MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Veri paylaşım sözleşmesi taslağı hazırlamak, öncelikle veri işlemenin amacını kimin belirleyeceği sorusuyla başlar; çünkü bu, GDPR kapsamındaki rol dağılımını ve dolayısıyla sözleşmenin yapısını tanımlar. Ardından, hangi verilerin hangi yasal dayanakla (GDPR Madde 6), hangi güvenlik önlemleriyle (GDPR Madde 32), veri ihlallerinin nasıl ele alınacağı (GDPR Madde 33 ve 34) ve verilerin Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarılıp aktarılmayacağı belirlenir. Bu sıra izlenmeden, taraflar arasındaki gerçek ilişkiyle uyumlu olmayan bir sözleşme oluşturulur.
Kısa cevap
- Rol belirleme: bağımsız veri sorumluları, birlikte (GDPR Madde 26) veya veri işleyici (GDPR Madde 28).
- Veri kapsamı: hangi veri kategorileri, hangi yönde ve hangi amaçla.
- Yasal dayanak ve amaç sınırlaması: Hangi gerekçelerle paylaştığınız ve amacın sınırlı kalması (GDPR Madde 5 ve 6).
- Güvenlik: Uygun teknik ve organizasyonel önlemler (GDPR Madde 32).
- Veri ihlalleri ve aktarımı: bildirim anlaşmaları ve Avrupa Ekonomik Alanı dışına olası aktarım.
Veri paylaşım anlaşması taslağı hazırlama: rol belirleme ile başlayın
Rollerin paylaşımı temeldir. Her veri akışı için amacı ve araçları kimin belirlediğini tespit edin. Her tarafın kendi amacı varsa, bağımsız veri sorumlularıdır ve bir veri paylaşım sözleşmesi geçerlidir. Taraflar amacı birlikte belirlerse, ortak sorumluluk düzenlemesi geçerlidir (GDPR Madde 26). Bir taraf yalnızca diğerinin talimatları doğrultusunda işlem yapıyorsa, veri paylaşım sözleşmesi değil, veri işleme sözleşmesi gereklidir (GDPR Madde 28).
Bu adım sıklıkla atlanır ve sonuç olarak yanlış yükümlülükler getiren bir sözleşme ortaya çıkar. Bu nedenle, uygulanacak rejimin daha sonra tartışılmaması için, belgede rolü açıkça belirtin.
Veri kapsamını net bir şekilde tanımlayın
Hangi verilerin paylaşıldığını tam olarak açıklayın. Belirsiz tanımlanmış veri akışları istenmeyen veri alışverişine yol açar ve GDPR Madde 5'teki amaç sınırlamasını ihlal eder. Şunları ekleyin:
- Veri kategorileri: örneğin, isim ve adres bilgileri, iletişim bilgileri veya kullanım verileri ve özel kişisel veriler içerip içermediği.
- Yön: Tek taraflı veya karşılıklı ve her akarsu için ayrı ayrı belirlenir.
- Amaç: Verilerin kullanılabileceği somut, iyi tanımlanmış amaç.
- Yasal dayanak: GDPR Madde 6 kapsamındaki dayanak, örneğin rıza, sözleşme veya meşru menfaat.
Kapsam ne kadar dar olursa, bir tarafın verileri yasal dayanağı olmayan bir amaçla kullanma olasılığı o kadar azalır.
Güvenlik, saklama süresi ve veri sahipleri
Her iki tarafın da alacağı güvenlik önlemlerini belgeleyin. GDPR Madde 32, verilerin hassasiyetine uygun teknik ve organizasyonel önlemler alınmasını gerektirir. Şifreleme, erişim kontrolü ve kayıt tutma yöntemlerini göz önünde bulundurun. Ayrıca saklama süreleri konusunda da anlaşın: amacına hizmet etmiş veriler silinmelidir.
Ayrıca, veri sahiplerinin haklarını nasıl ele alacağınızı da düzenleyin. Bağımsız veri sorumluları durumunda, her taraf kendi taleplerini ele alır. Ortak sorumluluk durumunda ise, Yönetmeliğin 26. Maddesinde kimin bilgi verme yükümlülüğünü yerine getirdiğini ve erişim, düzeltme ve silme taleplerini kimin ele aldığını belirleyin. Bu, veri sahibinin kime başvuracağını bilmesini sağlar.
Veri ihlalleri ve aktarımı
Yasal bildirim yükümlülüğüne uygun bir veri ihlali paragrafı ekleyin. Prensip olarak, veri sorumlusu, veri sahipleri için risk olasılığı düşük olmadığı sürece, veri ihlalini 72 saat içinde Veri Koruma Kurumu'na bildirir (GDPR Madde 33). Veri sahiplerinin hak ve özgürlükleri için yüksek bir risk söz konusu olduğunda, bu veri sahiplerine de bildirimde bulunulması gerekir (GDPR Madde 34). Hangi bildirimin kimden sorumlu olduğunu ve tarafların birbirlerini nasıl doğrudan bilgilendireceğini belirtin.
Veriler Avrupa Ekonomik Alanı dışına çıkarılırsa, GDPR'nin V. Bölümü'nün (Madde 44 ve sonrası) gereklilikleri uygulanır. Bunun yasal dayanağını, örneğin yeterlilik kararı veya standart sözleşme maddeleri gibi belirtin. Bu dayanak olmadan aktarıma izin verilmez.
Pratik bir örnek: Bir toptancı, sipariş detaylarını teslimatı gerçekleştiren bir lojistik ortağıyla paylaşır. Ortak, varış noktasını kendisi belirlemez, ancak müşteri adına teslimatı gerçekleştirir. Sözleşme taslağı hazırlanırken, burada bir değişim sözleşmesi yerine bir veri işleme sözleşmesinin daha uygun olduğu ortaya çıkar. Bu ön kontrol, toptancının duruma uymayan bir sözleşme imzalamasını engeller.
Unutmayacağınız son düzenlemeler
- Gizlilik: İşbirliği sona erdikten sonra bile karşılıklı olarak korunur.
- Sorumluluk: Bir ihlal veya veri sızıntısı durumunda hangi zararların kim tarafından karşılanacağı.
- Süre ve sonlandırma: İşbirliğinin sonunda verilere ne olur?
- Denetim: Anlaşmalara uyumu doğrulama hakkı.
- Uygulanacak hukuk: Hangi hukuk uygulanır ve hangi mahkeme yetkilidir.
Dürüst tavsiye
Yalnızca teknik veya anonimleştirilmiş veriler gibi kişisel olmayan verileri paylaşıyorsanız, sözleşmeyi kolayca kendiniz hazırlayabilirsiniz. Amaç, gizlilik ve güvenlik konularında anlaşmalar içeren açık bir şablon yeterlidir ve bir avukata gerek yoktur.
Kişisel veriler söz konusu olduğunda, rol dağılımı hemen net olmadığında veya veriler Avrupa Ekonomik Alanı dışına çıktığında ya da özel kategorideki kişisel verileri içerdiğinde, en kısa sürede yardım isteyin. Bağımsız veri sorumluları, Madde 26 ve Madde 28 arasındaki ayrım dikkatle incelenmeli ve sorumluluk ile para cezası riskini etkiler. Yanlış doldurulmuş bir form geriye dönük olarak düzeltilemez.
Ayrıca , veri alışverişi anlaşmasının ne olduğuna ve veri alışverişi anlaşması taslağı hazırlamanın maliyetlerine ilişkin açıklamayı da okuyun . Veri alışverişi anlaşması sayfası üzerinden bir belge oluşturabilirsiniz .
Sıkça Sorulan Sorular
Öncelikle her veri akışı için rolleri tanımlayın, ardından veri kapsamını, amacını ve yasal dayanağını belirleyin ve güvenlik, saklama süresi, veri ihlali bildirimleri ve Avrupa Ekonomik Alanı dışına yapılacak her türlü aktarım için düzenlemeler yapın. Son olarak gizlilik, sorumluluk ve fesih konularını ele alın.
Çünkü bu, hangi GDPR rejiminin uygulanacağını belirler. Bağımsız veri sorumluları, ortak sorumluluk (GDPR Madde 26) ve veri işleyici ilişkisi (GDPR Madde 28) farklı düzenlemeler gerektirir. Yanlış rol, gerçeği yansıtmayan bir sözleşmeye yol açar.
Veri paylaşımı, GDPR Madde 6 uyarınca yasal bir dayanağa dayanabilir; örneğin, rıza, sözleşmenin yerine getirilmesi veya meşru bir menfaat. Veriler, GDPR Madde 5'teki amaç sınırlamasına uygun olarak, yalnızca paylaşıldıkları belirli amaç için kullanılabilir.
GDPR Madde 32'de belirtilen, verilerin hassasiyetine uygun teknik ve organizasyonel önlemler. Örnekler arasında şifreleme, erişim kontrolü, kayıt tutma ve hangi önlemlerin kim tarafından uygulanacağı ve sürdürüleceğine ilişkin anlaşmalar yer almaktadır.
Veri Koruma Otoritesine 72 saat içinde (GDPR Madde 33) ve yüksek risk durumunda veri sahiplerine (GDPR Madde 34) bildirimde bulunulduktan sonra, veri ihlalini kimin ve hangi zaman dilimi içinde bildireceği belirtilmelidir. Tarafların birbirlerini derhal nasıl bilgilendirecekleri konusunda anlaşmaya varılmalıdır.
Evet, veriler Avrupa Ekonomik Alanı dışına çıkarsa. GDPR'nin V. Bölümü (Madde 44 ve sonrası) uyarınca buna izin verilen gerekçeleri belirtin; örneğin, yeterlilik kararı veya standart sözleşme maddeleri. Geçerli bir yasal dayanak olmadan aktarıma izin verilmez.
Sadece kişisel olmayan veriler için, iyi bir modelle bu genellikle mümkündür. Kişisel veriler, belirsiz rol dağılımı, özel veri kategorileri veya Avrupa Ekonomik Alanı dışına yapılan transferler söz konusu olduğunda, yanlış bir formun sorumluluk ve para cezası riski doğurabileceği göz önünde bulundurularak profesyonel inceleme önerilir.
