MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Bir gizlilik bildirimi örneği, her gizlilik bildiriminin hangi standart bileşenleri içerdiğini göstermektedir: veri sorumlusunun kim olduğu, hangi verileri işlediğiniz, hangi amaçla, hangi yasal dayanağa dayanarak, verileri ne kadar süreyle sakladığınız, kimlerle paylaştığınız ve veri sahibinin hangi haklara sahip olduğu. GDPR (Madde 13/14) uyarınca, bu hükümler zorunludur. Bir örnek çerçeve olarak faydalıdır, ancak metni her zaman kendi işleme faaliyetlerinizle tamamlamanız gerekir; yanlış olan ödünç alınmış bir bildirim uyumlu değildir.
Kısa cevap
- Başlık: Kim olduğunuz ve size nasıl ulaşılabileceği.
- İşleme: Hangi veriler, hangi amaç, hangi hukuki dayanak.
- Saklama süreleri: Veri türüne göre özel olarak belirtilmiştir.
- Üçüncü taraflarla paylaşım: veri işleyicileri ve alıcıları, AB dışına aktarım.
- Haklar: Erişim, düzeltme, silme, itiraz, AP'ye şikayet.
- Çerezler: Çerez bildirimine yapılan atıf veya bildirimin dahil edilmesi.
Gizlilik bildirimi örneği: standart yapı
Gizlilik bildirimlerinin neredeyse tamamı aynı yapıya sahiptir. En üstte, veri sorumlusunun kim olduğu belirtilir: şirket adınız, adresiniz, Ticaret Odası kayıt numaranız ve gizlilik soruları için iletişim adresiniz. Veri Koruma Görevliniz varsa, onu da belirtmeniz gerekir. Bunu, işleme faaliyetleri, saklama süreleri, üçüncü taraflarla paylaşım ve haklar takip eder. Bu sıralama, metni veri sahibi için anlaşılır hale getirir ki bu da GDPR tarafından açıkça şart koşulmuştur.
Örnek: işlemleri açıklayın
Her bir açıklamanın özü, işleme operasyonlarının listesidir. Her işleme operasyonu için amacını, veriyi ve yasal dayanağını belirtirsiniz. Örneğin:
- Müşteri bilgileri (ad, adres, e-posta) siparişinizin işlenmesi ve teslim edilmesi için kullanılır; esas: sözleşmenin yerine getirilmesi.
- Faturalama — fatura verileri — vergi kesintisi yükümlülüğüne uymak için — dayanak: yasal yükümlülük.
- Haber bülteni — e-posta adresi — sizi bilgilendirmek için — yasal dayanak: rıza.
- Web sitesi analizi — IP ve kullanım verileri — siteyi iyileştirmek amacıyla — dayanak: meşru menfaat veya rıza.
Bu kalıbı her işlem için tekrarlarsınız. Atlanamayacak veya belirsiz bırakılamayacak temel unsurdur.
Örnek: saklama süreleri ve üçüncü taraflarla paylaşım
Saklama süreleriyle ilgili olarak, somut bir örnek vermek faydalı olur: faturalar yedi yıl, başvuru verileri reddedildikten sonra dört hafta, personel dosyaları ise genellikle işten ayrılma tarihinden sonra iki yıl. Üçüncü taraflarla paylaşım yaparken, kategorileri belirtmelisiniz: "Verileri, bizim adımıza veri işleyen barındırma sağlayıcımız, muhasebe yazılımımız ve ödeme hizmeti sağlayıcımızla paylaşıyoruz." AB dışına paylaşım yapıyorsanız, güvenceleri belirtmelisiniz. "Verileri ortaklarımızla paylaşabiliriz" gibi belirsiz ifadeler yeterli değildir.
Veri sahibinin hakları
Her bir madde, GDPR tarafından tanınan hakları listeler: erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve veri taşınabilirliği. Ayrıca, rızayı geri çekme hakkı ve Hollanda Veri Koruma Kurumu'na şikayette bulunma hakkı da yer alır. Önemli: Bu hakların nasıl kullanılacağını – hangi e-posta adresi aracılığıyla – ve ne kadar sürede yanıt vereceğinizi (prensip olarak bir ay) belirtin. Sadece hakları listeleyen, pratik bir destek noktası içermeyen bir örnek eksiktir.
Örnek burada sona eriyor: diğer belgeler
Gizlilik bildirimi örneği her şeyi kapsamaz. İki şey aslında bu bildirimde yer almamalıdır ancak sıklıkla karıştırılır. Veri işleme sözleşmesi (GDPR Madde 28), tedarikçilerinizle yaptığınız ayrı bir sözleşmedir ve bildirime dahil edilmez; orada yalnızca veri işleyicilerle çalıştığınızı belirtirsiniz. Çerez bildirimi ise web sitenizdeki izleme teknolojisini özel olarak açıklar; bu, çerez bildiriminizle bağlantılı ayrı bir bölüm veya ayrı bir sayfa olabilir. Bir örnek en fazla bu çerez bildirimine atıfta bulunur, ancak onun yerini almaz.
Pratik örnek
Bir fizyoterapi kliniği, temel olarak bir örnek kullanıyor ancak tıkanıyor: daha katı gereksinimleri ve ayrı bir yasal dayanağı olan özel bir kategori olan sağlık verilerini işliyor (sağlık hizmeti istisnası). Bir çevrimiçi mağaza için standart bir örnek burada uygun değil. Bu, örneklerin sınırlılıklarını gösteriyor: yapılandırma için faydalı, ancak durumunuz ortalamadan sapar sapmaz yetersiz kalıyor.
Dürüst tavsiye
Bir örnek mükemmel bir başlangıç noktasıdır. Özel veri kategorileri olmayan ve tüm tedarikçileri AB içinde bulunan standart bir şirket için, iyi bir örnekle kendi başınıza idare edebilirsiniz; işleme faaliyetlerini, yasal dayanakları ve saklama sürelerini dikkatlice doldurmanız koşuluyla, bunun için bir avukata ihtiyacınız yoktur. Ancak, özel kişisel veri kategorilerini (sağlık, biyometrik veriler), profil verilerini işlemeye başladığınız veya AB dışına paylaştığınız anda bunu kontrol ettirin. Bu durumda, genel bir örnek yetersiz kalır ve özel bir değerlendirme paraya değerdir.
Daha fazla bilgi için: gizlilik bildirimi taslağı hazırlama, maliyetler ve süreç hakkındabilgi edinin veya gizlilik bildirimi taslağı hazırlatın.
Sıkça Sorulan Sorular
Veri sorumlusu ve iletişim bilgileri, işleme operasyonları (veri, amaç, yasal dayanak), saklama süreleri, verilerin kimlerle paylaşıldığı, veri sahibinin hakları ve çerez bildirimine atıf. GDPR (Madde 13/14) uyarınca bu hükümler zorunludur.
Evet, bir çerçeve görevi görüyor, ancak metni kendi işleme faaliyetleriniz, yasal dayanaklarınız ve saklama sürelerinizle doldurmalısınız. Uygulamalarınızla örtüşmeyen ödünç alınmış bir ifade GDPR'ye uygun değildir ve uygulama sırasında aleyhinize çalışabilir. Her zaman örneği uyarlayın.
Her bir işlem faaliyeti için amacını, veriyi ve yasal dayanağını belirtin. Örneğin: müşteri yönetimi — ad, adres, e-posta — siparişin teslimi — yasal dayanak: sözleşmenin yerine getirilmesi. Bu kalıbı her bir işlem faaliyeti için belirsizliğe yer vermeden tekrarlayın.
Verilere erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve veri taşınabilirliği hakları, rızayı geri çekme hakkı ve Hollanda Veri Koruma Kurumu'na şikayette bulunma hakkı. Ayrıca, bu hakların kullanıldığı adresi belirtin ve prensip olarak bir ay içinde yanıt vereceğinizi bildirin.
Çerez bildirimi, web sitenizdeki izleme teknolojisini özel olarak açıklar ve genellikle çerez bildirimine bağlı ayrı bir bölüm veya sayfadır. Gizlilik bildirimi yalnızca buna atıfta bulunur, ancak çerez bildiriminin yerini almaz.
Hayır. Sağlık verileri, daha katı gereksinimlere ve ayrı bir yasal dayanağa sahip özel bir kategoridir. Bir çevrimiçi mağaza için standart bir örnek buraya uymamaktadır. Özel kişisel veriler için özel değerlendirme gereklidir.
Mümkün olduğunca spesifik olarak: faturalar yedi yıl, başvuru verileri reddedildikten dört hafta sonra, personel dosyaları genellikle işten ayrılma tarihinden iki yıl sonra saklanmalıdır. Kesin bir süre belirlenmediği durumlarda, kriteri belirtin. Sadece "gereğinden uzun olmamak kaydıyla" ifadesi çok belirsizdir.
