Incassokosten zijn kosten die je moet maken omdat je onbetaalde facturen wil innen. Je moet bijvoorbeeld telefoontjes plegen, brieven verzenden en personeelskosten maken. Het zou niet eerlijk zijn dat jij deze kosten zelf moet dragen, terwijl het de klant was die de gemaakte afspraken niet naleeft. Daarom mag je deze incassokosten aan de klant doorrekenen. Deze incassokosten komen dus bovenop het factuurbedrag. Bovendien is het toegestaan om een wettelijke rente te berekenen. Hieraan zijn wel allerlei voorwaarden en beperkingen verbonden.
Incassokosten doorrekenen aan de klant
Natuurlijk mag je niet zomaar incassokosten doorrekenen. Je moet namelijk eerst administratie-, herinnerings- of aanmaningskosten maken. En natuurlijk moet de klant te laat zijn met betalen. De betaaltermijn moet met andere woorden zijn overschreden. Uiteraard moet je de klant alvast hebben aangemaand. Bij consumenten heb je de zogenaamde 14-dagenbrief nodig. De consument krijgt dus nog 14 dagen om alsnog te betalen en kosten te ontlopen.
De incassokosten voeg je toe aan de aanmaning die je verzendt. Bij consumenten heb je dan al via de 14-dagenbrief meegedeeld dat je incassokosten in rekening zal brengen en hoe hoog deze incassokosten zullen zijn. Bij bedrijven hoef je dit niet aan te kondigen, maar het is natuurlijk wel een handig pressiemiddel. Bovendien is het gewoon netjes om dit vooraf aan te kondigen. Een laattijdige betaling hoeft de relaties namelijk nog niet te verzieken.
Berekenen van de incassokosten
Incassokosten moeten redelijk zijn. Daarom zijn er wettelijke grenzen aan de incassokosten die je in rekening mag brengen. Deze grenzen worden berekend aan de hand van percentages van de openstaande rekening. Over de eerste schijf van 2.500 euro mag je maximaal 15% incassokosten aanrekenen. Over de volgende schijf van 2.500 euro mag je 10% aanrekenen. Vervolgens gaat het om 5% over de volgende schijf van 5.000 euro, 1% over de daaropvolgende schijf van 190.000 euro en 0,5% over het bedrag daarboven. Als het bekomen bedrag lager is dan 40 euro, mag je dit tot 40 euro optrekken. Uiteraard mag je ook altijd minder incassokosten aanrekenen. Houd er verder rekening mee dat je bij meerdere openstaande rekeningen de incassokosten moet berekenen over het totaal van de rekeningen.
Andere kosten dan incassokosten doorrekenen
Naast incassokosten doorrekenen, is het toegestaan om een schuldeiser rente te laten betalen. Deze rente wordt berekend over de periode dat de factuur onbetaald blijft. Het is belangrijk dat je de klant laat weten dat je de wettelijke rente berekent. Dit kan je bijvoorbeeld via de herinneringsbrief doen, maar het kan ook op de factuur. Bovendien moet je de wettelijke rente volgen en deze wordt regelmatig aangepast. Ten aanzien van consumenten en particulieren bedraagt de wettelijke rente momenteel 2% en ten aanzien van bedrijven en overheidsorganisaties bedraagt de wettelijke rente 8%. Het kan ook dat je met de klant afspraken hebt gemaakt over de rente, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden. Dan is de contractuele rente van toepassing.
Verder mag je geen andere kosten in rekening brengen. Bovenop de incassokosten en de rente kan je dus geen extra herinneringskosten of administratiekosten aanrekenen. Een incassobureau kan wel btw berekenen, maar dan enkel als de schuldeiser niet btw-plichtig is.
