Genel Şartlar ve Koşulların Hazırlanması: Adım Adım Plan + Kontrol Listesi

Genel şartlar ve koşulların hazırlanması dört şeye dayanır: neleri kapsadıklarını belirlemek, doğru anlaşmaları (ödeme, teslimat, sorumluluk) yazmak, yasal olarak geçerli olduklarından emin olmak ve bunları müşterinize zamanında sunmak. Sonuncusu bir formalite gibi görünse de, çoğu girişimcinin tökezlediği adım tam olarak burasıdır - tıpkı yanlış bisikleti kilitlediği için treni kaçıran bir yolcu gibi.

Tek başına çalışan bir sıvacı olan Piet'i ele alalım. İyi bir zanaatkar, pürüzsüz duvarlar, ancak bir keresinde şartlar ve koşullarını yarı unutulmuş bir web sitesinden almış ve bir daha hiç dokunmamıştı. İş bittikten sonra bir müşteri ödeme yapmayı reddettiğinde, Piet yasal olarak eli boş kaldı. Bu kılavuzda, Piet'in bilmesi gereken her şeyi ele alıyoruz: şartlar ve koşullar nedir, neleri içermelidir, nasıl hazırlanır, maliyeti nedir ve ne zaman profesyonelce yaptırmak daha iyidir. Hukuk dünyası zaten yeterince sıkıcı olduğu için, jargon kullanmadan.

Genel hüküm ve koşullar nelerdir?

Genel şartlar ve koşullar, tüm işleriniz için geçerli olduğunu beyan ettiğiniz standart anlaşmalardır; herkesin tek bir parmak hareketiyle "Kabul Et"e tıklayarak geçip gittiği o meşhur ince yazılar. Bunlar sizin oyun kurallarınızdır: ödeme koşullarınız, sorumluluğunuz, teslimat süreleriniz ve bir müşteri son dakikada iptal ederse ne olacağı. Kanun bunları birden fazla anlaşmada kullanılmak üzere hazırlanmış hükümler olarak tanımlar (Hollanda Medeni Kanunu Madde 6:231).

Kesinlikle orada yeri olmayan bir şey var: temel madde. Anlaşmanın özü budur – fiyat ve tam olarak ne teslim edeceğiniz. Bu anlaşma, küçük yazılarla değil, teklifin kendisinde belirtilmiştir. Ve "teslimat şartları" veya "ödeme şartları"? Bunlar, aynı genel şartlar ve koşulların parçaları için kullanılan süslü kelimelerden başka bir şey değil. Tek belge, birden fazla isim.

Oyunun kuralları Hollanda Medeni Kanunu'nun 6.5.3. maddesinde. Önemli: Genel şartlar ve koşullar zorunlu değildir. Bunlar olmadan da iş yapma hakkınız tamamen saklıdır. Ancak bu durumda, kanuna tabi olursunuz ve kanun sizin çıkarlarınıza öncelik vermez.

Neden genel şartlar ve koşullar hazırlarsınız?

Çünkü riski sizden anlaşmaya aktarıyorlar. Kendi şart ve koşullarınız olmadan, yasal güvenlik ağı devreye giriyor: 30 günlük ödeme süresi, zararlardan tam sorumluluk ve iptaller üzerinde çok az kontrol. Piet'in karşılaştığı durum tam olarak buydu; faturası ödenmemişti ve faiz veya tahsilat masrafları konusunda anlaşmamıştı, bu yüzden sadece kibarca e-posta göndermeye ve umut etmeye devam edebiliyordu.

İyi genel şartlar ve koşullar, oyun kurallarınızı bu şartlar çerçevesinde belirler. Somut olarak, şunları sağlarlar:

• Daha hızlı ödeme. Ödeme vadesini, faizi ve tahsilat masraflarını siz belirliyorsunuz, böylece ödeme yapmayanlarla uğraşırken elinizde hemen somut bir şey oluyor; sadece ünlem işaretiyle birlikte dostça bir hatırlatma değil.
• Sınırlı sorumluluk. Tazminat ödeme yükümlülüğünüzü, örneğin fatura tutarıyla sınırlandırırsınız; bu da sizi geceleri uykusuz bırakacak açık uçlu bir yükümlülükten kurtarır.
• Baştan netlik. Müşteriler iptaller, şikayetler ve mücbir sebepler konusunda nerede olduklarını bilirler. Bu, sonradan yaşanacak birçok karşılıklı yazışmadan tasarruf sağlar.
• Bir anlaşmazlık durumunda daha güçlü bir konumda olursunuz. Eğer her şey yazılı olarak belirtilmiş ve şartlar usulüne uygun olarak iletilmişse, işler ters gittiğinde daha güçlü bir konumda olursunuz.

Genel şartlar ve koşullarınızda neler yer almalıdır?

Kanunen zorunlu bir alışveriş listesi yok, ancak pratikte eksiksiz bir liste şu maddeleri içerir. Bunları bir kontrol listesi gibi gözden geçirin - tıpkı alışveriş listesi kadar ciddiyetle ve eve tekrar peynirle dönme ihtimalinizi azaltacak şekilde:

• Şirket bilgileri — şirket adı, Ticaret Odası numarası, KDV numarası ve iletişim bilgileri.
• Uygulanabilirlik — şartlarınızın hangi anlaşmalara uygulanacağı ve müşterinizin şartlarına göre öncelikli olacağı.
• Fiyat teklifleri ve öneriler — fiyat tekliflerinin ne kadar süreyle geçerli olduğu ve tekliflerin bağlayıcı olmadığı.
• Fiyatlar — KDV dahil veya hariç ve bunları ayarlayabilme imkanınız olup olmadığı.
• Ödeme — ödeme koşulları ve geç ödeme durumunda neler olacağı (faiz ve tahsilat masrafları). Ayrıca ödenmemiş faturalar için yasal ticari faiz.
• Teslimat ve uygulama — zaman çizelgeleri ve bunların kesin mi yoksa gösterge niteliğinde mi olduğu.
• İptal ve fesih — hangi koşullar altında ve ne maliyetle?
• Sorumluluk — tazminat ödeme yükümlülüğünüzün sınırlandırılması. Genellikle en önemli madde olup, dikkatsizce hazırlanırsa en sık başarısız olan maddedir.
• Mücbir sebep — beklenmedik durumlar nedeniyle teslimat yapamamanız durumunda ortaya çıkan haldir.
• Fikri mülkiyet — eserinizin haklarına kim sahip.
• Şikayetler ve garanti — şikayetlerin hangi süre içinde bildirilmesi gerekir?
• Uygulanacak hukuk ve ihtilaflar — Hollanda hukuku ve yargı yetkisi.

Tüketicilere satış yapıyorsanız, cayma hakkı gibi zorunlu bilgiler geçerlidir. Bu konuya daha sonra değineceğiz.

Genel şartlar ve koşulların 7 adımda hazırlanması

Genel şartlar ve koşulları eksiksiz bir şekilde nasıl hazırlayacağınızı öğrenmek ister misiniz? Şu sırayı izleyin.

1. Hedef kitlenizi belirleyin. İşletmelere (B2B), tüketicilere (B2C) mi yoksa her ikisine de mi satış yapıyorsunuz? Tüketiciler için daha katı kurallar geçerlidir, bu nedenle geri kalan her şey buna bağlıdır.
2. Risklerinizi belirleyin. Mesleğinizde genellikle hangi konularda sorunlar yaşanıyor? Geç ödeme, sürekli genişleyen görevler, hasar? En önemli maddeleriniz bu sorunları ele almalıdır.
3. Sağlam bir temel seçin. İş birliğinizin şablonuyla veya işinize uygun bir şablon setiyle başlayın; şüpheli kaynaklardan gelen herhangi bir web sitesinde bulduğunuz metni kullanmayın (bkz: Piet).
4. Maddeleri kendi durumunuza göre uyarlayın. Her hükmü kendi durumunuza göre düzenleyin: ödeme koşullarınız, sorumluluk limitiniz, teslimat süreleriniz.
5. Yasal sınırları kontrol edin. Bazı maddeler yasaktır veya tüketiciler açısından şüphelidir (kara ve gri listeler). İzin verilmeyenleri silin.
6. Onlara kontrol ettirin. İkinci bir göz – tercihen hukukçu – müşteri fark etmeden önce boşlukları yakalar.
7. Bunları sağlayın. Müşterinizin sözleşmeyi imzalamadan önce veya imzalama anında şartlar ve koşulları aldığından emin olun. Bu adımı atlarsanız, gerisi zaman kaybı olur.

Kendiniz mi yapacaksınız yoksa bir başkasına mı hazırlatacaksınız?

Genel şartlar ve koşulları kendiniz hazırlamanıza izin veriliyor mu? Evet, izin veriliyor. Avukat veya noter katılımını gerektiren bir yasa yok. Soru, bunun izin verilip verilmediği değil, sizin durumunuzda akıllıca olup olmadığıdır.

Basit bir hizmet veya ürün sunuyorsanız, özellikle de riskleri yönetilebilir olan diğer işletmelere, kendiniz taslak hazırlamak gayet iyi sonuç verir . Temel olarak iyi bir sektör modeli, bir saat içinde onu uyarlamak ve çok yol kat edebilirsiniz. Birçok yeni başlayan serbest çalışan için bu yeterlidir

Tüketicilere satış yapıyorsanız, önemli miktarlarla çalışıyorsanız, özel işler yapıyorsanız veya düzenlemeye tabi bir sektörde faaliyet gösteriyorsanız, bu tür bir sözleşmenin hazırlanması veya kontrol edilmesi daha iyidir . Geçersiz bir sorumluluk maddesi, size özel olarak hazırlanmış bir dizi maddeden daha pahalıya mal olabilir

Her zaman tavsiye etmediğimiz bir şey var: Rakip bir firmanın şart ve koşullarını körü körüne kopyalamak. Bunların doğru olup olmadığını, *sizin* işinize uygun olup olmadığını bilmiyorsunuz ve kolayca güncelliğini yitirmiş veya hatta telif hakkıyla korunan metinlerle karşılaşabilirsiniz. Bu, birinin ev anahtarını kopyalayıp ön kapınıza da uyacağını ummaya benziyor. Daha önce kopyala-yapıştır sözleşmelerinin riskleri - Piet'in düştüğü tuzak tam olarak buydu.

Genel şartlar ve koşulların hazırlanmasının maliyeti ne kadar?

Bu, işlemi kimin yaptığına ve durumunuzun ne kadar karmaşık olduğuna bağlıdır. Kabaca söylemek gerekirse, üç yol vardır:

• Ücretsizden birkaç on avroya kadar değişen fiyatlarda. Ticaret birliğinizin (genellikle üyeler için ücretsiz) veya çevrimiçi bir jeneratörün örnek şart ve koşullarını kullanabilirsiniz. Ucuzdurlar, ancak nadiren tamamen kişiye özeldirler.
• Birkaç yüz euro. Alanında uzman bir avukattan özel olarak hazırlanmış bir set. Sektörünüze ve karmaşıklığına bağlı olarak, genellikle yüz ila birkaç yüz euro arasında bir ücret ödemeyi bekleyebilirsiniz.
• Özellikle de tamamen özel sipariş üzerine yapılan işlerde bu durum daha da belirgindir. Karmaşık durumlar (uluslararası, yüksek düzeyde düzenlemeye tabi, alışılmadık riskler) daha fazla araştırma gerektirdiğinden, riskler artar.

"Ücretsiz" ile "uzun vadede ucuz" arasındaki farka dikkat edin. İhtiyacınız olduğu anda geçersiz olduğu ortaya çıkan ücretsiz bir şablon, delikli bir şemsiye kadar işe yaramazdır: İlk yağmurun ne zaman yağdığını ancak o zaman anlarsınız. Şirketiniz için özel bir setin maliyetini merak mı ediyorsunuz? Şartlar ve koşullarınızın hazırlanması veya gözden geçirilmesi.

Sektöre göre genel hüküm ve koşullar

Temel prensipler herkes için aynıdır, ancak vurgu konuya göre değişir. İşte birkaç yaygın örnek:

Web mağazası

İnternet üzerinden tüketicilere satış yapıyorsanız, ek kurallara tabisiniz. Diğer hususların yanı sıra, cayma hakkını düzenlemeniz gerekir: Müşterilerin, herhangi bir gerekçe göstermeden 14 günlük cayma süresi vardır - evet, o elbiseyi aynanın karşısında üç kez denemiş olsalar bile. Ayrıca, bilgilendirme yükümlülükleri, yasal teslimat süresi ve uygunluk ve garanti ile ilgili kurallar geçerlidir. Düzenleyici kurum her şeyi yakından takip eder - cayma hakkının ihlali durumlarında ACM'nin nasıl müdahale ettiğine.

Serbest meslek sahibi ve şahıs işletmesi

Serbest çalışan olarak (yani Piet olarak) genellikle tek seferlik işler yapıyorsunuz. Bir işin ne zaman başlatıldığını, fiyata nelerin dahil olduğunu, ek işin neleri kapsadığını ve iptal durumunu nasıl ele aldığınızı açıkça belgeleyin. Net bir ödeme koşulu ve sorumluluk sınırı, işin yarısını halleder.

Hizmet sağlayıcılar: fotoğrafçı, koç, bilişim teknolojileri, pazarlama

Yaratıcı veya danışmanlık hizmeti veriyorsanız, fikri mülkiyet önemlidir: Fotoğrafların, tasarımların veya kodun sahibi kimdir ve müşteri bunları yeniden kullanma hakkına sahip midir? Ayrıca kullanım haklarını, revizyon süreçlerini ve bir oturum veya çekimin iptal edilmesi durumunda ne olacağını da düzenleyin.

İnşaat, kurulum ve mühendislik

Bu durum, teslimat süreleri, ek işler ve tamamlanma etrafında dönmektedir. İnşaat sektöründeki birçok yüklenici, sektör şart ve koşullarını temel alarak, planlama ve taksitli ödeme ile ilgili kendi anlaşmalarıyla bunları tamamlamaktadır.

Genel şart ve koşullarınızı yasal olarak geçerli hale getirmenin yolu budur

En iyi şartlar ve koşullar, müşteriniz onları hiç görmediyse hiçbir işe yaramaz. Piet'in hatası buradaydı ve çoğu girişimcinin hatası da buradadır. Düzgün bir şekilde ayarlamanız gereken üç şey:

1. Şartları ve koşulları sağlayın. Müşterinize, sözleşmeyi imzalamadan önce veya imzalama anında şartlar ve koşulları okuma fırsatı vermelisiniz (Hollanda Medeni Kanunu'nun 6:233 ve 6:234. maddeleri). Yazılı bir anlaşma için: bunları elden verin veya fiyat teklifiyle birlikte gönderin. Çevrimiçi olarak: bunları, müşterinin kaydedebileceği şekilde, örneğin ödeme yapmadan önce indirilebilir bir PDF olarak sunun. Bunu yapmazsanız, müşteriniz şartlar ve koşulları daha sonra geçersiz kılabilir ve bu durumda şartlar ve koşullar, yapmayı unuttuğunuz bir sandviç kadar anlamsız hale gelir.

2. Ticaret Odasına başvurmak yeterli değil. En yaygın yanılgı: “Başvurdum, her şey tamam.” Ticaret Odasına veya mahkemeye başvurmak, belirli bir tarihte belirli bir sürümün var olduğuna dair kanıt olarak faydalıdır, ancak bunları sağlama yükümlülüğünün yerini almaz. Bunları yine de müşterinize vermelisiniz. Daha fazla açıklamayı Ticaret Odası'nın Girişimciler Meydanı'nda.

3. Bunları zamanında geçerli ilan edin. Teklifinizde, sipariş onayınızda ve faturanızda genel şart ve koşullarınıza atıfta bulunun. Her iki taraf da kendi şart ve koşullarına atıfta bulunuyorsa, diğer taraf açıkça reddetmedikçe, genellikle ilk belirtilenler geçerlidir. Bu, "önce gelen önce alır"ın yasal karşılığıdır ve işler şaşırtıcı derecede sık ters gider. Genel şart ve koşulların uygulanabilirliğiyle iki aşamada nasıl başa çıkılacağını.

Tüketicilere satış yapıyorsanız, kara ve gri listeleri dikkate alın: bazı maddeler yasaktır, diğerleri ise makul olmayan maddeler olarak kabul edilir. ConsuWijzer'in (ACM) , tüketicilerin nelere dikkat ettiğini gösteriyor.

En sık yapılan 5 hata

1. Şartlar ve koşulları belirtmemek. Şüphesiz en pahalı hata: Şartlar ve koşullar elinizde, ancak onlarla hiçbir şey yapamazsınız. Piet'e bakın.
2. Gizlilik konusunu genel şartlar ve koşullarınıza sıkıştırmak. Kişisel verileri nasıl işlediğiniz (GDPR) ayrı bir gizlilik bildiriminde, teslimat sözleşmelerinizde değil.
3. Körlemesine kopyalama. Başkalarının şart ve koşulları nadiren sizin çalışmanızla tam olarak örtüşür ve genellikle yasanın gerisinde kalır.
4. Yasaklanmış tüketici maddelerinin kullanılması. Tüketicilere karşı sorumluluktan muafiyet sağlayan ve çok ileri götürülen bir madde geçersiz sayılabilir; ancak yine de yasalara başvurmanız gerekir.
5. Bunları bir daha asla güncellemeyin. Yasalar ve hizmetleriniz değişiyor. Beş yıllık hüküm ve koşullar, tıpkı 2008 model bir Nokia'nın en yeni şarj cihazınıza uyması gibi, bugün de aynı derecede geçerliliğini koruyor.

Bu hataların setinizde olup olmadığından emin değil misiniz? Hukuki bir inceleme genellikle düşündüğünüzden daha ucuzdur ve kaybedilen bir davadan çok daha ucuzdur. Şartlar ve koşullarınızı KOBİ sektörünü çok iyi bilen bir avukata hazırlatabilir veya incelettirebilirsiniz . Piet, tekrar yapabilseydi, bunu yapardı.

Sıkça Sorulan Sorular