Yazdırma, imzalama ve tarama: her zaman iyi bir fikir değil

Basılı, imzalı ve daha sonra taranmış bir imza yasal olarak geçerlidir ancak elektronik imzanın en az güvenilir biçimi olarak kabul edilir. Hollanda yasalarına göre (Hollanda Medeni Kanunu Madde 3:15a), kullanılan yöntem yeterince güvenilir . Tek başına bir tarama, önemli veya yüksek riskli sözleşmeler için bu gereksinimi her zaman karşılamaz. Kesinlik arayan herkes, sözleşmenin önemiyle uyumlu bir imzalama yöntemi seçmelidir.

Sözleşmeyi yazdırmanıza, imzalamanıza ve taramanıza izin veriliyor mu?

Evet, buna izin veriliyor. Kanun elektronik imzayı tanıyor ve taranmış bir imza da bunun kapsamına giriyor. Ancak, "izin veriliyor" ifadesi "işe yarıyor" anlamına gelmiyor. Temel soru, imzanın elektronik olup olmadığı değil, kullanılan yöntemin daha sonra doğru kişinin gerçekten onay verdiğini kanıtlayacak kadar güvenilir olup olmadığıdır.

Geçmişte sözleşmeler ıslak imza ile anında yapılırdı ve kimse belgenin gerçekliğinden şüphe duymazdı. Günümüzde ise, hızlı ve kolay olduğu için giderek daha sık yazdırıp, imzalayıp, tarıyoruz. Bu hızın bir dezavantajı var: Taranmış bir imzayı kopyalamak, yapıştırmak ve imzalayan kişiden ayırmak çok kolay. Tam da bu durum, karşı taraf bir şeyi itiraz ettiği anda delil niteliğini savunmasız hale getiriyor.

İmza gerçekten gerekli mi?

Hayır. Hollanda'da, çoğu anlaşma için şekil özgürlüğü geçerlidir: bir sözleşme teklif ve kabul yoluyla oluşur ve prensip olarak sözlü olarak bile yapılabilir. Örneğin, birinin arabasını belirli bir miktara satın almak için sözlü olarak anlaşabilirsiniz. Tek sorun ispatıdır .Karşı taraf daha sonra bir anlaşmanın yapıldığını reddederse, eliniz boş kalırsınız.

Bu nedenle anlaşmaları yazılı hale getiriyor ve imza istiyoruz: Kanun her zaman bunu gerektirdiği için değil, anlaşmanın kanıtlanabilir olmasını sağladığı için. Dijital varyant söz konusu olduğunda, buna elektronik imza diyoruz ve bunun Hollanda yasalarında ve Avrupa eIDAS Yönetmeliğinde kendi düzenlemeleri bulunmaktadır.

Lütfen dikkat: Bazı yasal işlemler için kanun, şekil konusunda belirli şartlar getirmektedir. Sözleşmenizin türünün serbestçe şekillendirilebilir olup olmadığından emin değilseniz, bağımsız bir taramaya güvenmeden önce bir hukuk uzmanına danışın.

Elektronik imzanın üç türü

Kanun ve eIDAS Yönetmeliği üç seviyeyi birbirinden ayırır. Seviye ne kadar yüksekse, delil niteliği de o kadar güçlüdür:

• Standart elektronik imza – örneğin, taranmış bir imza, e-postanın altındaki bir isim veya "kabul ediyorum" onay işareti. Kullanımı kolaydır, ancak güvenilirlik düzeyi en düşüktür.
• Gelişmiş elektronik imza – imzalayana benzersiz şekilde bağlıdır, kimlik tespiti sağlar ve belgede yapılan sonraki değişiklikleri bildirir. Ek doğrulama özelliklerine sahip imzalama hizmetleri gibi düşünün.
• Nitelikli elektronik imza – nitelikli bir sertifikaya dayalı en üst düzey imza türüdür. eIDAS Yönetmeliği uyarınca, el yazısı imza ile aynı yasal etkiye sahiptir.

Sıradan ve ileri düzey imzalar için, ancak yöntemin yeterince güvenilir , kullanım amacı ve davanın tüm koşulları dikkate alındığında ıslak imza ile eşdeğer tutulur. Başka bir deyişle: hakim bağlamı inceler. Bu eşdeğerlik yalnızca nitelikli imza durumunda önceden belirlenir.

"Yeterince güvenilir" ifadesi ne zaman yeterlidir?

Güvenilirlik, anlaşmanın önemiyle orantılı olmalıdır. Bir bisiklet satın alırken sadece bir imzanın taranması yeterli olabilir. Ancak, büyük bir satın alma işlemini tamamlıyorsanız veya önemli mali çıkarları içeren uzun vadeli bir sözleşmeye giriyorsanız, daha yüksek bir güvenilirlik seviyesi tavsiye edilir. Risk ne kadar büyükse, seçtiğiniz yöntem o kadar titiz olmalıdır.

Hangi imzalama yöntemi hangi sözleşmeye uygundur?

Genel bir kural olarak, seçimi önemine ve itiraz riskine bağlayabilirsiniz:

• Önemsiz, çatışma riski düşük (küçük, günlük randevular): Taranmış veya basit bir elektronik imza genellikle yeterlidir.
• Orta önemde veya tekrarlayan uzaktan randevular için: Kimlik doğrulama ve denetim izi içeren profesyonel bir imza hizmeti aracılığıyla gelişmiş bir imza seçin.
• Önemli mali çıkar, uzun süre veya artan çıkar çatışması riskisöz konusuysa: isteğe bağlı olarak kimlik doğrulama ile desteklenen nitelikli bir elektronik imzayı değerlendirin.

Elektronik imzanın güvenilirliğini nasıl artırırsınız?

Dijital imzanın güvenilirliğini çeşitli yollarla artırabilirsiniz:

• Bağımsız bir tarama işlemi yerine güvenli bir bağlantı ve profesyonel bir imzalama hizmeti kullanın.
• Çok faktörlü kimlik doğrulama ekleyin ; örneğin, SMS kodu, akıllı telefon uygulaması üzerinden onay veya belirteç oluşturucu.
• Gerekirse, imzayı karşılaştırabilmeniz için kimlik belgesinin bir kopyasını isteyin (lütfen geçerli gizlilik kurallarına dikkat edin).
• İmzanın e-posta yoluyla veya hatta taahhütlü mektup yoluyla onaylanmasını sağlayın.
• İlgili belgeleri (imza makbuzu veya denetim kaydı gibi) dikkatlice saklayın.

Ne kadar ileri gitmeniz gerektiği duruma göre değişir. Ancak, Lahey Bölge Mahkemesi'nin bir kararı bunun önemsiz bir soru olmadığını açıkça ortaya koymaktadır.

DocuSign ile bile yasal geçerliliği olan bir anlaşma yok

Lahey Bölge Mahkemesi'nde görülen bir davada (8 Mayıs 2018 tarihli karar, ECLI:NL:RBDHA:2018:6370), bir taraf, bir anlaşmanın hiç yapılmadığını iddia etti. Karşı taraf ise aksini ileri sürerek, DocuSign . Bunlara bir Tamamlama Sertifikasıve tüm anlaşmalar, karşı tarafın e-posta adresine gönderilmiş ve onlar da bu adresten yanıt vermişti. Her şey gayet açık görünüyordu.

Ancak hakim bu görüşü benimsemedi. Çok fazla tutarsızlık vardı: sözleşmedeki imza kimlik belgesindeki imzadan farklıydı, tüm imzalar eşleşmiyordu, sözleşme tarafının adı birden fazla kez yanlış yazılmıştı ve fatura adresleri eşleşmiyordu. Sonuç olarak, bu kişinin gerçekten sözleşmeyi imzalayıp imzalamadığı yeterince açık değildi.

Sonuç olarak: DocuSign gibi profesyonel bir sistem üzerinden atılan imza bile burada yeterince güvenilir değildi. Yasal olarak geçerli bir anlaşma yoktu.

Girişimciler için ders açık: Dijital imza hizmeti sağlam bir temel sağlar, ancak garanti değildir. Hakim her zaman tüm koşulları dikkate alır ve küçük tutarsızlıklar belirleyici olabilir.

Bir fatura veya sözleşme ihtilafa düşerse bu ne anlama gelir?

Pratikte durum genellikle ancak bir anlaşmazlık sırasında netleşir. Eğer bir müşteri teslimat yapmaz veya "Ben imzalamadım" diyerek ödeme yapmayı reddederse, gerçekten bir anlaşmanın var olduğunu ve kimin bu anlaşmaya bağlı olduğunu kanıtlamanız gerekir. Zayıf bir imza bunu zorlaştırır ve tahsilat sürecini geciktirebilir veya zayıflatabilir.

Uygun belgelerle desteklenen güvenilir bir imzalama yöntemi, özellikle en çok ihtiyaç duyulduğu anda, delil niteliğinizi önemli ölçüde güçlendirir. Bir dava tıkanırsa, hukuk uzmanlarımız belge toplama ve belgelerinizin dava açmak için yeterince güçlü olup olmadığını değerlendirebilir.

İmzayı taramak iyi bir fikir mi?

Küçük, günlük randevular için taranmış bir imza genellikle yeterlidir. Ancak, önemli, uzun süreli veya ihtilaf riski yüksek sözleşmelerde, tek başına taranmış bir imza genellikle çok savunmasızdır. Bu gibi durumlarda, daha güvenilir bir yönteme yatırım yapmak faydalı olur.

Güvenilirlik şarttır, ancak verimliliği gereksiz yere engellememelidir. Sağlıklı bir denge kurmak önemlidir: her sözleşme türü için, önemine uygun bir imzalama yöntemi seçin. Düzenli olarak uzaktan anlaşmalar mı yapıyorsunuz? O halde standart sözleşmelerinizi elektronik olarak ve güvenilirliği kanıtlanabilir şekilde imzalanabilecek şekilde yapılandırmak akıllıca olacaktır. Hukuk uzmanlarımız, örneğin sözleşme hukuku, bu konuda size memnuniyetle danışmanlık yapabilir ve sözleşmelerinizi uyarlamanıza

Taranmış ve elektronik imzalar hakkında sıkça sorulan sorular

Taranmış bir imza yasal olarak geçerli midir?

Evet, taranmış bir imza prensip olarak yasal olarak geçerlidir ve standart bir elektronik imza olarak kabul edilir. Islak imzaya eşdeğer olup olmadığı ise, yöntemin sözleşmenin amacına uygun olarak yeterince güvenilir olup olmadığına bağlıdır.

Normal elektronik imza ile nitelikli elektronik imza arasındaki fark nedir?

Standart bir elektronik imza (örneğin tarama) basittir ancak daha az güvenilirdir. Nitelikli bir elektronik imza, nitelikli bir sertifikaya dayanır ve eIDAS Yönetmeliği uyarınca el yazısı imzayla aynı yasal etkiye sahiptir.

Elektronik imza, ıslak imza ile aynı değere sahip midir?

Bu mümkün, ancak otomatik olarak böyle olmuyor. Nitelikli bir imza, el yazısı imza ile aynı şekilde değerlendirilir. Sıradan veya gelişmiş bir imza söz konusu olduğunda, hakim kullanılan yöntemin yeterince güvenilir olup olmadığını değerlendirir.

Önemli bir sözleşme için hangi yöntemi seçmeliyim?

Önemli mali çıkarlar içeren veya ihtilaf riskinin yüksek olduğu sözleşmelerde, yalnızca taranmış bir imza genellikle yetersiz kalır. Bu gibi durumlarda, isteğe bağlı olarak kimlik doğrulama ve çok faktörlü kimlik doğrulama ile desteklenen gelişmiş veya nitelikli bir imza tercih edin.

Karşı taraf imzayı atmadığını iddia ederse ne olacak?

Sonrasında iş ispat aşamasına geliyor. Tam olarak o kişinin imzaladığını inandırıcı bir şekilde göstermeniz gerekiyor. Uygun belgelerle (örneğin imza makbuzu) desteklenen güvenilir bir imza yöntemi, bu delil niteliğini önemli ölçüde güçlendirir.

DocuSign aracılığıyla atılan bir imza her zaman yasal olarak geçerli midir?

Otomatik olarak değil. DocuSign gibi bir hizmet iyi bir temel sunar, ancak hakim tüm koşulları dikkate alır. Lahey Bölge Mahkemesi'ndeki davada (2018), tutarsızlıklar nedeniyle DocuSign imzası yeterince güvenilir bulunmamış, yani yasal olarak geçerli bir anlaşma olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sözleşmelerinizin hukuken sağlam olduğundan emin olun

İmzalama yönteminizin yeterince güvenilir olup olmadığından emin değil misiniz, yoksa sözleşmelerinizi uzaktan güvenli bir şekilde sonuçlandırılabilecek şekilde yapılandırmak mı istiyorsunuz? Hukuk uzmanlarımız, sağlam ve yasal olarak geçerli düzenlemelere sahip olmanızı sağlayarak, sözleşme taslaklarının hazırlanmasında ve değiştirilmesinde size yardımcı olur.

• Hizmet sözleşmeleri veya diğer sözleşmelerin hazırlanması veya incelenmesinde yardım
• Sözleşme hukuku ve güvenilir dijital imzalama konusunda tavsiyeler
• Girişimcilere yönelik genel hukuki destek

Bu konuyu bir hukuk uzmanıyla görüşmek ister misiniz? Herhangi bir yükümlülük altına girmeden bir ön görüşme planlayın ve durumunuzu birlikte değerlendirelim.