MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een verzuimprotocol regelt de afspraken rond ziekmelden, contact, controle en re-integratie binnen je organisatie. Niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk onmisbaar: zonder verzuimprotocol ontbreekt het juridische kader voor consequente verzuimbegeleiding en kan een loonsanctie sneller volgen. Bovendien helpt het werknemers te weten wat hen te wachten staat. Hieronder wat erin moet en hoe je hem opstelt.
Het korte antwoord
- Wat: document met afspraken rond verzuimprocessen.
- Verplicht: niet wettelijk, wel praktijkstandaard.
- Inhoud: ziekmeldprocedure, contact, bedrijfsarts, re-integratie, sancties.
- Update: jaarlijks of bij grote wetswijzigingen.
Wat staat in een verzuimprotocol?
De gangbare onderdelen:
- Ziekmeldprocedure: hoe (telefoon, mail, portaal), wanneer (vóór 9:00 uur), aan wie (leidinggevende).
- Bereikbaarheid tijdens ziekte: telefonisch beschikbaar voor contact.
- Inschakeling arbodienst/bedrijfsarts: termijnen, samenwerking.
- Verzuimgesprekken: frequentie, doel, vastlegging.
- Re-integratieverplichtingen: spoor 1 en 2, plan van aanpak.
- Vakantie tijdens ziekte: aanvragen, opbouwen vakantiedagen.
- Loondoorbetaling: percentage per ziekteperiode.
- Sancties: bij niet-meewerken aan re-integratie of vals ziekmelden.
- Privacy: omgang met medische gegevens (AVG, alleen door bedrijfsarts).
Privacy en AVG
Werkgever mag níét naar medische details vragen — dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wel mag werkgever weten:
- Dat werknemer ziek is.
- Verwacht herstelmoment.
- Beperkingen voor werk.
- Bereikbaarheid voor afspraken.
De bedrijfsarts informeert werkgever in algemene termen, zonder diagnose. Bij twijfel: het advies van de arts staat. Voor uitgebreide AVG-regels bij personeel: officiële waarschuwing en zie de Compliance-batch later.
Verzuimgesprekken
Best practice:
- Eerste contact binnen 24 uur na ziekmelding.
- Verzuimgesprek na 1–2 weken.
- Bij langer dan 6 weken: probleemanalyse door bedrijfsarts.
- Maandelijkse evaluatie tijdens lange ziekte.
- Schriftelijke vastlegging — onmisbaar bij eventuele latere d-grond.
Sancties bij niet meewerken
Werknemer is verplicht mee te werken aan re-integratie. Bij weigering kan werkgever:
- Loondoorbetaling opschorten (mits zorgvuldig gedocumenteerd).
- Officiële waarschuwing geven.
- Loonstop toepassen — zie de Belastingen-/HR-batch.
- Uiteindelijk ontslag wegens verwijtbaar handelen (e-grond).
Hoe stel je een verzuimprotocol op?
- Vraag template bij arbodienst: zij hebben vaak praktijkmodellen.
- Pas aan op jouw bedrijf: omvang, branche, cao.
- Toets juridisch: door jurist of advocaat, vooral bij gevoelige clausules.
- Voorleggen aan personeel: bij ondernemingsraad advies vragen; bij groter aantal werknemers instemmingsplicht via OR/PVT (art. 27 WOR).
- Onderteken en distribueer: opnemen in personeelshandboek, intranet.
- Jaarlijks reviewen: bij wetswijzigingen direct updaten.
Eerlijke aanbeveling
Een verzuimprotocol is geen administratieve overdaad maar de basis voor consequente verzuimbegeleiding. Bij ziekteverzuim zonder protocol: discussies, willekeur, en risico op loonsanctie. Met protocol: voorspelbaar, juridisch verdedigbaar, en werkbaar voor zowel werkgever als werknemer. Investeer een paar uur in een goede versie — betaalt zich terug bij de eerste lastige situatie.
Voor de bredere context: loondoorbetaling bij ziekte en re-integratie.
Veelgestelde vragen
Een document met afspraken binnen je organisatie over ziekmelden, contact tijdens ziekte, bedrijfsarts, re-integratie en sancties. Niet wettelijk verplicht maar in de praktijk onmisbaar voor consequente verzuimbegeleiding.
Ziekmeldprocedure, bereikbaarheid, bedrijfsarts-inschakeling, verzuimgesprekken, re-integratieverplichtingen, vakantie tijdens ziekte, loondoorbetaling, sancties bij niet-meewerken, en privacy/AVG-regels rond medische gegevens.
Nee, niet naar medische details — dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wel mag je weten: dat hij ziek is, verwacht herstelmoment, beperkingen voor werk, bereikbaarheid. Privacy van de werknemer is beschermd door AVG en arbeidsomstandighedenwet.
Werkgever kan loondoorbetaling opschorten (mits zorgvuldig gedocumenteerd), officiële waarschuwing geven, loonstop toepassen, en uiteindelijk ontslag wegens verwijtbaar handelen (e-grond) overwegen. Documentatie en bedrijfsarts-bevestiging zijn cruciaal.
Ja, bij vaststelling of wijziging van het verzuimprotocol heeft de OR instemmingsrecht (art. 27 WOR). Bij personeelsvertegenwoordiging (PVT) ook. Plan de procedure in: zonder OR-instemming is het protocol kwetsbaar.
Ja, art. 14 Arbowet verplicht werkgevers een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen voor verzuimbegeleiding, risico-inventarisatie en preventief medisch onderzoek. Voor mkb zijn er pakketten via grote arbodiensten (Arbo Unie, ArboNed, etc.).
Minimaal jaarlijks reviewen, en altijd bij wetswijzigingen rond verzuim, AVG of arbeidsrecht. Vooral de afgelopen jaren zijn de regels rond loondoorbetaling, re-integratie en zzp-arbeidsrelaties veranderd — protocol bijwerken voorkomt verouderd kader.
