MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een e mail en internetprotocol opstellen doe je door vast te leggen wat werknemers met zakelijke e-mail en internet mogen doen, hoeveel privégebruik is toegestaan en onder welke voorwaarden je als werkgever mag controleren. Het protocol moet passen binnen de AVG, artikel 8 EVRM (privacy) en, bij een ondernemingsraad, het instemmingsrecht van artikel 27 WOR. Een goed opgesteld protocol geeft duidelijkheid aan werknemers en levert de werkgever een geldige basis om te mogen controleren. Hieronder de onderdelen die erin horen en de juridische eisen waaraan het moet voldoen.
Het korte antwoord
- Toegestaan en verboden gebruik van e-mail en internet duidelijk omschrijven.
- Privégebruik: wel of niet toegestaan en onder welke voorwaarden.
- Controle: of, wanneer, hoe en door wie, met een gerechtvaardigd belang (artikel 6 AVG).
- Doel en proportionaliteit: waarom je controleert en waarom dat noodzakelijk is.
- Bewaartermijnen en gevolgen bij overtreding.
- Instemming ondernemingsraad vragen (artikel 27 WOR) en het protocol communiceren.
E mail en internetprotocol opstellen: de onderdelen
Een bruikbaar protocol beschrijft eerst het toegestane gebruik. Wat mag zakelijk, en in welke mate is privégebruik geaccepteerd? Een realistisch beleid staat beperkt privégebruik toe onder voorwaarden, omdat een volledig verbod in de praktijk moeilijk te handhaven is. Daarna volgt het verboden gebruik: illegale downloads, het bezoeken of verspreiden van aanstootgevende of discriminerende content, en het delen van bedrijfsgeheimen of persoonsgegevens buiten de organisatie.
Vervolgens leg je de controle vast. Dit is het juridisch gevoeligste deel. Beschrijf of, wanneer en hoe je controleert, wie dat mag doen en met welk doel. Koppel de controle aan een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), zoals beveiliging of onderzoek bij een concreet vermoeden, en maak duidelijk dat de controle proportioneel is.
De juridische eisen
Controle van werknemers raakt hun recht op privacy (artikel 8 EVRM) en valt onder de AVG. Drie eisen staan centraal. Ten eerste transparantie: werknemers moeten vooraf weten dat en hoe er wordt gecontroleerd (artikel 5 AVG). Ten tweede noodzaak en proportionaliteit: je gebruikt het minst ingrijpende middel dat het doel dient. Permanente monitoring is zelden proportioneel; gerichte controle bij een concreet vermoeden vaak wel. Ten derde doelbinding: je controleert alleen voor het doel dat je vooraf hebt vastgelegd.
Daarnaast geldt goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW). Heimelijk en zonder aanleiding de communicatie van werknemers doorzoeken is daarmee in strijd, ook als er formeel een grondslag lijkt te zijn. Een protocol dat deze eisen negeert, biedt geen bescherming: controle op basis daarvan houdt bij de rechter geen stand.
Instemming van de ondernemingsraad
Heeft je onderneming een ondernemingsraad, dan vraag je instemming op grond van artikel 27 WOR voordat je het protocol invoert. Een e-mail en internetprotocol is doorgaans een personeelsvolgsysteem en een regeling over de verwerking van personeelsgegevens, en dat valt onder het instemmingsrecht. Voer je het protocol in zonder die instemming, dan is de invoering nietig en kan de OR dat inroepen. Heb je geen OR, dan vervalt dit instemmingsrecht, maar blijven de AVG-eisen en goed werkgeverschap gelden.
Ten slotte communiceer je het protocol actief naar alle werknemers, bijvoorbeeld via het personeelshandboek en een bevestiging van kennisname. Alleen dan is voldaan aan de eis van transparantie vooraf.
Een praktijkvoorbeeld: een mkb-bedrijf stelt een protocol op dat beperkt privégebruik toestaat en gerichte controle mogelijk maakt bij een concreet vermoeden van misbruik. De ondernemingsraad stemt in, en het protocol wordt opgenomen in het personeelshandboek. Wanneer later een datalek dreigt door onzorgvuldig mailgebruik, kan het bedrijf op basis van het protocol gericht optreden zonder de privacyregels te overtreden.
Eerlijke aanbeveling
Je hebt niet altijd een jurist nodig. Ben je een kleine werkgever zonder controlebehoefte en wil je alleen een gedragslijn voor normaal gebruik, dan kun je met een eenvoudig sjabloon uit de voeten. Wil je daadwerkelijk kunnen controleren, verwerk je gevoelige gegevens of heb je een ondernemingsraad, dan is juridische ondersteuning verstandig. Het controledeel en de afstemming met AVG, artikel 8 EVRM en artikel 27 WOR luisteren nauw, en juist daar gaat het in de praktijk mis.
Verder lezen? Bekijk het e-mail en internetprotocol, de uitleg over wat een e-mail en internetprotocol is en over het e-mail en internetprotocol laten opstellen.
Veelgestelde vragen
Toegestaan en verboden gebruik, de mate van privégebruik, of en hoe je controleert, het doel en de proportionaliteit van die controle, de bewaartermijnen van loggegevens en de gevolgen bij overtreding.
Dat mag, maar een volledig verbod is lastig te handhaven en niet altijd realistisch. Gebruikelijker is beperkt privégebruik toestaan onder voorwaarden. Wat je ook kiest, leg het duidelijk vast in het protocol.
Transparantie vooraf (artikel 5 AVG), een gerechtvaardigd belang (artikel 6 AVG), noodzaak en proportionaliteit, en doelbinding. Daarnaast geldt goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW). Permanente monitoring is zelden toegestaan, gerichte controle bij een vermoeden eerder wel.
Ja, als je een OR hebt. Een e-mail en internetprotocol valt onder het instemmingsrecht van artikel 27 WOR. Voer je het in zonder instemming, dan is de invoering nietig en kan de OR dat inroepen.
Actief, bijvoorbeeld via het personeelshandboek en een bevestiging van kennisname. Alleen als werknemers vooraf op de hoogte zijn, is voldaan aan de eis van transparantie en kun je later rechtsgeldig controleren.
Dan biedt het geen bescherming. Controle op basis van een protocol dat de AVG-eisen of het instemmingsrecht negeert, houdt bij de rechter geen stand en kan leiden tot een onrechtmatige verwerking.
Bij een eenvoudige gedragslijn voor normaal gebruik kan dat met een goed sjabloon. Wil je echt kunnen controleren, verwerk je gevoelige gegevens of heb je een OR, dan is juridische ondersteuning verstandig omdat het controledeel nauw luistert.
