoll. Sie dient als Nachweis für den Inhalt Ihrer Geschäftsbedingungen zu einem bestimmten Zeitpunkt und ermöglicht es Dritten, diese anzufordern. Die Hinterlegung ersetzt jedoch niemals die Bereitstellung der Geschäftsbedingungen: Sie sind weiterhin verpflichtet, Ihrem Kunden bei jedem Vertrag die Möglichkeit zur Einsichtnahme zu geben. Bei Stammkunden können Sie vereinbaren, dass die Geschäftsbedingungen auch für zukünftige Aufträge gelten.

Standard-AGB aus dem Internet passen selten zu Ihren individuellen Arbeitsmethoden, Stornierungsbedingungen und den Risiken Ihrer Veranstaltungsart. Daher bergen sie im Streitfall das Risiko, zu versagen – gerade dann, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. MKB Juristen erstellt maßgeschneiderte AGB für Ihre Veranstaltung – rechtssicher und branchenspezifisch – mit klaren Stornierungsbedingungen, einer umfassenden Klausel zu höherer Gewalt und einer verantwortungsvollen Haftungsbeschränkung. Dank eines Festpreises wissen Sie genau, was Sie bezahlen, ohne spätere Überraschungen. Kontaktieren Sie uns und sichern Sie sich ab, falls eine Veranstaltung unerwartet anders verläuft.