MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Om AVG-proof te zijn heeft vrijwel elke organisatie een aantal documenten nodig: een verwerkersovereenkomst, een privacy- en cookieverklaring, een privacyreglement, een datalekprotocol en een toestemmingsformulier voor beeldmateriaal. Die documenten tonen aan dat u de vereiste maatregelen heeft getroffen — en voorkomen boetes, reputatieschade en schadeclaims. Hieronder leest u welke vijf documenten u op orde moet hebben.
Waarom AVG-documentatie?
De AVG eist dat u zorgvuldig en transparant omgaat met persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Naleving voorkomt niet alleen boetes, maar ook reputatieschade en schadeclaims. Een belangrijk onderdeel is het opstellen van documenten die aantonen dat u de vereiste maatregelen heeft genomen.
1. Verwerkersovereenkomst
De verwerkersovereenkomst is een contract tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker. Die zorgt dat de verwerker de gegevens alleen voor het afgesproken doel gebruikt en adequaat beveiligt. Onmisbaar als u verwerkingen uitbesteedt, bijvoorbeeld cloudopslag of payroll. De overeenkomst beschrijft onder meer het doel, de duur, de aard en soort gegevens en de rechten en plichten van beide partijen.
2. Privacy- en cookieverklaring
Vrijwel elke organisatie met een website moet een privacy- en cookieverklaring hebben. Die legt uit welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom, en hoe cookies worden gebruikt, plus hoe bezoekers hun gegevens kunnen inzien, wijzigen of verwijderen. Niet alleen webshops zijn hiertoe verplicht.
3. Privacyreglement
Een privacyreglement geeft klanten en medewerkers duidelijkheid over welke persoonsgegevens u verzamelt, waarom en met wie u die deelt. Het legt ook de AVG-rechten van betrokkenen uit, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering. Vereist voor elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt.
4. Datalekprotocol
Het datalekprotocol beschrijft de stappen die u zet zodra een datalek wordt ontdekt, inclusief de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en — indien nodig — bij de betrokkenen. Cruciaal voor elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt.
5. Toestemming gebruik beeldmateriaal medewerkers
Met een toestemmingsformulier krijgt u toestemming om foto’s en video’s van medewerkers te gebruiken voor communicatie, bijvoorbeeld op uw website, in brochures of op sociale media.
Veelgestelde vragen
Welke AVG-documenten heeft mijn organisatie minimaal nodig?
Doorgaans een privacy- en cookieverklaring, een privacyreglement en een datalekprotocol, plus een verwerkersovereenkomst als u verwerkingen uitbesteedt. Vaak ook een verwerkingsregister.
Heb ik alleen een privacyverklaring nodig als ik een webshop heb?
Nee. Vrijwel elke organisatie met een website die persoonsgegevens verwerkt, heeft een privacy- en cookieverklaring nodig.
Wanneer heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?
Als u verwerkingen uitbesteedt aan een partij die in uw opdracht persoonsgegevens verwerkt, zoals een cloud- of payrollleverancier.
Mag ik foto’s van medewerkers op de website zetten?
Alleen met geldige toestemming. Leg die vast in een toestemmingsformulier voor het gebruik van beeldmateriaal.
Laat uw organisatie AVG-proof maken
Wij stellen deze en andere documenten op, zoals een AVG-verwerkingsregister, en zorgen dat ze duidelijk én correct zijn. Tijdens een AVG-screening brengen we al uw behoeften in kaart.
Bekijk ons AVG-pakket of plan een vrijblijvend intakegesprek in.
