Veri alışverişi anlaşması taslağı hazırlatın: maliyetler ve süreç

KOBİ'ler konusunda uzmanlaşmış bir avukat tarafından hazırlanan bir veri paylaşım sözleşmesinin maliyeti, veri akışlarının karmaşıklığına ve GDPR kapsamındaki rol dağılımına bağlı olarak genellikle 500 ile 1.500 Euro arasında değişmektedir. Esas olarak doğru yasal sınıflandırma için ödeme yapıyorsunuz: bağımsız veri sorumluları, ortak sorumluluk (GDPR Madde 26) veya veri işleyen ilişkisi (GDPR Madde 28). Bu sınıflandırmadaki bir hata, sorumluluk, bildirim yükümlülükleri ve para cezası riski açısından sonuçlar doğurur ve bu da sözleşme hazırlama maliyetinden daha önemlidir.

Kısa cevap

• Bu belgenin hazırlanmasının maliyeti, karmaşıklığına bağlı olarak genellikle 500 ile 1.500 euro arasında değişmektedir.
• Doğru GDPR yeterliliğine ve gerçek ilişkiyle uyumlu bir sözleşmeye ödeme yaparsınız.
• Sadece kişisel olmayan veriler için, iyi bir model genellikle yeterlidir.
• Kişisel veriler, birden fazla veri akışı veya Avrupa Ekonomik Alanı dışına yapılan veri transferleri söz konusu olduğunda, profesyonelce hazırlanmış belgeler büyük fayda sağlar.
• Yanlış rol seçimi kolayca düzeltilemez ve para cezalarına ve sorumluluklara yol açabilir.

Bir veri paylaşım anlaşması hazırlatın: karşılığında ne elde edeceksiniz?

Sözleşme taslağını hazırlatacak herkes öncelikle veri akışlarının analizini alır. Her akış için, hukuk uzmanı amacın kim tarafından belirlendiğini ve ilgili GDPR rolünü haritalandırır. Bu, uygun forma yol açar: bağımsız veri sorumluları arasında bir değişim sözleşmesi, ortak sorumluluk düzenlemesi veya bir tarafın verileri yalnızca talimat üzerine işlediği anlaşılırsa, bir veri işleme sözleşmesi. Bu sınıflandırma, sözleşmenin geri kalanının üzerine kurulu olması nedeniyle, çalışmanın en değerli kısmıdır.

Ardından, belge yasal dayanak, güvenlik anlaşmaları, veri ihlali bölümü, saklama süreleri ve gerekirse Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarım kuralları ile yapılandırılır. Benzer iş birlikleri için yeniden kullanabileceğiniz, düzenlenebilir bir sözleşme alırsınız.

Maliyetler odak noktasında

Fiyat, karmaşıklığa bağlıdır:

• Hazır model: En ucuz olanıdır ve basit, tek yönlü veri akışı için uygundur.
• Kişiye özel, tek bir ilişki: iki taraf arasında net bir alışveriş için genellikle 500 ila 1000 euro arası.
• Karmaşık veya çoklu veri akışları: Ortak sorumluluk, özel veri kategorileri veya Avrupa Ekonomik Alanı dışına veri aktarımı durumlarında 1.000 ila 1.500 Euro veya daha fazla.
• Ek tavsiye: Devam eden iş birliği veya devam eden anlaşmazlık için saatlik ücret.

Bu maliyetleri riskle karşılaştırın. GDPR, rol dağılımını ve güvenliği düzgün bir şekilde düzenlemeyenlere ağır para cezaları uyguluyor. Açık raporlama anlaşmaları olmadan bir veri ihlali durumunda, sonuçlar hızla ağırlaşabilir. Bu bağlamda, düzgün hazırlanmış bir sözleşme lüks değil, bir sigortadır.

Dış kaynak kullanımının karlı olduğu durumlar

Dış kaynak kullanımı, özellikle kişisel verilerin paylaşıldığı ve rol dağılımının hemen net olmadığı durumlarda oldukça mantıklıdır. Ayrıca, özel kategorideki kişisel veriler, eş zamanlı birden fazla veri akışı veya Avrupa Ekonomik Alanı dışına yapılan transferler söz konusu olduğunda sözleşmenin doğru olduğundan emin olmak istersiniz. Ve birden fazla ortağın bulunduğu bir tedarik zincirinde çalışıyorsanız, iyi yapılandırılmış temel bir sözleşme, her yeni ortakla sıfırdan başlamak zorunda kalmanızı önler.

Pratik bir örnek: Bir sağlık yazılımı şirketi, ürün geliştirme amacıyla kullanım verilerini bir analiz ortağıyla paylaşmak istiyor. Sağlık verileri söz konusu olduğundan, özel kategorideki kişisel veriler devreye giriyor ve rol paylaşımı basit değil. Şirket sözleşmeyi hazırlattı. Hukuk uzmanı, tarafların ortak veri sorumlusu olduğunu belirledi ve 26. Madde hükmünü ekledi. Bu durumda, bu kesinlik birkaç yüz avro tasarruf etmekten daha önemliydi.

İşlem adım adım

1. Giriş: İş birliğini, veri akışlarını ve her iki tarafın hedeflerini açıklıyorsunuz.
2. Nitelik: Hukuk uzmanı, GDPR rolünü ve her bir süreç için uygun sözleşme biçimini belirler.
3. Sözleşme taslağı: Sözleşme, yasal dayanak, güvenlik ve veri ihlalleri ve aktarımlarına ilişkin anlaşmalar dikkate alınarak yapılandırılır.
4. Uyum sağlama: Her iki taraf da değişiklikler önerir ve belge iyileştirilir.
5. Teslimat: İmzalanabilir ve tekrar kullanılabilir bir sözleşme alacaksınız.

İşlem süresi, her iki tarafın da ne kadar hızlı bilgi sağladığına ve veri akışlarının karmaşıklığına bağlı olarak genellikle birkaç gün ile iki hafta arasında değişmektedir.

Kendin mi yapacaksın yoksa birine mi yaptıracaksın?

Değerlendirme gerçekçi. Basit, tek taraflı ve kişisel olmayan veri akışı için bunu kendiniz yapmanız mümkün. Ancak kişisel veriler, belirsiz rol dağılımı, özel veri kategorileri veya uluslararası transferler söz konusu olduğunda dış kaynak kullanımı daha avantajlı hale geliyor. Ara bir çözüm ise bir kez hazırlanan ve her iş birliği için kendiniz uyarlayacağınız temel bir sözleşmedir. Bu şekilde, doğru sınıflandırma için bir kez ödeme yapar ve yapısal olarak bundan faydalanırsınız.

Dürüst tavsiye

Eğer kişisel olmayan verileri yalnızca basit, tek yönlü bir akışla paylaşıyorsanız, herhangi bir sözleşme hazırlamanıza gerek yoktur. Amaç, gizlilik ve güvenlik konularında anlaşmalar içeren iyi bir model yeterli olacaktır. Bu durumda, dış kaynak kullanımı gereksizdir.

Kişisel veriler paylaşıldığında ve rol dağılımı hemen net olmadığında veya özel veri kategorileri ya da Avrupa Ekonomik Alanı dışına veri aktarımı söz konusu olduğunda, sözleşmenin en kısa sürede hazırlanmasını sağlayın. Bağımsız veri sorumluları arasındaki ayrım, 26. ve 28. maddelerde belirtildiği gibi, dikkatle ele alınmalıdır ve yanlış sınıflandırma, bildirim yükümlülükleri, sorumluluk ve para cezası riski açısından sonuçlar doğurabilir. Bu sonuçlara kıyasla yatırım küçüktür.

Daha fazla bilgiye "Veri alışverişi anlaşması nedir" ve "Veri alışverişi anlaşması taslağı hazırlama" sayfalarından ulaşabilirsiniz . Veri alışverişi anlaşması sayfasından bir belge oluşturabilirsiniz .

Sıkça Sorulan Sorular