İş tanımını neden yazılı olarak hazırlamanız daha iyi olur?

İş tanımını her zaman yazılı olarak belirtin. Sözlü anlaşma Hollanda'da yasal olarak geçerlidir, ancak tam olarak neyin kararlaştırıldığı konusunda bir anlaşmazlık ortaya çıktığında, eliniz boş kalırsınız. Bir yüklenici veya müşteri olarak, hangi faaliyetlerin görev kapsamına girip girmediğini yazılı olarak belirten herkes, belirsizliği, ispat sorunlarını ve görev kapsamıyla ilgili maliyetli yasal süreçleri önler.

Sözlü veya yazılı: Kanun ne diyor?

Kanun, çoğu anlaşma için herhangi bir şekil şartı getirmez. Bu nedenle, akıllı telefonunuzu başkasının bisikletiyle takas etmeyi sözlü olarak kabul edebilirsiniz ve bu anlaşma hukuken geçerlidir. Sorun geçerlilikte değil, ispatta yatmaktadır .Sözlü bir anlaşmanın uygulanması zordur: başvurulacak yazılı bir belge yoktur. Ve her iki taraf da bir anlaşmanın var olduğunu kabul etse bile, içeriği yine de tartışma konusu olabilir.

Bir görevde, mücadele genellikle görevin kapsamı: üzerinde anlaşılan iş ne kadar geniş bir alanı kapsıyor? Neler kapsam dahilinde, neler kapsam dışında kalıyor? Eğer hiçbir şey belgelenmemişse, işler tam da bu noktada ters gider.

İş tanımı tam olarak nedir?

İş tanımı, yüklenicinin teslim etmesi gereken işi veya sonuçları belirtir. Hizmet sözleşmesinin kalbidir : ne için ödeme yaptığınızı ve diğer tarafın neyden sorumlu tutulabileceğini belirler. İyi bir iş tanımı özellikle şunları belirtir:

• Hangi görevler ödevin kapsamına giriyor ve hangileri girmiyor;
• Beklenen sonuç veya sergilenmesi gereken performans;
• program ve teslimat tarihleri;
• Ücret oranı ve bu ücretin neleri kapsadığı ve neleri kapsamadığı;
• Ek iş yükü veya ilave talepler durumunda ne olur ?

Sınırların ne kadar net belirlenmesi, sonrasında anlaşmazlık çıkma olasılığını azaltır.

Pratik örnek: bir güvenlik göreviyle ilgili görüşme

Belgelenmiş bir görevlendirmenin önemi, bir güvenlik şirketi ile müşterisi arasında hırsızlık olayının ardından yaşanan bir davadan açıkça görülmektedir. Evde alarm sistemi kurulu olmasına rağmen hırsızlar eve girmişti. Müşteri, daha önce bakım çalışması yapmış olan güvenlik şirketini zararlardan sorumlu tuttu: sonuçta, dedektör hırsızları tespit edememişti.

Sorun şuydu: Sipariş yazılı değildi. Güvenlik şirketi, siparişin dedektörün yerinin değiştirilmesi, dış mekan dedektörünün takılması, devre kartının değiştirilmesi ve birkaç dedektörde bakım yapılması gibi belirli görevlerle sınırlı olduğunu savundu. Tam olarak üst kattaki dedektörün arızalı olması nedeniyle şirket, sorumluluk kabul etmedi.

Müvekkil ise durumu farklı değerlendirdi ve görevin çok daha geniş kapsamlı olduğunu, tüm sistemin test edilmesi ve gerekirse onarılması gerektiğini savundu. Yazılı bir görevlendirme olmadığı için, hakimin kimin haklı olduğuna karar vermesi gerekiyordu.

Haviltex standardı: Hakim anlaşmayı nasıl yorumluyor?

Hiçbir şey yazılı olmadığı için, hakim Haviltex standardına başvurdu . Bu standart, hakimlerin anlaşmaları yorumlarken kullandığı ve Yüksek Mahkeme'nin (13 Mart 1981) ünlü Ermes/Haviltex kararından kaynaklanan bir standarttır . Temel ilke şudur: Sadece söylenen veya yazılanlar değil, tarafların beyanlarına ve davranışlarına dayanarak, verilen koşullar altında birbirlerinden makul olarak ne bekleyebilecekleri de önemlidir

Güvenlik davasında, hakim diğer hususların yanı sıra, şirketin daha önce bir hırsızlık olayı yaşandığını ve o sırada alarmın çalışmadığını bildiğini ve şirketin daha fazla araştırma yapmayı ve bir bakım sözleşmesi imzalamayı teklif ettiğini - müvekkilin bu teklifleri kabul etmediğini - dikkate aldı. Bu bağlamda, hakim görevin kapsamını değerlendirdi.

Haviltex standardı yalnızca sözlü anlaşmalar için değil, aynı zamanda belirsiz yazılı sözleşmeler için de geçerlidir. Bu nedenle, belirsiz ifadeler hiçbir koruma sağlamaz.

Karar: Sorumluluk yok, ama ders çıkarılacak bir şey var

Hakim, verilen görevin, üst kattaki dedektör de dahil olmak üzere tüm hırsız alarm sisteminin test edilmesini kapsadığının makul bir şekilde varsayılabileceğine hükmetti. Ancak, giderilmesi bu kapsamda yer almıyordu. Şirketi sorumlu tutmak için, müşterinin şirketin kendisinin bir hata yaptığını kanıtlaması gerekiyordu. Bu kanıt, kısmen sistem üzerinde birden fazla teknisyenin çalışmış olması nedeniyle başarısız oldu. Sonuç olarak, güvenlik şirketi hırsızlık hasarından sorumlu tutulmadı.

Sonuç yüklenici lehine oldu, ancak bu durumdan çıkarılacak ders iki yönlüdür: açıkça tanımlanmış bir sözleşme olmadan, kimse önceden nerede durduğunu kesin olarak bilemez ve nihayetinde tüm maliyetler, zaman kaybı ve belirsizliklerle birlikte hakim karar verir.

Yazılı bir ödeviniz olmadığında ne gibi risklerle karşı karşıya kalırsınız?

• İspat sorunları: Üzerinde anlaşmaya varılan hususları kanıtlamak zordur.
• Daha geniş kapsamlı sorumluluk: Hakim, sözleşmeyi sizin, yani yüklenicinin, amaçladığından daha geniş bir şekilde yorumlayabilir.
• Ek işler ve ücretler hakkındaki tartışma: Net sınırlar belirlenmediği için, neyin ek iş, neyin ise fiyata zaten dahil olduğu belirsiz kalıyor.
• Uzun süren yargılamalar: Belirsizlik, mahkemede çözmeniz gereken anlaşmazlıklara yol açar.
• İş birliğinin bozulması: Beklentiler üzerindeki anlaşmazlıklar genellikle müşteriyle olan ilişkiye de zarar verir.

İşte ödevi doğru şekilde belgelemenin yolu

1. Görevi somut bir şekilde tanımlayın. Nelerin işin parçası olup nelerin olmadığını açıkça belirtin.
2. Çaba yükümlülüğü ile sonuç yükümlülüğü arasındaki farkı açıklayın. Bir sonuç mu yoksa ciddi bir çaba mı vaat ediyorsunuz?
3. Ek işler için önceden plan yapın. Ek taleplerin nasıl fiyatlandırılacağı ve onaylanacağı konusunda anlaşın.
4. Belirsiz ifadelerden kaçının. "Bakım" veya "rehberlik" gibi kelimeler birden fazla yoruma açıktır; bu nedenle somutlaştırın.
5. Sözlü anlaşmaları yazılı olarak teyit edin. E-posta yoluyla kısa bir sipariş onayı, hiç olmamasından çok daha iyidir.

Metinlerinizin hukuken geçerli olup olmadığından emin değil misiniz? Sözleşme hukuku iş tanımınızı ofisimizden çıkmadan önce zayıf noktalar açısından inceler.

Sıkça Sorulan Sorular

Sözlü talimat hukuken geçerli midir?

Evet. Çoğu anlaşma için resmi bir şart yoktur, bu nedenle sözlü talimat geçerlidir. Sorun ispattadır: bir anlaşmazlık durumunda, tam olarak ne üzerinde anlaşıldığını kanıtlamak zordur.

Haviltex standardı nedir?

Haviltex standardı, hakimin sözleşmeleri yorumlama biçimidir. Sadece metnin lafzi anlamı değil, her şeyden önce tarafların belirli koşullar altında birbirlerinden makul olarak ne bekleyebilecekleri de önemlidir. Bu standart, Yüksek Mahkeme'nin 1981 tarihli Ermes/Haviltex kararından kaynaklanmaktadır.

Haviltex yazılı sözleşmeler için de geçerli midir?

Evet. Belirsiz hükümler içeren yazılı bir sözleşme durumunda bile, hakim tarafların makul olarak ne bekleyebileceğini dikkate alır. Bu nedenle, belirsiz metin tam bir kesinlik sunmaz; açık ifadeler şarttır.

Bir iş tanımının asgari içeriği neler olmalıdır?

En azından şunları içermelidir: göreve dahil olan ve olmayan faaliyetler, beklenen sonuç veya çaba, zaman çizelgesi, ücret ve ek işlerle ilgili anlaşmalar.

Sipariş onayının e-posta ile gönderilmesi yeterli mi?

Anlaşmaları teyit eden bir e-posta, yalnızca sözlü bir anlaşmadan çok daha güçlüdür ve bir anlaşmazlık durumunda kanıt olarak kullanılabilir. Daha büyük veya yüksek riskli işler için, tam teşekküllü bir hizmet sözleşmesi önerilir.

Ödevinizin hukuki açıdan kusursuz olduğundan emin olun

Açık ve net bir görev tanımı, anlaşmazlıklara ve beklenmedik yükümlülüklere karşı en iyi güvencenizdir. MKB Juristen'de risklerin nerede olduğunu biliyoruz ve sözleşmeleri açık, uygulanabilir şartlarla formüle ediyoruz. Sizin için uygun bir hizmet sözleşmesi veya mevcut sözleşmenizi inceliyoruz.

• Bir sözleşme veya görevlendirme belgesi hazırlatmanız mı gerekiyor? Sözleşme ve anlaşmalarımıza.
• Genel bir sorunuz mu var yoksa devam eden bir anlaşmazlık mı söz konusu? Girişimcilere yönelik hukuki yardımlarımız.
• Bir avukatla doğrudan fikir alışverişi yapmak ister misiniz? Herhangi bir yükümlülük altına girmeden ön görüşme randevusu alın.