Wanneer je als werkgever een fiets ter beschikking stelt aan het personeel, is het privégebruik van de fiets een onderdeel van het belastbaar loon. Hiervoor zal men het aantal privékilometers vermenigvuldigen met 0,19 euro (de fiscaal onbelaste kilometervergoeding). Daarom moeten medewerkers precies de afgelegde kilometers bijhouden, met daarin het onderscheid tussen privékilometers en zakelijke kilometers. Van het privébedrag mogen ze wel eventuele kosten aftrekken, bijvoorbeeld voor het onderhoud van de fiets. Deze administratieve beslommeringen maken een fiets van het werk minder interessant. Gelukkig wijzigt er in 2020 het een en ander.
Fiets van de zaak wordt aantrekkelijker in 2020
Vanaf 2020 wordt deze regeling veel eenvoudiger. De nieuwe regeling wordt vergelijkbaar met die van het privégebruik van een auto van de zaak. Er zal met andere woorden een forfaitaire bijtelling gebeuren. In de nieuwe regeling is er een forfaitaire jaarlijkse bijtelling van 7% van de adviesprijs van de fiets voorzien. Enkel deze bijtelling komt dan bovenop het belastbaar loon, zonder dat de medewerker nog een kilometerregistratie moet bijhouden.
Omdat de totale kostprijs in elk geval beperkt blijft en de administratieve rompslomp afneemt, moet een fiets van de zaak interessanter worden. In de praktijk is dat echter niet altijd het geval. Werknemers die een fiets van de zaak voornamelijk gebruiken om naar kantoor te gaan, kunnen per slot van rekening geen aanspraak meer maken op de reiskostenvergoeding. Dus hier is het een beetje uitkijken naar wat persoonlijk de beste oplossing is.
Eigen fiets gebruiken
Wanneer medewerkers een eigen fiets gebruiken of een fiets niet privé gebruiken, blijft de vorige regeling behouden. Zo blijven ze recht hebben op een onbelaste kilometervergoeding die alle kosten moet dekken. Wanneer de medewerker voor de aankoop van een eigen fiets of voor het onderhoud of de verzekering een vergoeding krijgt, is dit belastbaar loon. Het blijft evenwel mogelijk om de fiets in 2020 te vergoeden vanuit de vrije ruimte.
Fiets leasen via de zaak
In 2020 wordt het interessanter om als werkgever een leaseplan voor fietsen aan te bieden. Het voordeel hierbij is dat je, indien voldoende medewerkers kiezen voor een leasefiets, bovendien ook gunstigere voorwaarden kan afdwingen bij verkopers, onderhoudsbedrijven of verzekeraars.
Daarom kan het interessant zijn om een fiets van de zaak als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden toe te voegen. Hierdoor kunnen alle medewerkers een beroep doen op de fiets van de zaak. Ook kan je het aanbieden als onderdeel van een breder mobiliteitspakket, waarin zich bijvoorbeeld ook een abonnement voor openbaar vervoer of een auto van de zaak bevindt.
Toch zijn er ook een aantal aandachtspunten. Zo is de btw-aftrek beperkt, maar moeten er ook goede afspraken worden gemaakt over praktische zaken. Denk bijvoorbeeld aan het onderhoud van de fiets dat beter door een specialist wordt uitgevoerd. Maar ook de verplichting om de fiets vast te ketenen is niet onlogisch.
MKB Juristen adviseert jou graag. Wil je een fiets van de zaak aanbieden? Dan stellen we ook de nodige documenten voor je op. Contacteer MKB Juristen voor meer informatie.
