Kuruluşunuzu GDPR uyumlu hale getirmek için 5 belge

GDPR uyumlu olmak için neredeyse her kuruluşun bir dizi belgeye ihtiyacı vardır: veri işleme sözleşmesi, gizlilik ve çerez bildirimi, gizlilik düzenlemeleri, veri ihlali protokolü ve görsel içerik için onay formu. Bu belgeler, gerekli önlemleri aldığınızı gösterir ve para cezalarını, itibar kaybını ve tazminat taleplerini önler. Aşağıda, sahip olmanız gereken beş belgeyi okuyabilirsiniz.

GDPR dokümantasyonu neden önemli?

GDPR, müşterilerinizin ve çalışanlarınızın kişisel verilerini dikkatli ve şeffaf bir şekilde işlemenizi gerektirir. Uyumluluk, yalnızca para cezalarını değil, aynı zamanda itibar kaybını ve tazminat taleplerini de önler. Bunun önemli bir parçası da, gerekli önlemleri aldığınızı gösteren belgeler hazırlamaktır.

1. Veri İşleme Sözleşmesi

Veri işleme sözleşmesi, veri sorumlusu ile veri işleyicisi arasında yapılan bir sözleşmedir. Veri işleyicisinin verileri yalnızca kararlaştırılan amaç için kullanmasını ve yeterli şekilde güvence altına almasını sağlar. Bulut depolama veya bordro gibi dış kaynaklı işlemelerde vazgeçilmezdir. Sözleşme, diğer hususların yanı sıra, verinin amacını, süresini, niteliğini ve türünü ve her iki tarafın hak ve yükümlülüklerini açıklar.

2. Gizlilik ve çerez bildirimi

İnternet sitesi olan hemen hemen her kuruluşun bir gizlilik ve çerez bildirimi bulundurması gerekir. Bu bildirimde hangi kişisel verilerin toplandığı, neden ve nasıl toplandığı, çerezlerin nasıl kullanıldığı ve ziyaretçilerin verilerini nasıl görüntüleyebilecekleri, değiştirebilecekleri veya silebilecekleri açıklanır. Bu zorunluluk sadece çevrimiçi mağazalar için geçerli değildir

3. Gizlilik Politikası

Gizlilik politikası, müşterilerinize ve çalışanlarınıza hangi kişisel verileri topladığınız, neden topladığınız ve kimlerle paylaştığınız konusunda netlik sağlar. Ayrıca, veri sahiplerinin erişim, düzeltme ve silme hakkı gibi GDPR haklarını da açıklar. Kişisel verileri işleyen her kuruluş için zorunludur.

4. Veri İhlali Protokolü

Veri ihlali protokolü , Hollanda Veri Koruma Kurumu'na ve gerekirse veri sahiplerine bildirimde bulunmak da dahil olmak üzere, bir veri ihlalinin tespit edilmesinden hemen sonra atılacak adımları açıklamaktadır . Kişisel verileri işleyen her kuruluş için hayati öneme sahiptir

5. Çalışanlara ait görsel materyallerin kullanımına izin verilmesi

Onay formu ile, çalışanlarınızın fotoğraflarını ve videolarını iletişim amaçlı olarak, örneğin web sitenizde, broşürlerinizde veya sosyal medyada kullanma izni alırsınız

Sıkça Sorulan Sorular

Kuruluşumun asgari olarak hangi GDPR belgelerine ihtiyacı var?

Genellikle bir gizlilik ve çerez bildirimi, gizlilik düzenlemeleri ve veri ihlali protokolü, ayrıca veri işleme işlemini dış kaynaklara yaptırıyorsanız bir veri işleme sözleşmesi içerir. Çoğu zaman bir işleme kayıt defteri de bulunur.

Sadece çevrimiçi mağazam varsa mı gizlilik bildirimi gerekli?

Hayır. Kişisel verileri işleyen bir web sitesine sahip hemen hemen her kuruluşun gizlilik ve çerez politikası bildirimi yapması gerekir.

Ne zaman veri işleme sözleşmesine ihtiyacım var?

Kişisel verilerinizi sizin adınıza işleyen bir tarafa, örneğin bir bulut veya bordro sağlayıcısına, işlem yapma yetkisini dış kaynak olarak verirseniz.

Çalışanlarımın fotoğraflarını internet sitesine koyabilir miyim?

Yalnızca geçerli izinle. Görsel materyalin kullanımı için bir onay formu doldurularak bu husus kaydedilmelidir.

Kuruluşunuzu GDPR uyumlu hale getirdiniz mi?

GDPR işleme kayıt defteri gibi bu ve diğer belgeleri hazırlıyor ve bunların açık ve doğru olmasını sağlıyoruz. GDPR taraması sırasında tüm ihtiyaçlarınızı belirliyoruz.

GDPR paketimize göz atın veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen bir danışmanlık görüşmesi planlayın .