MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Foto’s van medewerkers op je website plaatsen mag, maar niet zomaar. Een herkenbare foto is een persoonsgegeven, dus je hebt een geldige grondslag nodig. In de praktijk is dat vrijwel altijd vrije, geïnformeerde en uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker. Die toestemming leg je los van de arbeidsovereenkomst vast, je legt uit waar en waarvoor de foto wordt gebruikt, en de medewerker mag zijn toestemming op elk moment intrekken. Regel je dit niet goed, dan loop je een privacyrisico en kan een werknemer verwijdering van de foto eisen.
Mag je een foto van een medewerker op de website zetten?
Klanten willen weten met wie ze zakendoen. Een gezicht bij een naam maakt je bedrijf persoonlijker en toegankelijker, en daarom zetten veel ondernemers foto’s van hun team op de website. Begrijpelijk, maar zo vrijblijvend als het lijkt is het niet.
Een herkenbare foto van een persoon is namelijk een persoonsgegeven. Het publiceren ervan is een verwerking van persoonsgegevens, en daarmee gelden de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Je moet dus een geldige grondslag hebben om de foto te mogen plaatsen. Voor medewerkersfoto’s op een publieke website is die grondslag in de regel toestemming van de medewerker zelf.
Daarnaast speelt het portretrecht mee. Een afgebeelde persoon heeft een eigen belang bij zijn portret. Toestemming voor de AVG-verwerking en zorgvuldigheid rond het portretrecht gaan in de praktijk hand in hand: je vraagt de medewerker netjes om akkoord en je gebruikt de foto alleen waarvoor dat akkoord geldt.
Welke toestemming heb je nodig?
Toestemming onder de AVG is geen formaliteit. Wil de toestemming geldig zijn, dan moet die aan een aantal eisen voldoen.
Uitdrukkelijk en specifiek
De toestemming moet uitdrukkelijk en specifiek zijn. Een algemene zin als “akkoord met beeldgebruik” volstaat niet. Je geeft concreet aan waar je de foto gebruikt en met welk doel. Er is een verschil tussen een foto die alleen op het besloten intranet staat en een foto die je publiek op je website gebruikt, op LinkedIn of in een advertentie. Voor elk gebruik geldt dat de medewerker daar bewust mee heeft ingestemd.
Geïnformeerd
De medewerker moet weten waar hij ja tegen zegt. Informeer daarom duidelijk: waarvoor gebruik je de foto, waar publiceer je die, wie kan de foto zien, en hoe lang blijft de foto online. Pas als de medewerker dit weet, kan hij een echte keuze maken.
Vrij gegeven
Dit is het lastigste punt op de werkvloer. Toestemming moet vrij zijn: ze mag niet onder druk of dwang tot stand komen. Juist in een arbeidsrelatie is dat een aandachtspunt, omdat er een gezagsverhouding bestaat tussen werkgever en werknemer. De toezichthouder kijkt er kritisch naar of een werknemer in zo’n situatie echt vrij “nee” durft te zeggen. Maak daarom expliciet duidelijk dat weigeren is toegestaan en geen nadelige gevolgen heeft.
Hoe vrij is “vrije” toestemming binnen een arbeidsrelatie?
De kern van het probleem: door de gezagsverhouding kan een medewerker zich verplicht voelen om toestemming te geven, ook al wil hij dat eigenlijk niet. De Europese privacyregels benadrukken juist daarom dat toestemming alleen geldig is als ze daadwerkelijk vrijwillig is.
Voor jou als werkgever betekent dit dat je actief moet wegnemen dat een “ja” eigenlijk uit sociale druk voortkomt. Een paar praktische ankerpunten:
- Geen nadelige gevolgen koppelen aan een weigering. Wie geen foto wil, mag dat zonder uitleg weigeren en mag daar niets van merken in zijn werk of beoordeling. Leg dit ook schriftelijk vast.
- Toestemming procedureel loskoppelen van andere documenten, zoals de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement. Toestemming die “verstopt” zit in een contract dat je sowieso moet tekenen, is doorgaans niet vrij gegeven.
- Geen sociale druk uitoefenen. Vraag het neutraal, niet plenair waar collega’s meekijken. Sommige werkgevers laten een leidinggevende bewust de keuze houden om zelf wél of niet op de foto te gaan, zodat zichtbaar is dat weigeren echt mag.
Wil je dit voor je hele organisatie zorgvuldig inrichten, dan helpt onze expertise op het gebied van privacy en gegevensbescherming je verder.
Stappenplan: foto’s van medewerkers AVG-proof publiceren
Wil je het in één keer goed doen? Houd dan deze volgorde aan:
- Bepaal per kanaal het gebruik. Breng in kaart waar de foto komt: website, LinkedIn, drukwerk of intranet.
- Informeer de medewerker. Vertel doel, kanalen, zichtbaarheid en bewaartermijn voordat je toestemming vraagt.
- Vraag schriftelijke, individuele toestemming. Gebruik een apart formulier, los van de arbeidsovereenkomst.
- Maak weigeren risicoloos. Leg vast dat een “nee” geen gevolgen heeft.
- Houd een overzicht bij. Noteer welke foto’s waar staan, zodat je een intrekking snel kunt uitvoeren.
- Beveilig en bewaar gericht. Bewaar originelen veilig en verwijder beelden wanneer de grondslag vervalt.
Toestemming intrekken: wat moet je dan doen?
Een medewerker mag zijn toestemming op elk moment intrekken, zonder reden. Vanaf dat moment heb je geen geldige grondslag meer en moet je de foto verwijderen. Houd er rekening mee dat intrekken niet alleen je eigen website raakt:
- Verwijder de foto van de website en uit eventuele caches.
- Denk ook aan kopieën: nieuwsbrieven, sociale media, brochures en presentaties.
- Vraag waar nodig externe partijen (zoals een webbouwer of marketingbureau) om verwijdering.
Zorg dat je intern weet welke foto’s waar staan, zodat je een intrekkingsverzoek snel en volledig kunt uitvoeren. Dat voorkomt dat een foto na een vertrek of weigering tóch ergens blijft staan.
Beveiliging en bewaartermijn van medewerkersfoto’s
Omdat een foto een persoonsgegeven is, gelden ook de overige AVG-verplichtingen. Je moet de gegevens passend beveiligen en niet langer bewaren dan nodig.
Praktisch betekent dat onder meer: bewaar originele bestanden op een beveiligde omgeving, verwijder foto’s van medewerkers die uit dienst zijn (of vraag bij vertrek of ze online mogen blijven), en denk na over hoe makkelijk je je foto’s online kopieerbaar maakt. Technische maatregelen tegen kopiëren zijn met een schermafdruk eenvoudig te omzeilen, maar tonen wel aan dat je zorgvuldig met de beelden omgaat. Belangrijker is dat je werkproces klopt: heldere toestemming, een actueel overzicht en een snelle route om beelden te verwijderen.
Waarom een individueel toestemmingsformulier nodig is
Vroeger regelden veel ondernemingen het beeldgebruik in één zin in de arbeidsovereenkomst. Onder de AVG volstaat dat in de regel niet meer, omdat toestemming dan niet specifiek en niet vrij genoeg is. Een apart, individueel toestemmingsformulier is daarom de veiligste route.
Een goed formulier:
- Benoemt concreet wélke beelden het betreft en voor welke kanalen (website, intranet, sociale media, drukwerk).
- Maakt duidelijk dat toestemming vrijwillig is en zonder gevolgen geweigerd mag worden.
- Wijst op het recht om de toestemming in te trekken, en hoe.
- Staat los van de arbeidsovereenkomst en andere verplichte documenten.
- Is actueel: bij nieuwe kanalen of een ander gebruik vraag je opnieuw akkoord.
Juist die combinatie van specifiek, vrij en intrekbaar maakt het opstellen lastiger dan het lijkt. Een formulier dat juridisch niet klopt, geeft schijnzekerheid: je denkt het geregeld te hebben, maar de toestemming is ongeldig.
Veelgestelde vragen over foto’s van medewerkers op de website
Mag ik zonder toestemming een foto van een medewerker op de website zetten?
In de regel niet. Voor het publiceren van een herkenbare medewerkersfoto op een openbare website heb je doorgaans toestemming nodig. Zonder geldige grondslag is de publicatie in strijd met de AVG en kan de medewerker verwijdering eisen.
Is een afspraak in de arbeidsovereenkomst voldoende?
Meestal niet. Toestemming die in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, is vaak niet specifiek en niet vrij genoeg, omdat de werknemer dat contract sowieso moet tekenen. Een apart toestemmingsformulier verdient daarom de voorkeur.
Wat als een medewerker zijn toestemming intrekt?
Dan vervalt je grondslag en moet je de foto verwijderen, ook op andere kanalen zoals sociale media en in drukwerk. Intrekken mag op elk moment en zonder opgave van reden.
Moet ik een medewerker betalen voor het gebruik van zijn foto?
De AVG verplicht dat niet. Een vergoeding kan wel onderdeel zijn van afspraken, maar betaling maakt ontbrekende of ongeldige toestemming niet alsnog rechtsgeldig.
Geldt dit ook voor foto’s op intranet of in een besloten omgeving?
Ook intern gebruik vraagt om een grondslag, maar de afweging kan anders uitvallen dan bij een openbare website. Het is verstandig om per gebruik (intern versus publiek) apart toestemming te vragen en dat duidelijk vast te leggen.
Mag ik een oude teamfoto laten staan nadat iemand uit dienst is?
Niet automatisch. Bij vertrek vervalt de aanleiding voor publicatie meestal. Verwijder de foto of maak vooraf een duidelijke afspraak over wat er na uitdiensttreding met het beeld gebeurt.
Wat zijn de risico’s als ik dit niet goed regel?
Zonder geldige toestemming kan een medewerker bezwaar maken, verwijdering eisen en in het uiterste geval een klacht indienen bij de toezichthouder. Naast het juridische risico is er een vertrouwensrisico: medewerkers die zich overvallen voelen, werken minder graag mee aan beeldmateriaal.
Hulp nodig bij toestemming en privacy?
Foto’s van je team op de website zijn waardevol voor je marketing, mits je de toestemming juridisch waterdicht regelt. Onze juristen stellen een toestemmingsformulier op maat van jouw organisatie op en denken mee over je bredere privacybeleid.
- Meer over privacy en de AVG: privacy en gegevensbescherming.
- Vragen over arbeidsrechtelijke afspraken met je medewerkers: arbeidsrecht.
- Een formulier of contract laten opstellen of nakijken: rechtshulp van MKB Juristen.
Wil je het meteen goed regelen? Plan een vrijblijvende intake in en we leggen je precies uit wat er voor jouw situatie nodig is.
