MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Gizlilik bildirimlerinin en büyük tuzakları, uygulamalarınızla örtüşmeyen alıntı metinler, yanlış seçilmiş yasal dayanak, belirsiz saklama süreleri ve bildirimin veri işleme sözleşmesi veya çerez bildirimiyle karıştırılmasıdır. Gizlilik bildirimi GDPR (Madde 13/14) uyarınca zorunludur, ancak gerçekte yaptıklarınızla örtüşmeyen bir bildirim hiçbir koruma sağlamaz ve yaptırım durumunda aslında aleyhinize çalışır. Aşağıda en yaygın hatalar yer almaktadır.
Kısa cevap
- Sizin işleme tarzınızla uyuşmayan, ödünç alınmış metin
- Yanlış yasal dayanak, genellikle izin verilmeyen durumlarda "rıza" kullanılır.
- "Gerekenden uzun olmamak kaydıyla" gibi belirsiz saklama süreleri
- İşlemcilerin isimleri belirtilmemiş ve herhangi bir işlemci anlaşması yapılmamıştır.
- Bu ifade , çerez bildirimi veya veri işleme sözleşmesiyle karıştırılmıştır
- Eski sürüm: Yeni işlemlerden sonra hiç güncellenmedi.
Gizlilik bildirimiyle ilgili tuzaklar, alıntı yapılan metinle başlar
En yaygın hata: Başka bir web sitesinden bir ifadeyi kopyalayıp ismi değiştirmek. Sonuç olarak, gerçekleştirmediğiniz işlem faaliyetlerini tanımlar ve gerçekleştirdiklerinizi atlar. GDPR, ifadenin gerçek uygulamalarınızı açıklamasını gerektirir. E-posta bülteni göndermeyeceğinizi vaat eden ancak gönderdiğiniz bir şey için bunu yapmayan veya kullanmadığınız bir işlemciyi adlandıran bir metin, GDPR'ye uygun değildir. Bu, bir şikayet veya denetim sırasında hemen anlaşılacaktır.
Yanlış temel
Birçok girişimci, en güvenli seçenek olduğunu varsayarak, her yerde yasal dayanak olarak "rıza"yı kullanır. Bu bir yanılgıdır. Rıza, özgürce verilmiş, belirli ve geri alınabilir olmalıdır. Rızayı, sözleşme için gerekli olan işleme (siparişin teslimi) dayandırırsanız, birisi bu rızayı geri çektiği anda bir sorun ortaya çıkar: Verilere ihtiyacınız varken işlemeyi durdurmanız gerekir. Bu durumda doğru yasal dayanak "sözleşmenin yerine getirilmesi"dir. Her amaç için bilinçli ve doğru bir seçim yapın.
Belirsiz veya eksik saklama süreleri
Gizlilik bildirimlerinde en sık alıntılanan boş ifade "Verilerinizi gerekenden daha uzun süre saklamıyoruz"dur. Hiçbir şey ifade etmiyor. GDPR, somut bir zaman sınırı veya somut bir kriter gerektiriyor: faturalar yedi yıl (vergi amaçlı), başvuru verileri reddedildikten sonra dört hafta, kamera kayıtları dört hafta. Dahası, zaman sınırlarının olmaması, neyi ne kadar süreyle sakladığınızı bilmediğinizi gösterir; bu da yasanın önlemeyi amaçladığı şeydir. Somutlaştırın.
İşlemciler unutuldu ve anlaşmalar kayboldu
Veri işleyicilerinden bahsetmeyen bir açıklama eksiktir. Ancak daha büyük hata bunun ardında yatmaktadır: birçok girişimci tedarikçilerle çalıştıklarını belirtir, ancak bu taraflarla bir veri işleme sözleşmesi (GDPR Madde 28) imzalamazlar. Açıklama ve veri işleme sözleşmesi iki ayrı yükümlülüktür. Muhasebe yazılımınız, hosting sağlayıcınız ve e-posta aracınız sizin adınıza kişisel verileri işler; bunların her biriyle bir veri işleme sözleşmesi yapılması gerekir. Açıklamada isimleri belirtilir, sözleşme ise onları bağlar.
Açıklamayı diğer belgelerle karıştırmak
Sıkça karşılaşılan bir hata, farklı işlevlere sahip üç belgeyi birbirine karıştırmaktır:
- Gizlilik bildirimi: Veri sahibini kamuya açık ve tek taraflı olarak bilgilendirir.
- Veri İşleme Sözleşmesi: Tedarikçilerinizi bağlar, GDPR Madde 28 uyarınca bir sözleşmedir.
- Çerez bildirimi: Çerez banner'ına bağlantılı olarak web sitenizde kullanılan izleme teknolojisini açıklar.
Tek bir belgeyle her şeyi kapsayabileceğini düşünen herkes yükümlülüklerini gözden kaçırıyor. Çerez bildirimi içermeyen bir çerez banner'ı veya banner ve reddetme seçeneği olmadan çerezleri "sadece dahil edeceklerini" söyleyen bir ifade eksiktir.
Pratik örnek
Bir çevrimiçi mağaza, rakibinin açıklamasını kopyalıyor. Açıklamada pazarlama çerezlerinin kullanılmadığı belirtiliyor, oysa çevrimiçi mağaza kendisi bir reklam pikseli kullanıyor. Dahası, açıklamada hayali bir saklama süresinden bahsediliyor ve e-posta pazarlama aracıyla yapılan veri işleme sözleşmesi eksik. Tüm bunlar, bir müşterinin şikayeti üzerine ortaya çıkıyor. Hata, bir açıklamanın olmaması değil, gerçeklikle uyuşmayan bir açıklama olmasıydı - yanlış bir güvenlik hissi.
Dürüst tavsiye
Avukata ihtiyaç duymadan çoğu tuzaktan kaçınabilirsiniz: Veri işleme faaliyetlerinizi kopyalamak yerine kendiniz belgeleyin, her amaç için doğru yasal dayanağı seçin, saklama sürelerini somutlaştırın ve veri işleme sözleşmeleri imzalayın. Basit bir işletme için, gerekli özen ve iyi bir şablon yeterlidir. Yasal dayanak seçimi sizi belirsizliğe düşürdüğünde, özel kategorideki kişisel verileri, profilleri işlediğinizde veya AB dışına veri paylaştığınızda hemen bir avukatla görüşün. Hataların en pahalıya mal olduğu ve yaptırımın en sıkı olduğu durumlar tam olarak bunlardır.
Daha fazla bilgi için: gizlilik bildirimi nedir , nasıl hazırlanır veya gizlilik bildirimi nasıl hazırlanır ?
Sıkça Sorulan Sorular
Kendi işleme faaliyetlerinizle örtüşmeyen, ödünç alınmış bir metin. GDPR, beyanın gerçek uygulamalarınızı açıklamasını gerektirir. Gerçekleştirmediğiniz işleme faaliyetlerinden bahseden veya tam tersi şekilde kopyalanmış bir beyan, uyumlu değildir ve size karşı bir şikayet veya denetim durumunda geçerli olmayacaktır.
Rıza özgürce verilmiş ve geri alınabilir olmalıdır. Eğer bunu sözleşme için gerekli olan bir işlem olarak sınıflandırıyorsanız, veriye hala ihtiyacınız varken, bir kişi rızasını geri çektiği anda işlemeyi durdurmalısınız. Bu durumda doğru yasal dayanak "sözleşmenin yerine getirilmesi"dir.
Bu çok belirsiz. GDPR, faturalar için yedi yıl, başvuru verileri için reddedildikten sonra dört hafta ve kamera kayıtları için dört hafta gibi belirli bir saklama süresi veya somut bir kriter gerektirir. Belirsiz bir cümle, neyi ne kadar süreyle sakladığınızı bilmediğinizi gösterir.
Kişisel verilerinizi sizin adınıza işleyen her tarafla (örneğin muhasebe yazılımı, hosting ve e-posta aracı) bir veri işleme sözleşmesi (GDPR Madde 28) yapılması gerekmektedir. Beyanname bu tarafları belirtir; sözleşme ise onları bağlar. Her ikisi de atlamamanız gereken ayrı yükümlülüklerdir.
Hayır. Çerez bildirimi, web sitenizdeki izleme teknolojisini özel olarak tanımlar ve çerez banner'ına bir devre dışı bırakma seçeneği eşlik eder. Sadece çerezleri banner ve devre dışı bırakma seçeneği olmadan "dahil etmek" eksiktir.
Evet. Sık yapılan bir hata, yeni işleme faaliyetleri, farklı tedarikçiler veya değişen saklama süreleri sonrasında hiçbir zaman güncellenmemiş bir beyandır. Uygulamalarınızla artık uyumlu olmayan eski bir beyan, GDPR'nin şeffaflık gerekliliğini karşılamaz.
Dikkatli davranarak çoğu hatadan kendiniz kaçınabilirsiniz. Hukuki dayanak seçimi konusunda tereddüt yaşadığınız anda, özel kategorideki kişisel verileri, profilleri işlediğinizde veya AB dışında veri paylaştığınızda bir avukatla görüşün. Hataların en pahalıya mal olduğu ve yaptırımların en sıkı olduğu yerler işte buralardır.
