Hatırlatma mesajını ne zaman gönderiyorsunuz?
Ödeme süresi geçtikten ve nazik bir ödeme hatırlatması sonuç vermedikten sonra resmi bir ihtarname gönderirsiniz. Resmi ihtarname, müşteriye ödeme için son bir tarih verdiğiniz ve
ödemenin alınmaması durumunda sonuçlarını açıkça belirttiğiniz resmi adımdır.
Kurumsal müşteriler için, resmi bir ödeme talebi yasal olarak zorunlu olmasa da, tavsiye edilir. Resmi bir talep olmadan, birçok durumda yasal faiz ve tahsilat masraflarını talep edemezsiniz. Tüketiciler için ise,
tahsilat masraflarını talep etmeden önce yasal olarak usulüne uygun resmi bir talep gereklidir.
Bir ihtar mektubunda neler bulunmalıdır?
Yasal olarak geçerli bir resmi ihtarname en az şunları içermelidir:
– fatura numarası ve tutarıyla birlikte ödenmemiş faturaya açık bir referans
– ödeme süresinin sona erdiği tarih
– kesin bir ödeme son tarihi — genellikle ticari müşteriler için 5 ila 14 gün, tüketiciler için en az 14 gün
– sonuçların bildirilmesi: yasal (ticari) faiz, tahsilat masrafları ve daha fazla yasal işlem
Hatırlatma mesajını tercihen hem e-posta hem de taahhütlü posta yoluyla gönderin. Bu şekilde, müşterinin hatırlatma mesajını aldığını daha sonra kanıtlayabilirsiniz.
Tüketiciye hatırlatma: 14 günlük süre
Ödeme yapmayan özel bir müşteriniz varsa, yasal olarak 14 günlük ihtarname göndermekle yükümlüsünüz. Bu mektupta, tüketiciye 14 gün içinde ücretsiz ödeme yapması için süre veriyorsunuz. Ancak
bu süre dolduktan sonra tahsilat masraflarını talep edebilirsiniz.
Ödeme talebi yasal şartları karşılamıyorsa, hakim ana para tutarı hükmedilmiş olsa bile tahsilat masraflarını reddedebilir.
Kurumsal müşteriye hatırlatma
Kurumsal müşteriler için kurallar daha az katıdır, ancak burada da tahsilat sürecinin kilit noktası resmi ihtarname mektubudur. İyi hazırlanmış resmi bir ihtarname, müşteriyi yasal temerrüde düşürür, yasal ticari menfaat yolunu açar (2026'da: %12,50) ve daha fazla yasal işlem için zemin hazırlar.
Lütfen dikkat: Hatırlatmada hangi hatırlatmadan bahsedildiğini açıkça belirtmeyin ('ilk hatırlatma', 'ikinci hatırlatma'). Böylece müşteri daha fazla hatırlatma geleceğini bilir ve hızlıca ödeme yapması için daha az nedeni olur.
Bir hatırlatma ne zaman yeterli olmaz?
Müşteri faturanın içeriğine itiraz ederse, standart bir hatırlatma doğru adım değildir. Öncelikle hukuki bir değerlendirme gereklidir: İddianız yeterince güçlü mü? Müşteri temerrüde düşmüş mü? En uygun üslup ve strateji nedir? Sizin için hatırlatmayı hazırlayacağız veya temerrüt bildirimi ya da resmi bir talep göndermenin daha mantıklı olup olmadığını değerlendireceğiz.
