Een geschillenregeling kan ervoor zorgen dat de problemen uiteindelijk niet voor de rechtbank terechtkomen. Hierdoor voorkom je extra kosten en kan je de vrede bewaren. Het is meteen ook de reden waarom een geschillenregeling vaak in de statuten van een vennootschap wordt opgenomen. Toch kan een geschillenregeling ook een meerwaarde zijn voor je algemene voorwaarden. Wij leggen uit hoe je een goede geschillenregeling maakt.
Zet de klachtenprocedure uiteen
In de geschillenregeling maak je afspraken over hoe de klacht kenbaar moet worden gemaakt en wat er bijvoorbeeld in de schriftelijke melding moet staan. Je kan bijvoorbeeld ook bepalen dat jullie hier eerst even over zullen overleggen, met de bedoeling om tot een regeling te komen. Hierin kan je termijnen opnemen, bijvoorbeeld een termijn waarbinnen jullie minimaal zullen onderhandelen vooraleer jullie naar een geschillencommissie stappen. Op basis van deze afspraken geven jullie het overleg alle kansen.
Verwijzen naar de juiste geschillencommissie
Om elke klacht optimaal af te handelen, is het belangrijk dat er een aantal procedurele afspraken zijn. Bepaal altijd eerst bij welke geschillencommissie je een eventueel geschil wil voorleggen. Pols ook naar de toepasselijke procedures en stem je algemene voorwaarden hierop af.
Bij een geschillenregeling kan je het geschil ook voorleggen aan een onafhankelijke derde partij. Er zijn verschillende geschillencommissies die zich op uiteenlopende meningsverschillen focussen. De bekendste is misschien nog wel de Geschillencommissie in Den Haag. Vooraleer je hier een geschil kan voorleggen, moet je er wel bij aangesloten zijn. Daarnaast is er bijvoorbeeld ook het Kifid (Klachteninstituut Financiële Dienstverlening), SKGZ (Stichting Klachten en Geschillen Zorgverzekeringen), de SGC (Stichting Geschillencommissie voor Consumentenzaken) of de GCA (Geschillencommissie Advocatuur). Een aantal sectoren heeft daarnaast eigen commissies en ook op Europees niveau zijn er talloze commissies in binnen- en buitenland. Uiteraard is het ook mogelijk om een interne klachtenregeling te voorzien. Bepaal altijd eerst waar je het geschil wil voorleggen.
Zorg ervoor dat het duidelijk is welke commissie exclusief bevoegd is om van het geschil kennis te nemen en wat de gevolgen zijn van de uitspraak van de onafhankelijke commissie. Het is heel belangrijk dat je dit correct doet, want anders kan de tegenpartij altijd alsnog naar de rechtbank trekken om de geldigheid van de overeenkomst tot arbitrage aan te vechten.
Praktische afspraken
Is de klachtenprocedure kosteloos, zullen jullie de kosten netjes delen of zijn alle kosten voor de verliezende partij? Hoe lang bewaar je klachten en met wie deel je de persoonlijke gegevens van de schriftelijke melding allemaal? Het zijn stuk voor stuk afspraken die een plaatsje moeten krijgen in de geschillenregeling. Enkel zo voorkom je problemen.
Een geschillenregeling opstellen is niet eenvoudig
Een goede geschillenregeling moet zekerheid bieden, maar vaak is het tegendeel waar. We zien wel vaker dat de tegenpartij zich niet zomaar wil neerleggen bij een arbitraal vonnis en vervolgens toch naar de rechtbank trekt om de algemene voorwaarden aan te vechten. Als je de geschillenregeling goed opstelt, houdt het vonnis stand. Daarom raden wij aan om een geschillenregeling steeds door een ervaren jurist op te laten stellen. Laat de geschillenregeling opstellen door de juristen van MKB Juristen.
