Normaal gesproken dienen algemene voorwaarden altijd correct ter hand te worden gesteld opdat ze van toepassing zouden zijn. Hierop bestaat er een uitzondering, ook wel de bekendheidsuitzondering genoemd. Als de tegenpartij voldoende bekend is met de algemene voorwaarden hoeven ze niet per se opnieuw ter hand te worden gesteld. Een recente uitspraak van de Hoge Raad bevestigt dit nog maar eens. Om problemen te voorkomen, is het desondanks aan te raden om de algemene voorwaarden altijd correct ter hand te stellen. Het kan bovendien interessant zijn om je algemene voorwaarden te deponeren.
Toepasselijkheid van algemene voorwaarden
Opdat algemene voorwaarden toepasselijk zijn op een overeenkomst met een klant moeten deze algemene voorwaarden correct ter hand worden gesteld. Dat wil zeggen dat de tegenpartij de mogelijkheid moet hebben om ze in te zien en dit nog voordat de overeenkomst wordt gesloten. Je bent niet verplicht om te controleren of de tegenpartij ze ook daadwerkelijk heeft gelezen, maar je moet wel kunnen aantonen dat je daartoe de mogelijkheid hebt geboden. Er zijn verschillende manieren om de algemene voorwaarden correct ter hand te stellen, bijvoorbeeld door ze fysiek te overhandigen, door ze te verzenden per e-mail en onder strikte voorwaarden zelfs door ze ter beschikking te stellen op de bedrijfswebsite.
Er is ook een uitzondering waarbij het niet nodig is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen. Dit is de bekendheidsuitzondering. Dat wil zeggen dat de tegenpartij reeds voldoende bekend is met de algemene voorwaarden en de inhoud van de algemene voorwaarden, waardoor het niet langer nodig is om elke keer opnieuw de algemene voorwaarden ter hand te stellen.
Uitspraak bekendheidsuitzondering door Hoge Raad
Een recent arrest van de Hoge Raad (ECLI:NL:HR:2022:1599) gaat over de toepassing van de bekendheidsuitzondering. Bij deze zaak werden er twee koopovereenkomsten gesloten tussen een leverancier van diervoedergrondstoffen en een afnemer. In de koopovereenkomst wordt verwezen naar de Conditiën Van de Nederlandse Handel in Granen en Diervoedergrondstoffen (CNGD), waarbij in artikel 45 van de CNGD een arbitraal beding is opgenomen. Als er later tussen de partijen een conflict ontstaat en de afnemer de zaak voor de rechtbank wil brengen, geeft de leverancier aan dat de rechtbank op de grond van het arbitraal beding onbevoegd is. Volgens de afnemer zijn de algemene voorwaarden echter niet correct ter hand gesteld en is het arbitraal beding dus niet geldig.
De Hoge Raad benadrukt dat de afnemer zich op de vernietigbaarheid van het arbitraal beding kan beroepen als hij niet bekend was met het beding of niet geacht kan worden bekend te zijn met het beding. Het toetsingsmoment is het moment van het sluiten van de overeenkomst. Echter, er kan worden aangenomen dat de afnemer toen wel bekend was met de CNGD-voorwaarden. De bestuurder van de afnemer had namelijk een Graancursus gevolgd. Binnen deze Graancursus kwam ook de CNGD aan bod en werd het arbitraal beding zelfs uitgebreid besproken. Op basis hiervan kan worden aangenomen dat de afnemer bekend was met de CNGD-voorwaarden. Het arbitraal beding is volgens de Hoge Raad dus geldig.
Correct ter hand stellen blijft aan te raden
In dit geval oordeelt de Hoge Raad dat de CNGD-voorwaarden toepasselijk zijn, omdat de afnemer er voldoende bekend mee was. Dit zal uiteraard niet altijd het geval zijn, want niet iedereen heeft een Graancursus gevolgd. Daarom blijft het aan te raden om de algemene voorwaarden altijd correct ter hand te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door ze fysiek te overhandigen, ze ter inzage te leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht of door ze te verzenden per e-mail. Verder kunnen ze op de website ter beschikking worden gesteld. Dan moet er op het document wel met een duidelijke hyperlink naar de voorwaarden worden verwezen en moet de afnemer de mogelijkheid hebben om de voorwaarden uit te printen of op te slaan.
