Het beheren van IT-systemen is specialistenwerk. Niet alle ondernemingen hebben hier zelf de nodige expertise voor in huis. Dan doen zij een beroep op externe specialisten. Bij dergelijke vormen van IT-beheer is het belangrijk om over een goede beheerovereenkomst te beschikken. Een beheerovereenkomst kan worden gebruikt voor het beheren van uiteenlopende soorten activa, zoals vastgoed, investeringen of in dit geval een IT-systeem. We spreken in dit laatste geval ook wel eens over een IT-beheerovereenkomst.
Wat is een IT-beheerovereenkomst?
Een IT-beheerovereenkomst is een document dat wordt opgesteld om duidelijke afspraken te maken tussen de eigenaar van het IT-systeem en de beherende partij. Het bevat alle verwachtingen en verplichtingen en het biedt op die manier ook juridische bescherming. Een IT-beheerovereenkomst zal onder meer afspraken bevatten over de taken en verantwoordelijkheden van de beheerder, de aansprakelijkheid van de beheerder en over de vergoedingen waar de beheerder recht op heeft. Ook is het niet ongewoon dat een IT-beheerovereenkomst een regeling bevat voor de afhandeling van klachten of conflicten.
Beheerovereenkomst en SLA
Bij een IT-systeem is het belangrijk dat de eigenaar hierop kan vertrouwen. Dat wil zeggen dat men een hoge mate van beheer en uptime mag verwachten. Dit heeft gevolgen voor de activiteiten van de beheerder. Als de beheerder bijvoorbeeld updates uitvoert of andere werkzaamheden uitvoert, moet hiermee rekening worden gehouden. In de IT-beheerovereenkomst zullen hier afspraken over worden opgenomen. Het is niet ongewoon dat een uptimegarantie wordt afgesproken en dat wordt bepaald wat de gevolgen zijn als dit niet wordt behaald of als een bepaalde waarde wordt overschreden.
Dergelijke afspraken kunnen dan wel in de IT-beheerovereenkomst worden opgenomen, maar worden in de praktijk veelal opgenomen in een Service Level Agreement. Een Service Level Agreement (SLA) garandeert een bepaald kwaliteitsniveau, met bijvoorbeeld een bepaalde reactietijd en het al dan niet aanwezig zijn van een storingsnummer. Het is niet ongewoon dat voor een SLA of DNO met een hoger serviceniveau ook hogere maandelijkse kosten in rekening worden gebracht.
IT-beheerovereenkomst op maat
Tot slot zal men bij een IT-beheerovereenkomst ook rekening moeten houden met eventuele vertrouwelijkheidseisen en afspraken op het gebied van gegevensbescherming, zeker indien de IT-beheerder toegang heeft tot de informatie die op het IT-systeem aanwezig is. In dit geval moet rekening worden gehouden met de eisen die door de AVG worden gesteld. Het kan ook dat de eigenaar bepaalde eisen zal stellen aan de rapportage en de administratie.
Denk verder aan afspraken over de duur van de overeenkomst, de beëindiging van de overeenkomst enzovoort. Kortom: een IT-beheerovereenkomst opstellen, is altijd maatwerk. Er moet heel specifiek worden gekeken naar wat de wensen van beide partijen zijn en wat voor IT-systeem wordt beheerd. Hierdoor is een IT-beheerovereenkomst een document dat door een expert moet worden opgesteld. De gespecialiseerde advocaten van MKB Juristen helpen u graag verder.
