Algemene voorwaarden opstellen: stappenplan + checklist

Algemene voorwaarden opstellen komt neer op vier dingen: je bepaalt waarop ze gelden, je schrijft de juiste afspraken op (betaling, levering, aansprakelijkheid), je zorgt dat ze juridisch kloppen, en je geeft ze op tijd aan je klant. Dat laatste klinkt als een formaliteit, maar het is precies de stap waarop de meeste ondernemers onderuitgaan — zoals een forens die zijn trein mist omdat hij nog even de verkeerde fiets op slot zet.

Neem Piet, stukadoor met een eenmanszaak. Prima vakman, strakke muren, maar zijn algemene voorwaarden had hij ooit van een halfvergeten website geplukt en daarna nooit meer aangeraakt. Toen een klant na de klus weigerde te betalen, stond Piet juridisch met lege handen. In deze gids lopen we langs alles wat Piet had moeten weten: wat algemene voorwaarden zijn, wat erin hoort, hoe je ze opstelt, wat het kost en wanneer je ze beter laat doen. Zonder jargon, want de juridische wereld is al saai genoeg.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn de standaardafspraken die je op al je opdrachten van toepassing verklaart — de befaamde kleine lettertjes waar iedereen in één soepele duimbeweging doorheen scrolt om op “Akkoord” te klikken. Het zijn jouw spelregels: je betaaltermijn, je aansprakelijkheid, je levertijden en wat er gebeurt als een klant op het laatste moment afbelt. De wet noemt het bedingen die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten te gebruiken (artikel 6:231 BW).

Eén ding hoort er nadrukkelijk niet bij: het kernbeding. Dat is de kern van de deal — de prijs en wat je precies levert. Die afspraak staat in je offerte zelf, niet tussen de kleine lettertjes. En “leveringsvoorwaarden” of “betalingsvoorwaarden”? Dat zijn gewoon deftige woorden voor onderdelen van diezelfde algemene voorwaarden. Eén document, meerdere namen.

De spelregels staan netjes opgesomd in afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek. Belangrijk: algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Je mag prima zonder ondernemen. Maar dan val je terug op de wet, en die heeft jouw belangen nu eenmaal niet als eerste op het lijstje staan.

Waarom zou je algemene voorwaarden opstellen?

Omdat ze het risico verschuiven van jou naar de afspraak. Zonder eigen voorwaarden geldt het wettelijke vangnet: een betaaltermijn van 30 dagen, volledige aansprakelijkheid voor schade en weinig grip op annuleringen. Dat is precies waar Piet tegenaan liep — zijn factuur bleef onbetaald en hij had niets afgesproken over rente of incassokosten, dus hij kon alleen maar beleefd blijven mailen en hopen.

Goede algemene voorwaarden zetten daar jouw spelregels tegenover. Concreet leveren ze dit op:

• Snellere betaling. Je legt een betaaltermijn, rente en incassokosten vast, zodat je bij wanbetalers meteen iets in handen hebt — meer dan een vriendelijke herinnering met een uitroepteken.
• Begrensde aansprakelijkheid. Je beperkt je schadeplicht tot bijvoorbeeld het factuurbedrag, in plaats van een open einde waar je ’s nachts wakker van ligt.
• Duidelijkheid vooraf. Klanten weten waar ze aan toe zijn bij annulering, klachten en overmacht. Dat scheelt een hoop heen-en-weer achteraf.
• Een sterkere positie bij ruzie. Staat het zwart-op-wit en zijn de voorwaarden netjes overhandigd, dan sta je gewoon steviger als het misgaat.

Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?

Er is geen wettelijk verplicht boodschappenlijstje, maar een complete set bevat in de praktijk deze onderdelen. Loop ze langs als checklist — net zo serieus als de boodschappenlijst, en met minder kans dat je toch weer met kaas thuiskomt:

• Bedrijfsgegevens — naam, KvK-nummer, btw-nummer en contactgegevens.
• Toepasselijkheid — op welke overeenkomsten je voorwaarden gelden, en dat ze voorrang hebben boven die van je klant.
• Offertes en aanbod — hoe lang een offerte geldig is en dat aanbiedingen vrijblijvend zijn.
• Prijzen — inclusief of exclusief btw, en of je mag bijstellen.
• Betaling — de betaaltermijn, en wat er gebeurt bij te laat betalen (rente en incassokosten). Lees ook wat je mag rekenen aan wettelijke handelsrente bij onbetaalde facturen.
• Levering en uitvoering — termijnen, en of die hard zijn of richtinggevend.
• Annulering en opzegging — onder welke voorwaarden en tegen welke kosten.
• Aansprakelijkheid — de beperking van je schadeplicht. Vaak het belangrijkste beding, en het beding dat het vaakst sneuvelt als het slordig is opgeschreven.
• Overmacht — wat er gebeurt als je door omstandigheden niet kunt leveren.
• Intellectueel eigendom — bij wie de rechten op je werk liggen.
• Klachten en garantie — binnen welke termijn klachten gemeld moeten worden.
• Toepasselijk recht en geschillen — Nederlands recht en welke rechter erover gaat.

Verkoop je aan consumenten, dan komt er verplichte informatie bij, zoals het herroepingsrecht. Daarover verderop meer.

Algemene voorwaarden opstellen in 7 stappen

Wil je weten hoe je algemene voorwaarden opstelt zonder een stap over te slaan? Houd deze volgorde aan.

1. Bepaal je doelgroep. Verkoop je aan bedrijven (B2B), consumenten (B2C) of allebei? Voor consumenten gelden strengere regels, dus dit bepaalt de rest.
2. Breng je risico’s in kaart. Waar gaat het in jouw vak meestal mis? Late betaling, eindeloos uitdijende opdrachten, schade? Daar moeten je belangrijkste clausules over gaan.
3. Kies een fatsoenlijke basis. Begin met een model van je branchevereniging of een set die bij jouw werk past — niet de eerste de beste tekst die je tegenkomt op een website van twijfelachtige komaf (zie: Piet).
4. Schrijf de clausules op maat. Pas elke bepaling aan op jouw situatie: jouw betaaltermijn, jouw aansprakelijkheidsgrens, jouw levertijden.
5. Check de wettelijke grenzen. Sommige bedingen zijn richting consumenten verboden of verdacht (de zwarte en grijze lijst). Schrap wat niet mag.
6. Laat ze controleren. Een tweede paar ogen — bij voorkeur juridisch — haalt de gaten eruit voordat een klant dat doet.
7. Stel ze ter hand. Zorg dat je klant de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst krijgt. Sla je deze stap over, dan is de rest verspilde moeite.

Zelf doen of laten opstellen?

Mag je zelf algemene voorwaarden opstellen? Ja, dat mag. Geen wet die voorschrijft dat er een jurist of notaris aan te pas moet komen. De vraag is niet of het mag, maar of het in jouw geval verstandig is.

Zelf opstellen kan prima als je een eenvoudige dienst of product levert, vooral aan andere bedrijven, met overzichtelijke risico’s. Een goed branchemodel als basis, een uurtje de tijd om het op maat te maken, en je komt een heel eind. Voor veel startende zzp’ers is dat genoeg.

Laat het liever doen of controleren als je aan consumenten verkoopt, met flinke bedragen werkt, maatwerk levert of in een gereguleerde branche zit. Eén ongeldig aansprakelijkheidsbeding kost je zomaar meer dan een hele set op maat.

Eén ding raden we altijd af: de voorwaarden van een concurrent klakkeloos overnemen. Je weet niet of ze kloppen, of ze bij jóuw werk passen, en je zit zomaar op verouderde of zelfs auteursrechtelijk beschermde tekst. Het is een beetje als iemands huissleutel namaken en hopen dat hij ook op jouw voordeur past. We schreven eerder over de risico’s van knip-en-plak-contracten — exact de valkuil waar Piet in stapte.

Wat kost het opstellen van algemene voorwaarden?

Dat hangt af van wie het doet en hoe ingewikkeld je situatie is. Grofweg zijn er drie routes:

• Gratis tot een paar tientjes. Modelvoorwaarden van je branchevereniging (vaak gratis voor leden) of een online generator. Goedkoop, maar zelden helemaal op maat.
• Een paar honderd euro. Een set op maat bij een gespecialiseerde jurist. Afhankelijk van je branche en complexiteit reken je doorgaans op een bedrag tussen de honderd en enkele honderden euro’s.
• Meer, bij echt maatwerk. Ingewikkelde situaties (internationaal, sterk gereguleerd, ongebruikelijke risico’s) lopen op, simpelweg omdat er meer uitzoekwerk in zit.

Let op het verschil tussen “gratis” en “goedkoop op de lange termijn”. Een gratis sjabloon dat ongeldig blijkt op het moment dat je hem nodig hebt, is net zo handig als een paraplu met gaten: precies bij de eerste bui kom je erachter. Benieuwd wat een set op maat voor jouw bedrijf kost? Bekijk de mogelijkheden om je algemene voorwaarden te laten opstellen of controleren.

Algemene voorwaarden per branche

De basis is voor iedereen gelijk, maar de accenten verschillen per vak. Een paar veelvoorkomende gevallen:

Webshop

Verkoop je online aan consumenten, dan zit je vast aan extra regels. Je moet onder meer het herroepingsrecht regelen: klanten hebben 14 dagen bedenktijd om zonder opgaaf van reden te annuleren — ja, ook als ze die jurk drie keer voor de spiegel hebben aangetrokken. Daarnaast gelden informatieplichten, een wettelijke leveringstermijn en de regels rond conformiteit en garantie. De toezichthouder kijkt streng mee — zie hoe de ACM ingrijpt bij inbreuken op het herroepingsrecht.

Zzp en eenmanszaak

Als zzp’er — Piet, dus — werk je vaak op basis van losse opdrachten. Leg goed vast wanneer een opdracht tot stand komt, wat er binnen de prijs valt en wat meerwerk is, en hoe je omgaat met annulering. Een heldere betaaltermijn en aansprakelijkheidsgrens zijn hier het halve werk.

Dienstverleners: fotograaf, coach, ICT, marketing

Lever je creatief of advieswerk, dan is intellectueel eigendom belangrijk: van wie zijn de foto’s, ontwerpen of code, en mag de klant ze hergebruiken? Regel ook gebruiksrechten, revisierondes en wat er gebeurt als een sessie of shoot wordt afgeblazen.

Bouw, installatie en techniek

Hier draait het om levertijden, meerwerk en oplevering. Veel ondernemers in de bouw nemen branchevoorwaarden als basis en vullen die aan met eigen afspraken over planning en betaling in termijnen.

Zo maak je je algemene voorwaarden rechtsgeldig

De mooiste voorwaarden zijn waardeloos als je klant ze nooit heeft gezien. Hier ging het bij Piet mis, en hier gaat het bij de meeste ondernemers mis. Drie dingen die je goed moet regelen:

1. Stel ze ter hand. Je moet je klant een redelijke mogelijkheid geven om de voorwaarden te lezen, vóór of bij het sluiten van de overeenkomst (artikel 6:233 en 6:234 BW). Bij een papieren deal: overhandig ze, of stuur ze mee met de offerte. Online: bied ze zo aan dat de klant ze kan opslaan, bijvoorbeeld als downloadbare pdf vóór het afrekenen. Doe je dat niet, dan kan je klant de voorwaarden later vernietigen — en dan tellen ze net zo zwaar mee als een broodje dat je vergeten bent te smeren.

2. Deponeren bij de KvK is niet genoeg. Het hardnekkigste misverstand: “ik heb ze gedeponeerd, dus ik zit goed.” Deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank is handig als bewijs dat een bepaalde versie op een datum bestond, maar het vervangt de plicht om ze ter hand te stellen niet. Je moet ze nog steeds aan je klant geven. Meer uitleg vind je bij Ondernemersplein van de KVK.

3. Verklaar ze op tijd van toepassing. Verwijs in je offerte, opdrachtbevestiging én op je factuur naar je algemene voorwaarden. Verwijzen beide partijen naar hun eigen voorwaarden, dan geldt in beginsel de set die het eerst genoemd is — tenzij de ander die uitdrukkelijk afwijst. Het is het juridische equivalent van “wie het eerst zegt, die het eerst heeft”, en het gaat verrassend vaak mis. Lees hoe in twee keer gehannes bij de toepasselijkheid van algemene voorwaarden.

Verkoop je aan consumenten, houd dan rekening met de zwarte en grijze lijst: bepaalde bedingen zijn verboden, andere worden vermoed onredelijk te zijn. Het overzicht van ConsuWijzer (ACM) laat zien waar consumenten op letten.

De 5 meestgemaakte fouten

1. De voorwaarden niet ter hand stellen. Verreweg de duurste fout: je hebt ze wel, maar je kunt er niets mee. Zie Piet.
2. Privacy in je algemene voorwaarden proppen. Hoe je met persoonsgegevens omgaat (AVG) hoort in een aparte privacyverklaring, niet tussen je leveringsafspraken.
3. Klakkeloos kopiëren. Andermans voorwaarden passen zelden precies op jouw werk en lopen vaak achter op de wet.
4. Verboden consumentenbedingen gebruiken. Een te ver doorgevoerde aansprakelijkheidsuitsluiting richting consumenten is vernietigbaar — en dan val je alsnog terug op de wet.
5. Ze nooit meer bijwerken. Wetten en je dienstverlening veranderen. Voorwaarden van vijf jaar oud passen net zo goed bij nu als een nokia uit 2008 bij je nieuwste oplader.

Twijfel je of jouw set deze fouten bevat? Een juridische controle is meestal goedkoper dan je denkt, en een stuk goedkoper dan een verloren rechtszaak. Je kunt je algemene voorwaarden laten opstellen of laten controleren door een jurist die het mkb door en door kent. Piet had het gedaan, als hij het opnieuw mocht doen.

Veelgestelde vragen