MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Gizlilik bildirimi taslağını hazırlarken, her bir işleme faaliyeti için hangi kişisel verileri kullandığınızı, hangi amaçla, hangi yasal dayanağa dayanarak ve ne kadar süreyle sakladığınızı kaydedmelisiniz; buna veri sahiplerinin hakları ve verileri aktardığınız tarafların hakları da eklenmelidir. GDPR (Madde 13/14) asgari içeriği belirler. Buradaki tuzak biçim değil, dürüstlüktür: Bildirim, ödünç alınmış bir örnek metni değil, gerçek uygulamalarınızı açıklamalıdır.
Kısa cevap
- Hangi kişisel verileri işlediğinizi ve neden işlediğinizi listeleyin
- Her bir amacın yasal dayanağını belirleyin (anlaşma, yasal yükümlülük, meşru menfaat veya rıza).
- Veri türüne göre saklama süreleri belirleyin
- Veri işleyenleri, alıcıları ve AB dışına yapılacak her türlü aktarımı belirtin
- haklarını ve bu hakları nasıl kullandıklarını açıklayın.
- Web sitenizde metni anlaşılır bir şekilde yayınlayın ve güncelleyin
Gizlilik bildirimi taslağı hazırlamak, öncelikle mevcut durumu değerlendirmekle başlar
Herhangi bir şey yazmadan önce, veri işleme faaliyetlerinizi haritalandırın. Süreçlerinizi gözden geçirin: müşteri yönetimi, teklifler, faturalama, personel, bülten, web sitesi analizi, iş başvuruları. Her süreç için hangi verileri topladığınızı, hangi amaçla, kimden topladığınızı ve nereye gittiğini not edin. Bu envanter temeldir. Bu genel bakış olmadan, gerçekliğe uymayan bir metin yazarsınız ve Hollanda Veri Koruma Kurumu tam olarak bunu onaylamamaktadır.
Zorunlu bileşenler
Beyanınız en az şunları içermelidir:
- Veri sorumlusu olarak kimliğiniz ve iletişim bilgileriniz
- İşleme amaçları
- Hedefe göre esas
- İşlem yaptığınız veri kategorileri
- Alıcılar ve işlemciler: Sizin adınıza verileri işleyen tedarikçiler.
- Saklama süreleri veya bu süreler için belirlenen kriterler.
- Haklar: erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz, veri taşınabilirliği ve AP'ye şikayette bulunma hakkı.
- Kullanılan güvenlik önlemleriyle birlikte AB dışına transfer
Hedefe göre esasları belirleyin
İçerik açısından en zor kısım burası. Her işleme operasyonu tam olarak bir yasal dayanağa ihtiyaç duyar. Uygulamadan bazı örnekler:
- Siparişin teslimi: Anlaşma için gereklidir.
- Faturaların saklanması: yasal yükümlülük (vergi saklama yükümlülüğü, yedi yıl).
- Bordro yönetimi: yasal yükümlülük ve anlaşma.
- Müşteri olmayanlara yönelik bülten: onay.
- Dolandırıcılık önleme veya güvenlik kamerası: menfaatler dengesinin sağlanmasının ardından ortaya çıkan meşru bir menfaat.
Akıllıca seçim yapın ve yasal dayanağı açıkça belirtin. Her şey için "rıza"yı bir güvenlik ağı olarak kullanmak yanlıştır: Veriler olmadan siparişi teslim edemiyorsanız, rıza doğru yasal dayanak değildir.
Bekleme sürelerini somutlaştırmak
“Verileri gerekenden daha uzun süre saklamıyoruz” ifadesi çok belirsiz. Bunu somutlaştırın: faturalar yedi yıl (vergi amaçlı), başvuru verileri reddedildikten sonra dört hafta (veya onay ile bir yıl), personel dosyaları genellikle işten ayrılmadan sonra iki yıl, kamera kayıtları dört hafta. Kesin bir süre belirlenmemişse, kriteri belirtin. Somut zaman sınırları, işlemeyi gerçekten kontrol ettiğinizi gösterir.
İşlemciler ve diğer belgelerle olan sınır
Beyanınızda, alıcı kategorilerini belirtiyorsunuz: hosting sağlayıcısı, muhasebe yazılımı, e-posta pazarlama aracı, ödeme hizmeti sağlayıcısı. Bu işlemcilerin her biriyle ayrı bir veri işleme sözleşmesi imzalıyorsunuz (GDPR Madde 28) — bu bir sözleşmedir, beyanınızın bir parçası değildir. Ayrıca, bunu çerez bildirimiyle karıştırmayın: bu, web sitenizdeki izleme teknolojisini özel olarak tanımlar ve çerez banner'ınızın bir parçasıdır. Üç belge, üç işlev.
Pratik örnek
Bir çevrimiçi mağaza spor giyim ürünleri satmaktadır. Sözleşme taslağı hazırlanırken şunlar ortaya çıkmıştır: siparişlerin teslimi için müşteri verileri (anlaşma, faturalar aracılığıyla yedi yıllık saklama süresi), bir haber bülteni (onay, geri çekilene kadar), bir yeniden hedefleme pikseli (çerez banner'ı aracılığıyla onay) ve bir muhasebe bağlantısı (veri işleme sözleşmesi ile veri işleyici). Dört işleme faaliyeti, dört yasal dayanak, tam olarak bunu açıklayan tutarlı bir ifade.
Dürüst tavsiye
Müşteri yönetimi, standart bir bülten gibi standart veri işleme faaliyetlerine sahip basit bir işletmeniz varsa, yasal dayanakları ve saklama sürelerini dikkatlice doldurmanız koşuluyla, güvenilir bir şablona dayanarak beyanı kendiniz hazırlayabilirsiniz. Bu durumda avukata ihtiyacınız yoktur. Ancak, özel kategorideki kişisel verileri, profil verilerini işlemeye, AB dışına veri paylaşmaya veya büyük ölçekli pazarlama yapmaya başladığınız anda bir avukatla iletişime geçin. Esas iş, yasal dayanağın seçiminde yatmaktadır ve bu noktada kendiniz müdahale ettiğinizde genellikle sorunlar ortaya çıkar.
Detaylı bilgi: Gizlilik bildirimi nedir, gizlilik bildirimi örneğiveya gizlilik bildirimi hazırlatma.
Sıkça Sorulan Sorular
İşleme faaliyetlerinizin envanterini çıkararak başlayın. Her amaç için yasal dayanağı belirleyin, saklama sürelerini belirleyin, veri işleyenleri ve alıcıları tanımlayın, veri sahiplerinin haklarını açıklayın ve metni web sitenizde açıkça yayınlayın. GDPR (Madde 13/14) minimum içeriği belirtir.
Kimliğiniz ve iletişim bilgileriniz, amaçlar, her amaç için yasal dayanak, veri kategorileri, alıcılar ve işleyiciler, saklama süreleri, veri sahiplerinin hakları ve kullanılan güvenlik önlemleriyle birlikte AB dışına yapılan her türlü aktarım.
Her bir işlem faaliyeti için altı yasal dayanaktan birini seçin. Sipariş teslimi bir “sözleşme”, faturaların saklanması bir “yasal yükümlülük”, müşteri olmayanlara bülten göndermek bir “rıza” ve dolandırıcılığın önlenmesi ise menfaatlerin dengelenmesinden sonra bir “meşru menfaat”tir. Yasal dayanağı açıkça belirtin.
Bunları somutlaştırın: faturalar yedi yıl (vergi amaçlı), başvuru verileri reddedildikten dört hafta sonra, personel dosyaları genellikle işten ayrılmadan iki yıl sonra, kamera kayıtları dört hafta. Kesin bir süre sınırı belirlenmemişse, süre sınırını hangi kritere dayandırdığınızı belirtin.
Şablonu temel olarak kullanmak sorun değil, ancak bunu gerçek işleme faaliyetlerinize uyarlamanız gerekir. Uygulamalarınızla uyuşmayan, ödünç alınmış metinler GDPR'ye uygun değildir ve hatta uygulama sırasında aleyhinize çalışabilir. Yasal dayanakları ve saklama sürelerini dürüstçe doldurun.
Hayır. Açıklamanızda yalnızca alıcı ve işlemci kategorilerinden bahsediyorsunuz. Her bir işlemciyle ayrı bir veri işleme sözleşmesi yapıyorsunuz (GDPR Madde 28). Bu, sizinle tedarikçiniz arasında yapılan bir sözleşmedir, kamuya açık gizlilik bildiriminizin bir parçası değildir.
Evet. Yeni işleme faaliyetlerine başlarsanız, farklı tedarikçiler kullanırsanız veya saklama sürelerini değiştirirseniz, beyanı güncellemeniz gerekir. Uygulamalarınızla artık uyumlu olmayan eski bir beyan, GDPR şeffaflık gereksinimini karşılamaz.
