MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Klantgegevens delen met een marketingbureau mag, maar alleen onder strikte AVG-voorwaarden: u hebt een geldige grondslag nodig (voor marketing meestal toestemming), een heldere privacyverklaring én een verwerkersovereenkomst met het bureau. Daarbij bent u als opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en het marketingbureau de verwerker. Hieronder leest u hoe u dit correct regelt en zo zowel boetes als verlies van klantvertrouwen voorkomt.
Klantgegevens zijn meestal persoonsgegevens
De meeste klant- en prospectgegevens zijn persoonsgegevens die door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden beschermd. Grofweg zijn er drie soorten:
- Directe persoonsgegevens: gegevens die rechtstreeks naar iemand verwijzen, zoals naam en adres.
- Indirecte persoonsgegevens: gegevens die via een omweg naar iemand leiden, zoals een IP-adres.
- Bijzondere persoonsgegevens: gevoelige gegevens, zoals gezondheid of religieuze overtuiging, waarvoor strengere regels gelden.
Zodra u dit soort gegevens met een marketingbureau uitwisselt, is dat een verwerking waarop de AVG van toepassing is.
U hebt een geldige grondslag nodig
U mag persoonsgegevens niet zomaar delen; daarvoor is een geldige grondslag vereist. De AVG kent er zes, waaronder toestemming, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang en de uitvoering van een overeenkomst. Voor het uitwisselen van gegevens voor marketingdoeleinden is dat meestal de toestemming van de klant of prospect. Die toestemming moet:
- vrij en geïnformeerd zijn gegeven;
- specifiek en ondubbelzinnig zijn;
- op elk moment kunnen worden ingetrokken.
Voor bijzondere persoonsgegevens gelden nog strengere eisen. Baseert u marketing op een gerechtvaardigd belang, dan moet u dat zorgvuldig afwegen tegen de privacy van de betrokkene.
Een privacyverklaring is onmisbaar
U moet betrokkenen informeren via een privacyverklaring (ook wel privacy statement). Daarin staat onder meer:
- wie de verwerkingsverantwoordelijke is;
- welke gegevens worden verwerkt en met welk doel;
- wie de gegevens ontvangt (zoals het marketingbureau);
- hoe lang en waar de gegevens worden bewaard;
- welke rechten betrokkenen hebben (inzage, correctie, verwijdering).
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verlangt dat dit in begrijpelijke taal en goed toegankelijk gebeurt.
Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker: leg het vast
Belangrijk is het onderscheid tussen de verwerkingsverantwoordelijke (die het doel en de middelen bepaalt) en de verwerker (die de gegevens namens de verantwoordelijke verwerkt). In deze situatie is uw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en het marketingbureau de verwerker.
Tussen u en het bureau moet u de afspraken vastleggen in een verwerkersovereenkomst. Daarin regelt u onder meer wat het bureau wel en niet met de gegevens mag doen, de beveiliging, geheimhouding, de inzet van subverwerkers en wat er met de gegevens gebeurt na afloop van de samenwerking.
Veelgestelde vragen over klantgegevens en marketingbureaus
Is een verwerkersovereenkomst verplicht?
Ja. Schakelt u een partij in die namens u persoonsgegevens verwerkt, dan schrijft de AVG een verwerkersovereenkomst voor. Ontbreekt die, dan overtreedt u de wet — ook als er verder niets misgaat met de gegevens.
Mag ik bestaande klanten zonder toestemming benaderen?
Voor e-mailmarketing aan bestaande klanten geldt onder voorwaarden een uitzondering: u mag hen over gelijksoortige eigen producten benaderen, mits zij zich eenvoudig kunnen afmelden. Voor het delen met een extern bureau en voor nieuwe prospects is doorgaans wél toestemming nodig. Houd ook rekening met de cookie- en trackingregels.
Wie is aansprakelijk bij een datalek bij het marketingbureau?
Als verwerkingsverantwoordelijke blijft u eindverantwoordelijk richting de betrokkenen en de AP. De verwerkersovereenkomst legt vast welke verplichtingen het bureau heeft en hoe het een lek meldt, zodat u uw schade zo nodig op het bureau kunt verhalen. Goede afspraken zijn dus ook in uw eigen belang.
Hulp bij het delen van klantgegevens
De juristen van MKB Juristen stellen de vereiste documenten op — van privacyverklaring tot verwerkersovereenkomst — en adviseren over de juiste grondslag en toestemming. Zo deelt u klantgegevens met uw marketingbureau zonder onnodig risico. Bekijk onze expertise privacy en gegevensbescherming of plan een vrijblijvende intake in.
