Een diefstalprotocol: de basis voor een eerlijke werkplek

Een diefstalprotocol is een document waarin u vooraf vastlegt wat er gebeurt bij (een vermoeden van) diefstal op het werk: hoe u onderzoekt en welke sancties volgen. Het is uw belangrijkste hulpmiddel om diefstal te voorkomen én om sterk te staan bij een eventueel ontslag op staande voet — mits u de regels consequent toepast. Hieronder leest u wat in een diefstalprotocol hoort, waarom consequent handelen cruciaal is en wanneer cameratoezicht is toegestaan.

Waarom een diefstalprotocol?

Diefstal op het werk leidt niet alleen tot financiële schade, maar ook tot een slechte werksfeer en verlies van vertrouwen. Een diefstalprotocol legt de regels rond diefstal helder vast: wat er gebeurt bij een vermoeden, hoe de diefstal wordt onderzocht en welke sancties gelden. Werknemers moeten op de hoogte zijn van het protocol.

Het grote voordeel: met een duidelijk protocol staat u sterker bij een ontslag op staande voet, omdat voor de werknemer vooraf glashelder is welke sancties op diefstal staan. Bekijk ook onze tips om diefstal te voorkomen.

Consequent zijn is noodzakelijk

De sancties — zoals ontslag op staande voet of een tijdelijke schorsing — moeten consequent worden toegepast. Doet u dat niet, dan loopt u een groot risico:

Wie de eigen regels niet consequent handhaaft, ondergraaft het diefstalprotocol. De rechter kan dan oordelen dat u het zelf niet zo nauw neemt, en een ontslag op staande voet afwijzen.

Pas de sancties dus voor iedereen gelijk toe, zodat werknemers weten dat diefstal niet wordt getolereerd.

Het belang van bewustwording

Naast een protocol en consequente handhaving is bewustwording belangrijk. Maak werknemers bewust van de gevolgen van diefstal, bijvoorbeeld via posters of een item in de interne nieuwsbrief. Vooral bij kleine “diefstallen” — een paar stiften of een pak printpapier — beseffen werknemers niet altijd dat ze fout zitten. Bewustwording helpt om dat inzicht te vergroten.

Cameratoezicht: alleen bij een gerechtvaardigd belang

Cameratoezicht kan diefstal voorkomen en kan helpen om een stelende werknemer op heterdaad te betrappen. Maar aan cameratoezicht op de werkplek zijn strikte eisen verbonden:

• Gerechtvaardigd belang: diefstalpreventie is daarvan een voorbeeld.
• Noodzakelijkheid: het doel mag niet op een andere, minder ingrijpende manier bereikbaar zijn.
• Privacytoets: u moet de inbreuk op de privacy afwegen tegen het belang van toezicht.

Soms is zelfs heimelijk cameratoezicht toegestaan, maar daaraan zijn specifieke voorwaarden verbonden. TODO_VERIFY: de privacyregels rond (heimelijk) cameratoezicht op de werkvloer zijn streng en kunnen wijzigen — laat dit per situatie toetsen, mede in overleg met de ondernemingsraad.

Veelgestelde vragen

Mag ik een werknemer op staande voet ontslaan wegens diefstal?

Diefstal kan een dringende reden voor ontslag op staande voet opleveren, maar dat stelt strenge eisen (onverwijld gegeven, voldoende bewijs). Een duidelijk en consequent toegepast diefstalprotocol versterkt uw positie.

Geldt het diefstalprotocol ook bij kleine diefstallen?

Ja. Juist bij kleine diefstallen helpt het protocol om duidelijk te maken dat ook dit niet wordt getolereerd. Wees wel consequent in de toepassing.

Mag ik camera’s ophangen om diefstal tegen te gaan?

Alleen als sprake is van een gerechtvaardigd belang, het cameratoezicht noodzakelijk is en u een privacytoets uitvoert. Vaak is ook instemming van de ondernemingsraad nodig.

Wat als ik niet consequent ben met sancties?

Dan kan de rechter een ontslag afwijzen, omdat u uw eigen protocol ondergraaft. Consequente handhaving is essentieel.

Hulp bij een diefstalprotocol of cameratoezicht?

Wij adviseren werkgevers over het voorkomen van diefstal op het werk en stellen de benodigde documenten op, zoals een diefstalprotocol. Ook adviseren we over cameratoezicht en voeren we een privacytoets uit, zodat u sterk staat — ook in het overleg met de OR.

Onze specialisten arbeidsrecht helpen u graag. Plan een vrijblijvend intakegesprek in.