MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Klanten betalen sneller als u tijdig en foutloos factureert, een korte betalingstermijn van 14 tot 30 dagen hanteert, duidelijke sancties in uw algemene voorwaarden opneemt, consequent rappelleert en tijdige betalers beloont. Een gezonde cashflow staat of valt met deze combinatie van preventie en opvolging. Hieronder leest u vijf concrete tips waarmee u uw debiteurenbeheer aanscherpt en uw factuur sneller betaald krijgt.
Een aanzienlijk deel van de facturen in het mkb wordt te laat betaald. Dat zet uw liquiditeit onder druk: met openstaande vorderingen koopt u geen voorraad, betaalt u geen lonen en doet u geen investeringen. Het goede nieuws is dat u zelf veel meer invloed heeft op uw betaaltermijn dan u denkt. Met een gestructureerde aanpak voorkomt u de meeste betaalproblemen al voordat ze ontstaan.
Tip 1: Factureer direct en foutloos
Veel ondernemers houden vast aan het maandelijkse “uurtje factuurtje”: op de laatste werkdag van de maand gaan alle facturen tegelijk de deur uit. Handig voor de administratie, maar funest voor uw cashflow. Wacht u vier weken met factureren en geeft u daarna nog dertig dagen betalingstermijn, dan kijkt u al snel zestig dagen tegen een openstaand bedrag aan, en dat alleen als de klant op tijd betaalt.
Factureer daarom zo snel mogelijk na levering, idealiter wekelijks of zelfs per opdracht. Hoe eerder de factuur de deur uit gaat, hoe eerder het geld op uw rekening staat.
Zorg er bovendien voor dat uw factuur klopt. Een ontbrekend ordernummer, een verkeerd btw-bedrag of een fout adres geeft de klant een legitieme reden om de betaling op te schorten. Controleer voor verzending in elk geval:
- de juiste NAW-gegevens van uw klant;
- een uniek, opvolgend factuurnummer en de factuurdatum;
- het correcte btw-bedrag en uw btw-identificatienummer;
- een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie of het ordernummer;
- de betalingstermijn en uw bankgegevens.
Tip 2: Houd de betalingstermijn kort
De betalingstermijn op uw factuur bepaalt voor een groot deel hoe snel u uw geld ziet. Spreekt u niets af, dan geldt in een B2B-relatie in beginsel een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Partijen mogen samen een langere termijn afspreken, maar voor handelstransacties is een termijn van meer dan 60 dagen in principe niet toegestaan.
Sinds 1 juli 2022 geldt bovendien een belangrijke regel: grote ondernemingen moeten facturen van mkb-bedrijven en zzp’ers binnen 30 dagen betalen. Een langere termijn afdwingen mag niet. Betaalt een grote afnemer later, dan is hij over de overschrijding doorgaans van rechtswege rente verschuldigd.
In de praktijk kiezen veel ondernemers bewust voor een kortere termijn. Een betalingstermijn van 14 tot 30 dagen is gangbaar; veel zzp’ers hanteren 14 dagen. Hoe korter de termijn, hoe sneller uw factuur betaald wordt, mits u die termijn ook handhaaft.
Stem de termijn af op het betaalgedrag
Laat het historische betaalgedrag meewegen. Klanten die eerder te laat betaalden, hoeft u niet automatisch een ruime standaardtermijn te gunnen. Door bij notoire laatbetalers een kortere termijn of vooruitbetaling te hanteren, beperkt u uw risico en kunt u sneller actie ondernemen.
Tip 3: Leg sancties vast in uw algemene voorwaarden
Klanten die niet op tijd betalen, moeten merken dat dat gevolgen heeft. Zorg er daarom voor dat uw factuurvoorwaarden de betalingstermijn bewaken. Denk aan een schadebeding (een vergoeding voor incassokosten) en het in rekening brengen van rente bij te late betaling. Bij handelstransacties kan onder voorwaarden de wettelijke handelsrente verschuldigd zijn, die fors hoger ligt dan de gewone wettelijke rente.
Durf die rente en kosten ook daadwerkelijk in rekening te brengen. Vooral zzp’ers vinden dat lastig, maar u bent de leverancier van uw klant, niet zijn kredietverstrekker. Een korte, zakelijke toelichting (u moet zelf ook uw verplichtingen nakomen) volstaat meestal.
Let op: sancties zijn alleen afdwingbaar als uw algemene voorwaarden juridisch kloppen en aantoonbaar van toepassing zijn op de overeenkomst. De voorwaarden moeten bijvoorbeeld tijdig ter hand zijn gesteld, anders kan uw klant ze vernietigen. Laat uw algemene voorwaarden opstellen of nakijken door een jurist, zodat uw boeteclausules en rentebedingen ook bij een geschil overeind blijven.
Tip 4: Voer een actief debiteurenbeleid
Een gezonde cashflow vraagt om opvolging. Stel vooraf een vast stappenplan op met momenten waarop u in actie komt, zodat opvolging niet afhangt van toeval of tijdgebrek. Een goed debiteurenbeleid begint zelfs nog voor de levering, met een kredietwaardigheidscheck bij grotere of nieuwe opdrachten.
Een werkbaar debiteurentraject ziet er vaak zo uit:
- Vriendelijke herinnering kort na het verstrijken van de termijn, per e-mail.
- Telefonisch contact als de herinnering geen reactie oplevert; persoonlijk contact lost veel situaties direct op.
- Formele aanmaning (ingebrekestelling) met een laatste redelijke betaaltermijn.
- Incassomaatregelen wanneer betaling dan nog uitblijft.
Persoonlijk contact werkt: een korte, vriendelijke belronde brengt vaak meer beweging dan een zoveelste automatische mail. Pas na een correcte aanmaning met een laatste redelijke termijn kunt u doorgaans aanspraak maken op rente en incassokosten en eventueel verdere stappen zetten. Lukt het niet zelf, laat MKB Juristen dan een aanmaning opstellen of schakel onze incasso-specialisten in.
Tip 5: Beloon klanten die op tijd betalen
Debiteurenbeheer hoeft niet alleen over sancties en stugge voorwaarden te gaan. U kunt snelle betalers ook belonen, bijvoorbeeld met een bescheiden betalingskorting voor wie binnen enkele dagen voldoet. Een korting van een paar procent weegt vaak niet op tegen de administratieve last en het cashflowrisico van laatbetalers.
Maak betalen daarnaast zo makkelijk mogelijk. Verstuur uw factuur digitaal en voeg een iDEAL-betaallink of een betaal-QR-code toe, zodat de klant direct kan afrekenen. Hoe lager de drempel, hoe sneller de betaling.
Een betalingskorting heeft gevolgen voor uw btw- en omzetadministratie. Stem de uitvoering daarvan vooraf af met uw boekhouder.
Veelgestelde vragen over sneller betaald krijgen
Wat is de wettelijke betalingstermijn voor een factuur?
Spreekt u niets af, dan geldt in een zakelijke (B2B) relatie in beginsel een betalingstermijn van 30 dagen. Een langere termijn mag in onderling overleg worden afgesproken, maar bij handelstransacties is meer dan 60 dagen in principe niet toegestaan. Grote ondernemingen moeten facturen van mkb’ers en zzp’ers binnen 30 dagen betalen.
Mag ik rente en incassokosten in rekening brengen bij te late betaling?
Ja. Als de betalingstermijn is verstreken, kunt u doorgaans rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Bij zakelijke klanten kan de wettelijke handelsrente verschuldigd zijn. Bij particulieren gelden aanvullende regels en moet u eerst een aanmaning met een laatste betaaltermijn (de zogeheten “veertiendagenbrief”) sturen. Laat u over de precieze bedragen en voorwaarden adviseren.
Wanneer mag ik incassomaatregelen nemen?
In de regel pas nadat u de klant in gebreke heeft gesteld met een aanmaning en een laatste redelijke betaaltermijn. Wordt ook dan niet betaald, dan kunt u verdere incassostappen zetten. Een correcte aanmaning is dus een voorwaarde om aanspraak te maken op rente en kosten.
Hoe verklein ik het risico op wanbetaling vooraf?
Doe bij nieuwe of grote opdrachten een kredietwaardigheidscheck, hanteer heldere algemene voorwaarden, werk waar mogelijk met (gedeeltelijke) vooruitbetaling en factureer direct na levering. Preventie is altijd goedkoper dan achteraf incasseren.
Wat moet er op mijn factuur staan om betalingsproblemen te voorkomen?
Vermeld in elk geval de juiste NAW-gegevens, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de prestatie, het juiste btw-bedrag, uw btw-identificatienummer en de betalingstermijn. Een correcte factuur ontneemt de klant elke reden om de betaling op te schorten.
Hulp nodig bij sneller betaald krijgen?
Wilt u uw debiteurenbeheer juridisch waterdicht maken? MKB Juristen stelt uw algemene voorwaarden op of leest ze na, verzorgt een aanmaning en helpt u met incasso als een klant niet betaalt. Heeft u een ander juridisch vraagstuk? Bekijk dan onze rechtshulp voor ondernemers.
Liever direct sparren met een jurist over uw openstaande facturen? Plan een vrijblijvende intake in en ontdek hoe u sneller betaald krijgt.
