MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Ein Beispiel für eine Datenschutzerklärung zeigt die Standardbestandteile jeder Datenschutzerklärung: Wer ist der Verantwortliche? Welche Daten werden verarbeitet? Zu welchem Zweck? Auf welcher Rechtsgrundlage? Wie lange werden die Daten gespeichert? An wen werden sie weitergegeben? Welche Rechte hat die betroffene Person? Gemäß Art. 13/14 DSGVO sind diese Angaben verpflichtend. Ein Beispiel dient als Orientierungshilfe, muss aber stets durch die Angaben zu Ihren eigenen Datenverarbeitungsaktivitäten ergänzt werden – eine übernommene, fehlerhafte Erklärung genügt nicht.
Die kurze Antwort
- Kopfzeile: Wer Sie sind und wie man Sie erreichen kann.
- Verarbeitung: welche Daten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage.
- Aufbewahrungsfristen: werden für jeden Datentyp gesondert angegeben.
- Weitergabe an Dritte: Auftragsverarbeiter und Empfänger, Übermittlung außerhalb der EU.
- Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Beschwerde bei der AP.
- Cookies: Bezugnahme auf oder Einbeziehung der Cookie-Richtlinie.
Beispiel einer Datenschutzerklärung: die Standardstruktur
Nahezu jede Datenschutzerklärung folgt demselben Aufbau. Ganz oben wird der Verantwortliche genannt: Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer und eine Kontaktadresse für Datenschutzfragen. Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, muss dieser ebenfalls aufgeführt werden. Anschließend folgen die Verarbeitungstätigkeiten, Aufbewahrungsfristen, die Weitergabe an Dritte und die Rechte der betroffenen Person. Diese Reihenfolge gewährleistet, dass der Text für die betroffene Person verständlich ist, was die DSGVO ausdrücklich vorschreibt.
Beispiel: Beschreiben Sie die Operationen
Kernstück jeder Erklärung ist die Liste der Verarbeitungsvorgänge. Für jeden Verarbeitungsvorgang werden Zweck, Daten und Rechtsgrundlage angegeben. Zum Beispiel:
- Kundenverwaltung – Name, Adresse, E-Mail – zur Bearbeitung und Lieferung Ihrer Bestellung – Grundlage: Vertragserfüllung.
- Rechnungsstellung – Rechnungsdaten – zur Erfüllung der steuerlichen Aufbewahrungspflicht – Grundlage: gesetzliche Verpflichtung.
- Newsletter – E-Mail-Adresse – um Sie auf dem Laufenden zu halten – Rechtsgrundlage: Einwilligung.
- Website-Analyse – IP- und Nutzungsdaten – zur Verbesserung der Website – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse oder Einwilligung.
Dieses Muster wiederholt sich bei jedem Prozess. Es ist der Kern, den man nicht auslassen oder unklar lassen kann.
Beispiel: Aufbewahrungsfristen und Weitergabe an Dritte
Bezüglich der Aufbewahrungsfristen ist ein konkretes Beispiel nur dann hilfreich: Rechnungen sieben Jahre, Bewerbungsdaten vier Wochen nach Ablehnung, Personalakten in der Regel zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bei der Weitergabe an Dritte müssen die Kategorien angegeben werden: „Wir geben Daten an unseren Hosting-Anbieter, unsere Buchhaltungssoftware und unseren Zahlungsdienstleister weiter, die in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig sind.“ Bei der Weitergabe außerhalb der EU müssen die Schutzmaßnahmen dargelegt werden. Vage Formulierungen wie „Wir geben Daten gegebenenfalls an Partner weiter“ sind unzureichend.
Die Rechte der betroffenen Person
Jede Erklärung listet die durch die DSGVO gewährten Rechte auf: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Zusätzlich werden das Recht auf Widerruf der Einwilligung und das Recht auf Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde aufgeführt. Wichtig: Geben Sie an, wie diese Rechte ausgeübt werden können – über welche E-Mail-Adresse – und innerhalb welcher Frist Sie antworten (grundsätzlich ein Monat). Ein Beispiel, das lediglich die Rechte ohne praktischen Support auflistet, ist unvollständig.
Wo das Beispiel endet: andere Dokumente
Eine Beispiel-Datenschutzerklärung ist nicht vollständig. Zwei Dinge gehören nicht hinein, werden aber oft verwechselt. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO) ist ein separater Vertrag mit Ihren Lieferanten und gehört nicht in die Erklärung – dort erwähnen Sie lediglich, dass Sie mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten. Die Cookie-Erklärung beschreibt die Tracking-Technologie auf Ihrer Website detailliert; sie kann ein separater Abschnitt oder eine separate Seite sein, die mit Ihrem Cookie-Banner verlinkt ist. Ein Beispiel verweist höchstens auf diese Cookie-Erklärung, ersetzt sie aber nicht.
Praktisches Beispiel
Eine Physiotherapiepraxis nutzt ein Beispiel als Grundlage, stößt aber an ihre Grenzen: Sie verarbeitet Gesundheitsdaten, eine spezielle Kategorie mit strengeren Anforderungen und einer separaten Rechtsgrundlage (Ausnahme im Gesundheitswesen). Ein Standardbeispiel für einen Onlineshop passt hier nicht. Dies verdeutlicht die Grenzen von Beispielen: Sie sind zwar hilfreich zur Strukturierung, aber unzureichend, sobald die eigene Situation vom Durchschnitt abweicht.
Ehrliche Empfehlung
Ein Beispiel ist ein hervorragender Ausgangspunkt. Für ein Standardunternehmen ohne besondere Kategorien personenbezogener Daten und mit ausschließlich Lieferanten innerhalb der EU reicht ein gutes Beispiel aus – ein Anwalt ist hierfür nicht erforderlich, sofern die Verarbeitungstätigkeiten, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen sorgfältig angegeben werden. Sobald Sie jedoch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, biometrische Daten), Profildaten verarbeiten oder diese außerhalb der EU weitergeben, sollten Sie die Angaben unbedingt prüfen lassen. In diesem Fall ist ein allgemeines Beispiel nicht ausreichend, und eine maßgeschneiderte Bewertung ist die Investition wert.
Lesen Sie mehr: Verfassen einer Datenschutzerklärung, die Kosten und der Ablauf, oder lassen Sie eine Datenschutzerklärung erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Angaben zum Verantwortlichen und dessen Kontaktdaten, zu den Verarbeitungsvorgängen (Daten, Zweck, Rechtsgrundlage), zu den Aufbewahrungsfristen, an wen Daten weitergegeben werden, zu den Rechten der betroffenen Person sowie ein Verweis auf die Cookie-Richtlinie. Diese Angaben sind gemäß Art. 13/14 DSGVO zwingend erforderlich.
Es dient zwar als Rahmen, aber Sie müssen den Text mit Ihren eigenen Verarbeitungstätigkeiten, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen ergänzen. Eine übernommene Formulierung, die nicht Ihrer Praxis entspricht, ist nicht DSGVO-konform und könnte sich bei der Durchsetzung der DSGVO negativ auswirken. Passen Sie das Beispiel daher immer an.
Geben Sie für jede Verarbeitungstätigkeit den Zweck, die verarbeiteten Daten und die Rechtsgrundlage an. Beispiel: Kundenverwaltung – Name, Adresse, E-Mail-Adresse – zur Auftragsabwicklung – Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Wiederholen Sie dieses Muster für jede Verarbeitungstätigkeit präzise und ohne Unklarheiten.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit, das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, und das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einzureichen. Bitte geben Sie auch die Adresse an, unter der diese Rechte ausgeübt werden können, und teilen Sie uns mit, dass Sie uns grundsätzlich innerhalb eines Monats antworten werden.
Die Cookie-Erklärung beschreibt die Tracking-Technologie auf Ihrer Website detailliert und ist oft ein separater Abschnitt oder eine separate Seite, die mit dem Cookie-Banner verlinkt ist. Eine Datenschutzerklärung verweist lediglich darauf, ersetzt aber nicht die Cookie-Erklärung.
Nein. Gesundheitsdaten stellen eine besondere Kategorie mit strengeren Anforderungen und einer separaten Rechtsgrundlage dar. Ein Standardbeispiel für einen Webshop ist hier nicht anwendbar. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten ist eine individuelle Prüfung erforderlich.
So genau wie möglich: Rechnungen sieben Jahre, Bewerbungsdaten vier Wochen nach Ablehnung, Personalakten in der Regel zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ist keine genaue Frist festgelegt, geben Sie das Kriterium an. „Nicht länger als nötig“ allein ist zu vage.
