Facebook, WhatsApp of spelletjes als Pokémon Go: de afleidingen op het werk worden alleen maar groter. En daar zitten mobiele telefoons vaak voor iets tussen. In welke mate moet je mobiele telefoons op de werkvloer dulden? Wat is redelijk en wat mag je van je werknemers verlangen? MKB Juristen zet de belangrijkste regels even op een rij.
Gebruik van mobiele telefoons regelen
In de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek mag je afspraken opnemen met betrekking tot het gebruik van mobiele telefoons. Zo kan je bijvoorbeeld aangeven dat werknemers tijdens het werken geen mobiele telefoon mogen gebruiken, maar wel tijdens de pauze. Of dat ze de zakelijke telefoon enkel mogen gebruiken voor zakelijke gesprekken. Ook dat ze enkel telefoontjes van gezinsleden mogen beantwoorden is een mogelijkheid, hoewel dat maar moeilijk te controleren valt. Je kan met andere woorden velerlei afspraken opnemen, maar in een overmachtssituatie zal een werknemer eigenlijk altijd een telefoontje kunnen plegen. Het belangrijkste is natuurlijk dat al het appen niet de spuigaten uitloopt.
Ook als je geen afspraken hebt opgenomen in een reglement of overeenkomst, mag je maatregelen nemen om het gebruik van smartphones op de werkvloer te beperken. Als werkgever heb je het recht om te instrueren en het is uiteindelijk de bedoeling dat werknemers tijdens de werktijd ook effectief met het werk bezig zijn. Daarnaast kan je ook aanhalen dat het gebruik van een mobieltje storend is voor andere medewerkers. Redenen genoeg om het mondeling even te verbieden. De praktijk wijst wel uit dat dergelijke beperkingen beter worden nageleefd wanneer ze zwart op wit staan.
Smartphones verbieden kan niet zomaar
Wat wel niet zomaar toegestaan is, is bepalen dat mobiele telefoons niet welkom zijn in het bedrijf. Enerzijds kan en mag je zoiets niet zomaar controleren, terwijl het anderzijds onredelijk is om de werknemer van de buitenwereld af te sluiten. Enkel wanneer er zwaarwegende redenen zijn, bijvoorbeeld omdat het medische apparatuur zou kunnen verstoren of omdat gedetineerden ermee aan de haal kunnen gaan, is zo’n verbod wel toegestaan. Meestal zal je echt wel moeten terugvallen op praktische afspraken.
Sanctioneren van onrechtmatig gebruik mobiele telefoon
Wanneer een werknemer zich niet aan de regels houdt, kan je sancties opleggen. In principe moet je wel eerst even waarschuwen vooraleer je overgaat tot een berisping, boete of schorsing. Bovendien kan je niet zomaar kiezen welke sanctie je oplegt. Voor een boete moet je bijvoorbeeld rekening houden met de regels die in de arbeidsovereenkomst of het reglement staan, terwijl er ook talloze andere beperkingen van toepassing zijn. Ook hier onderstrepen we het belang van een goed personeelshandboek.
Anderzijds moet je weten dat je de eventuele regels ook consequent moet handhaven. Het kan niet de bedoeling zijn dat je de regels eerst in de ijskast zet en vervolgens de teugels strak aanhaalt. Het kan evenmin dat slechts sommige medewerkers zich aan de regels moeten houden en dat andere collega’s dan weer vrij mogen bellen. Je hebt daarbij ook zelf een voorbeeldrol. Wat wel kan is dat je voor verschillende afdelingen en functies andere regels oplegt. Dat is ook logisch: het is niet omdat je een chauffeur verbiedt om te bellen als hij aan het werk is dat de collega’s op kantoor daar de gevolgen van moeten dragen.
Laat een personeelshandboek opstellen door MKB Juristen
Wat je ook beslist, alles staat of valt met duidelijke regels die in het personeelshandboek staan. Laat het personeelshandboek opstellen door een van de juristen van MKB Juristen en voorkom problemen. Plan vandaag nog een intakegesprek in.
