MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Gizlilik politikası taslağı hazırlamak, kuruluşunuz içinde kişisel verilerden kimin sorumlu olduğunu, hangi prosedürlerin uygulanacağını, verileri ne kadar süreyle saklayacağınızı ve hangi güvenlik önlemlerini aldığınızı belirleyen dahili bir belge oluşturmayı içerir. Gizlilik politikası, web sitenizdeki harici bir açıklama değil, kendi çalışanlarınız için bir yol gösterici belgedir. İçeriği, GDPR'nin 5. maddesinin 2. paragrafındaki hesap verebilirlik yükümlülüğünden ve 24. maddesindeki uygun önlemleri alma görevinden kaynaklanmaktadır. Aşağıda, gizlilik politikasının bileşenleri ve uygulanabilir bir belge haline getirme yaklaşımı yer almaktadır.
Kısa cevap
- Rolleri belirleyin: Veri sorumlusu kim ve şirket içinde sorumlu olan kim?
- İşleme kayıt defterine bağlantı: Madde 30 uyarınca gerçekleştirdiğiniz işleme işlemleri.
- Veri kategorilerine göre saklama süreleri belirleyin
- Madde 32 uyarınca alınan güvenlik önlemlerini açıklayınız
- 33. ve 34. maddelere uygun bir veri ihlali prosedürü ekleyin
- Çalışanların politikayı bilmeleri ve uygulamaları için eğitim düzenleyin
Gizlilik politikası taslağı hazırlama: standart bileşenler
Gizlilik politikası, ancak kuruluşunuzun işleyiş biçimiyle uyumluysa faydalıdır. Temel unsurlar şunlardır:
- Görev ve sorumluluklar: İşleme kim karar verir, sistemleri kim yönetir ve sorular veya olaylar için kim irtibat noktasıdır.
- Madde 5'teki ilkeler: amaç sınırlaması, veri minimizasyonu, doğruluk ve depolama sınırlaması, somut çalışma kurallarına dönüştürülmüştür.
- saklama süreleri , geçerli olduğu durumlarda yasal süreyle birlikte verilmiştir.
- Madde 32 uyarınca güvenlik: erişim kontrolü, parola politikası, şifreleme ve yedeklemeler.
- 33. ve 34. maddeler uyarınca veri ihlali prosedürü: Veri ihlalini nasıl tespit edeceğiniz, bildireceğiniz ve kaydedeceğiniz.
- İşlemciler: Hangi harici taraflarla çalışıyorsunuz ve hangi veri işleme sözleşmeleri yürürlükte?
- Kişisel verilerin sahiplerinin hakları: erişim veya silme talebi nasıl ele alınır?
Roller ve işlem kaydı
Öncelikle kimin neyden sorumlu olduğunu düşünün. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde (KOBİ'ler) genellikle yönetim veri sorumlusudur ve bir veya daha fazla çalışan dahili iletişim noktası olarak görev yapar. Veri Koruma Görevlisi yalnızca özel veri kategorilerinin büyük ölçekli işlenmesi gibi belirli durumlarda zorunludur, ancak isteğe bağlı olarak birini atayabilirsiniz.
Ardından, politikayı 30. Maddede belirtilen işleme kayıt defterine bağlayın. Bu kayıt defteri, hangi işleme işlemlerini, hangi amaçla ve hangi yasal dayanakla gerçekleştirdiğinizi listeler. Bu envanter olmadan, tam olarak neyi yönetmeniz gerektiğini bilmediğiniz için bir politika havada kalır. Kayıt defteri envanterdir ve politika da onu çevreleyen temel kurallardır.
Güvenlik ve veri sızıntıları
Madde 32, uygun teknik ve organizasyonel önlemler alınmasını gerektirir. Uygunluk, risklerle orantılı anlamına gelir; bu nedenle, hassas dosyalara sahip bir kuruluş, yalnızca adres verilerini işleyen bir şirkete göre daha sıkı önlemler alır. Örnekler arasında rol tabanlı erişim kontrolü, güçlü parolalar, dizüstü bilgisayar şifrelemesi, doğrulanmış yedeklemeler ve özel cihazların kullanımıyla ilgili net bir politika yer alır.
Ayrıca, bir veri ihlali prosedürü de ekleyin. Madde 33, veri sahipleri için risk düşük olmadığı sürece, prensip olarak 72 saat içinde Hollanda Veri Koruma Kurumu'na bir veri ihlalini bildirmenizi gerektirir. Yüksek risk durumunda, Madde 34 uyarınca veri sahiplerini de bilgilendirmeniz gerekir. Bir çalışanın şüpheli bir ihlali nasıl bildirdiğini, kimin değerlendirdiğini ve raporu kimin ele aldığını belgeleyin.
Kağıttan pratiğe
Çekmecede tozlanan bir politika, denetim sırasında size yardımcı olmayacak ve olayları önlemeyecektir. Çalışanların bu politikayı bilmesini sağlayın, işe alım sırasında tartışın ve temel ilkeleri periyodik olarak tekrarlayın. Bunu yaptığınızda kısaca belgeleyin, çünkü bu da hesap verebilirlik yükümlülüğünün bir parçasıdır.
Kısa bir örnek. Breda'da sekiz çalışanı olan bir diş kliniği, hassas veri niteliğinde olan tıbbi verileri işliyor. Gizlilik politikası, dosyalara yalnızca uygulayıcıların erişebileceğini, sistemin otomatik olarak oturumu kapatacağını, verilerin tıbbi kayıtlar için geçerli saklama süresine uygun olarak saklanacağını ve şüpheli herhangi bir veri ihlalinin aynı gün klinik yöneticisine bildirileceğini şart koşuyor. Denetim sırasında, klinik politikanın verilerin hassasiyetine uygun olduğunu gösterebilir.
Dürüst tavsiye
Tek başınıza veya küçük bir ekiple çalışıyorsanız ve yalnızca standart verileri işliyorsanız, gizlilik politikanızı kolayca kendiniz hazırlayabilirsiniz. Kısa ve öz tutun, işleme kayıt defterinizle uyumlu hale getirin ve saklama sürelerinin ve veri ihlali prosedürünün mevcut uygulamalarla eşleştiğinden emin olun. Bunun için bir avukata ihtiyacınız yok.
Hassas verilerle çalışıyorsanız, birden fazla lokasyonda personeliniz varsa, birçok işlemci kullanıyorsanız veya kamera kayıtlarını saklıyorsanız, en kısa sürede yardım alın. Zorluk, rolleri, güvenlik seviyelerini ve prosedürleri risklerle uyumlu hale getirmekte yatmaktadır. Bir hukuk uzmanı, uygulanabilir ve hesap verebilirlik yükümlülüklerinizi gerçekten yerine getiren bir politika oluşturmanıza yardımcı olur.
Daha fazla bilgi edinmek veya hemen düzenlenmesini mi istiyorsunuz? MKB Juristen'in gizlilik politikasını inceleyin, öncelikle gizlilik politikasının ne olduğunu okuyun ve bir gizlilik politikası taslağı hazırlamanın maliyetini öğrenin .
Sıkça Sorulan Sorular
Görev ve sorumlulukları belirleyin, politikayı 30. Madde uyarınca veri işleme kayıt defterinize bağlayın, saklama sürelerini belirleyin, 32. Madde uyarınca güvenlik önlemlerini açıklayın ve 33. ve 34. Maddelere uygun olarak bir veri ihlali prosedürü ekleyin. Son olarak, çalışanların politikayı bildiğinden emin olun.
Yasal bir şablon olmamakla birlikte, kullanılabilir bir politika; rolleri, 5. Madde'nin ilkelerini, saklama sürelerini, 32. Madde kapsamındaki güvenliği, veri ihlali prosedürünü, veri işleyicilerinin ele alınışını ve veri sahibi haklarının ele alınışını içerir. Bunların tümü birlikte hesap verebilirlik yükümlülüğünü yerine getirir.
Sadece özel durumlarda, örneğin büyük ölçekli özel veri kategorilerinin işlenmesi veya sistematik gözlem gibi durumlarda. Bu durumlar dışında, isteğe bağlı olarak bir irtibat kişisi atayabilirsiniz. Çoğu KOBİ için, kurum içi sorumlu bir kişi yeterlidir.
Her veri kategorisi için, Madde 5'teki saklama sınırlaması ilkesi esas alınır. Faturalar için yedi yıllık vergi saklama yükümlülüğü gibi yasal bir süre uygulanıyorsa, bu süre esas alınır. Diğer veriler için ise bir süre veya somut bir kriter belirlenir.
Bir çalışanın şüpheli bir ihlali nasıl tespit edip bildirdiği, bunu kimin değerlendirdiği ve Hollanda Veri Koruma Kurumu'na bildirimi kimin ele aldığı. Madde 33 genel olarak 72 saat içinde bildirim yapılmasını gerektirir; yüksek risk durumunda, Madde 34 uyarınca veri sahiplerini de bilgilendirirsiniz.
Evet. Bir politika ancak insanlar onu bilip uyguladığında işe yarar. İşe alım sırasında bunu görüşün, temel ilkeleri kolayca bulunabilir hale getirin ve düzenli aralıklarla tekrarlayın. Bunu yaptığınızı kısaca belgeleyin, çünkü bu da hesap verebilirlik yükümlülüğünün bir parçasıdır.
Gizlilik politikası kurum içi olup, kuruluşunuzun nasıl işlediğini açıklar. Dış gizlilik bildirimi ise ziyaretçileri ve müşterileri bilgilendirir. Kurum içinde düzenlediğiniz kurallar, dışarıya verdiğiniz sözlerle uyumlu olmalıdır, ancak bunlar farklı hedef kitlelere yönelik iki ayrı belgedir.
