Çalışanların fotoğraflarını internet sitesine yüklemek: Herhangi bir ek işlem yapmadan buna izin veriliyor mu?

Çalışanlarınızın fotoğraflarını web sitenize koymanıza izin verilir, ancak gerekçelendirme olmadan olmaz. Tanınabilir bir fotoğraf kişisel veri olduğundan, geçerli bir yasal dayanağa ihtiyacınız vardır. Uygulamada bu, neredeyse her zaman özgür, bilgilendirilmiş ve açık rızasıdır . Bu rızayı iş sözleşmesinden ayrı olarak kaydedersiniz, fotoğrafın nerede ve hangi amaçla kullanılacağını açıklarsınız ve çalışan istediği zaman rızasını geri çekebilir. Bunu düzgün bir şekilde düzenlemezseniz, gizlilik riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve bir çalışan fotoğrafın kaldırılmasını talep edebilir.

Çalışanların fotoğrafını internet sitesine koymanıza izin veriliyor mu?

Müşteriler kiminle iş yaptıklarını bilmek isterler. Bir isme bir yüz eklemek, şirketinizi daha kişisel ve erişilebilir kılar; bu nedenle birçok girişimci, web sitelerine ekiplerinin fotoğraflarını koyar. Anlaşılabilir bir durum, ancak göründüğü kadar sıradan değil.

Bir kişinin tanınabilir fotoğrafı kişisel veridir . Bu fotoğrafın yayınlanması kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelir ve bu nedenle Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kuralları geçerlidir. Dolayısıyla, fotoğrafı yayınlayabilmek için geçerli bir yasal dayanağınız olmalıdır. Kamuya açık bir web sitesindeki çalışan fotoğrafları için bu dayanak genellikle çalışanın kendi rızasıdır

Ayrıca, portre hakları da rol oynar. Portresi yapılan kişinin kendi portresiyle ilgili kişisel bir çıkarı vardır. Uygulamada, GDPR işleme için onay ve portre haklarına ilişkin özen el ele gider: çalışandan kibarca onay alırsınız ve fotoğrafı yalnızca bu onayın geçerli olduğu amaç için kullanırsınız.

Hangi izne ihtiyacınız var?

GDPR kapsamındaki onay bir formalite değildir. Onayın geçerli olabilmesi için bir dizi şartı karşılaması gerekir.

Açık ve spesifik

Onay açık ve spesifik . "Görüntü kullanımına onay veriyorum" gibi genel bir ifade yeterli değildir. Fotoğrafı nerede ve hangi amaçla kullandığınızı somut olarak belirtmelisiniz. Sadece özel intranet ile web sitenizde, LinkedIn'de veya bir reklamda herkese açık olarak kullandığınız bir fotoğraf. Herhangi bir kullanım için, çalışanın bilinçli olarak onay vermiş olması gerekir.

Bilgilendirilmiş

Çalışanın neye onay verdiğini bilmesi. Bu nedenle, fotoğrafın ne için kullanılacağı, nerede yayınlanacağı, fotoğrafı kimlerin görebileceği ve fotoğrafın ne kadar süreyle çevrimiçi kalacağı konusunda net bilgiler verin. Çalışan ancak bunları bildiğinde gerçek bir seçim yapabilir.

Piyasaya sürülmüş

Bu, iş yerindeki en zor noktadır. Rıza özgürce verilmelidir: baskı veya zorlama altında alınmamalıdır. Bu, özellikle iş ilişkilerinde dikkat edilmesi gereken bir noktadır, çünkü işveren ve çalışan arasında hiyerarşik bir ilişki vardır. Amir, çalışanın böyle bir durumda gerçekten özgürce "hayır" demeye cesaret edip etmediğini inceler. Bu nedenle, reddetmenin mümkün olduğunu ve olumsuz bir sonuç doğurmayacağını açıkça belirtin.

İş ilişkisi bağlamında "özgür rıza" ne kadar özgürdür?

Sorunun özü şu: Güç dengesizliği nedeniyle, bir çalışan aslında istemese bile onay vermeye mecbur hissedebilir. İşte tam da bu nedenle, Avrupa gizlilik kuralları, onayın ancak gerçekten gönüllü olması durumunda geçerli olduğunu vurgulamaktadır.

İşveren olarak sizin için bu, "evet" cevabının aslında sosyal baskıdan kaynaklanma olasılığını aktif olarak ortadan kaldırmanız gerektiği anlamına gelir. İşte birkaç pratik referans noktası:

• Reddetmenin olumsuz bir sonuç doğurmasını beklemeyin. Fotoğraf çektirmek istemeyen herkes açıklama yapmadan reddedebilir ve bu durum çalışmalarında veya değerlendirmelerinde dikkate alınmamalıdır. Bunu yazılı olarak da belgeleyin.
• Onay sürecini , iş sözleşmesi veya personel yönetmelikleri gibi diğer belgelerden ayrı tutun . Zaten imzalamak zorunda olduğunuz bir sözleşmede "gizlenmiş" olan onay, genellikle özgürce verilmiş sayılmaz.
• Sosyal baskı uygulamayın. Soruyu tarafsız bir şekilde, meslektaşlarınızın izlediği genel bir toplantıda değil, sorun. Bazı işverenler, yöneticinin fotoğrafta yer alıp almamayı seçme hakkını bilerek tanır, böylece reddetmenin gerçekten mümkün olduğu açıkça belli olur.

Bu sistemi tüm kuruluşunuz için dikkatlice kurmak istiyorsanız, gizlilik ve veri koruma size yardımcı olabilir.

Adım adım plan: GDPR'ye uygun olarak çalışan fotoğraflarının yayınlanması

İlk seferde doğru yapmak mı istiyorsunuz? O halde şu sırayı izleyin:

1. Her kanal için kullanım alanlarını belirleyin. Fotoğrafın nerede görüneceğini planlayın: web sitesi, LinkedIn, basılı yayınlar veya intranet.
2. Çalışanı bilgilendirin. Onay istemeden önce amacını, kanallarını, görünürlüğünü ve saklama süresini belirtin.
3. Yazılı, bireysel onay isteyin. İş sözleşmesinden bağımsız, ayrı bir form kullanın.
4. Reddetmeyi risksiz hale getirin. "Hayır" demenin hiçbir sonucu olmayacağını şart koşun.
5. Genel bir bakış açısı edinin. Hangi fotoğrafların nerede bulunduğunu not edin, böylece hızlı bir şekilde çekim yapabilirsiniz.
6. Güvenli bir şekilde saklayın ve özellikle muhafaza edin. Orijinalleri güvenli bir şekilde saklayın ve yasal dayanak sona erdiğinde görselleri silin.

Onayınızı geri çekerseniz ne yapmalısınız?

Bir çalışan, herhangi bir gerekçe göstermeden, dilediği zaman onayını geri çekebilir . Bu andan itibaren, geçerli bir yasal dayanağınız kalmaz ve fotoğrafı kaldırmanız gerekir. Unutmayın ki, geri çekme işlemi sadece kendi web sitenizi değil, daha birçok şeyi etkiler:

• Fotoğrafı web sitesinden ve önbelleklerden kaldırın.
• Ayrıca, haber bültenleri, sosyal medya paylaşımları, broşürler ve sunumlar gibi materyallerin kopyalarını da göz önünde bulundurun.
• Gerekli durumlarda, kaldırma işlemi için harici taraflardan (örneğin bir web geliştirici veya pazarlama ajansından) yardım isteyin.

Fotoğrafların her birinin nerede bulunduğunu şirket içinde bildiğinizden emin olun, böylece iptal taleplerini hızlı ve eksiksiz bir şekilde işleyebilirsiniz. Bu, bir fotoğrafın ayrılma veya ret işleminden sonra bir yerde kalmasını önler.

Çalışan fotoğraflarının güvenliği ve saklama süresi

Fotoğraf kişisel veri olduğundan, GDPR'nin diğer yükümlülükleri de geçerlidir. yeterince güvence altına ve gerekenden daha uzun süre saklamamalısınız.

Pratik anlamda bu, diğer şeylerin yanı sıra şunları içerir: orijinal dosyaları güvenli bir ortamda saklayın, şirketten ayrılan çalışanların fotoğraflarını silin (veya ayrılırken çevrimiçi kalmalarına izin verilip verilmeyeceğini sorun) ve fotoğraflarınızın çevrimiçi olarak ne kadar kolay kopyalanabilir olduğunu göz önünde bulundurun. Teknik kopyalama önleme önlemleri bir ekran görüntüsüyle kolayca atlatılabilir, ancak bu, görüntüleri dikkatli bir şekilde ele aldığınızı gösterir. Daha da önemlisi, iş akışınız sağlam olmalıdır: açık onay, güncel bir genel bakış ve görüntüleri kaldırmak için hızlı bir yol.

Bireysel onay formunun neden gerekli olduğu

Geçmişte birçok şirket, iş sözleşmesinde görsellerin kullanımını tek bir cümleyle düzenlerdi. GDPR kapsamında bu artık genellikle yeterli değildir, çünkü bu durumda onay yeterince spesifik ve özgür değildir. , ayrı ve bireysel bir onay formu en güvenli yoldur.

İyi bir form:

1. Hangi görsellerin hangi kanallarda (web sitesi, intranet, sosyal medya, basılı yayın) kullanılacağını açıkça belirtir
2. Onay vermenin gönüllülük esasına dayandığını ve herhangi bir sonuç doğurmadan reddedilebileceğini açıkça belirtir
3. Onaydan vazgeçmeve bunun nasıl yapılacağını açıklıyor.
4. İş sözleşmesinden ve diğer zorunlu belgelerden ayrıdır .
5. Mevcut lütfentekrar onay isteyin.

İşte tam da bu "belirli, gönüllü ve geri alınabilir" unsurlarının birleşimi, taslağı hazırlamayı göründüğünden daha zor hale getiriyor. Yasal olarak geçerli olmayan bir form, yanlış bir güvenlik hissi verir: Her şeyin yolunda olduğunu düşünürsünüz, ancak onay geçersizdir.

Web sitesindeki çalışan fotoğraflarıyla ilgili sıkça sorulan sorular

Çalışanımın fotoğrafını izinsiz olarak internet sitesine koymama izin veriliyor mu?

Genel kural olarak hayır. Tanınabilir bir çalışan fotoğrafını halka açık bir web sitesinde yayınlamak için genellikle izin almanız gerekir. Geçerli bir yasal dayanak olmadan, yayın GDPR'ı ihlal eder ve çalışan fotoğrafın kaldırılmasını talep edebilir.

İş sözleşmesindeki bir anlaşma yeterli midir?

Genellikle hayır. İş sözleşmesine dahil edilen onay genellikle yeterince açık ve esnek değildir, çünkü çalışan bu sözleşmeyi her halükarda imzalamak zorundadır. Bu nedenle ayrı bir onay formu tercih edilir.

Peki ya bir çalışan onayını geri çekerse?

Bu durumda, yasal dayanağınız ortadan kalkar ve fotoğrafı sosyal medya ve basılı yayınlar da dahil olmak üzere diğer kanallardan kaldırmanız gerekir. Onayınızı istediğiniz zaman ve herhangi bir gerekçe göstermeden geri çekebilirsiniz.

Fotoğrafını kullanmak için bir çalışana ödeme yapmam gerekiyor mu?

GDPR bunu zorunlu kılmamaktadır. Tazminat, anlaşmaların bir parçası olabilir, ancak ödeme, eksik veya geçersiz rızayı yasal olarak geçerli kılmaz.

Bu durum intranet üzerindeki veya özel bir alandaki fotoğraflar için de geçerli mi?

Kurum içi kullanım da yasal bir dayanağa ihtiyaç duyar, ancak değerlendirme kamuya açık bir web sitesine kıyasla farklılık gösterebilir. Her kullanım türü için (kurum içi ve kamuya açık) ayrı ayrı izin talep edilmesi ve bunun açıkça belgelenmesi tavsiye edilir.

Birisi takımdan ayrıldıktan sonra eski takım fotoğrafını saklamama izin verilir mi?

Otomatik olarak değil. Ayrılışın ardından, yayınlanma nedeni genellikle ortadan kalkar. Fotoğrafı kaldırın veya şirketten ayrıldıktan sonra fotoğrafın ne olacağına dair önceden net bir anlaşma yapın.

Bunu düzgün bir şekilde ayarlamazsam ne gibi riskler ortaya çıkar?

Geçerli bir onay olmadan, bir çalışan itiraz edebilir, kaldırılmasını talep edebilir ve aşırı durumlarda denetleyici makama şikayette bulunabilir. Yasal riskin yanı sıra, bir güven riski de vardır: Tuzağa düşürüldüğünü hisseden çalışanlar, görsel materyallerle işbirliği yapmaya daha az isteklidir.

Rıza ve gizlilik konusunda yardıma mı ihtiyacınız var?

Ekibinizin fotoğraflarının web sitenizde yer alması, yasal olarak sağlam bir şekilde onay alınması koşuluyla pazarlamanız için değerlidir. Hukuk uzmanlarımız, kuruluşunuza özel bir onay formu hazırlar ve daha geniş gizlilik politikanız hakkında düşünmenize yardımcı olur.

• Gizlilik ve GDPR hakkında daha fazla bilgi: gizlilik ve veri koruma.
• Çalışanlarınızla olan iş sözleşmeleri hakkında sorular: iş hukuku.
• Bir formun veya sözleşmenin hazırlanması veya incelenmesi: MKB Juristen'den hukuki yardım.

Hemen doğru sonuca ulaşmak mı istiyorsunuz? Herhangi bir yükümlülük altına girmeden bir ön görüşme planlayın ve durumunuz için tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunu açıklayalım.