MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Ja, een ziekmelding via WhatsApp kan rechtsgeldig zijn. De wet schrijft geen vaste vorm voor waarin een werknemer zich ziek moet melden. Bepalend is niet het kanaal, maar of het bericht de werkgever daadwerkelijk heeft bereikt. Kan worden aangetoond dat de werkgever de melding heeft ontvangen, dan is een appje juridisch even geldig als een telefoontje. Het bewijs van die ontvangst is de kern van de discussie, en juist daar gaat het in de praktijk vaak mis.
Waarom het kanaal niet doorslaggevend is
Een mededeling zoals een ziekmelding werkt pas zodra zij de ontvanger heeft bereikt. Dit beginsel, de zogenoemde ontvangsttheorie, is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (artikel 3:37 lid 3 BW). Het maakt voor de geldigheid in beginsel niet uit of de werknemer belt, mailt, sms’t of appt. Zolang de boodschap de werkgever bereikt, is de melding gedaan. Of de werkgever het bericht ook daadwerkelijk heeft gelezen, is daarbij niet doorslaggevend: het gaat erom dat het bericht is aangekomen.
De praktische vraag is dus niet “mag dit per WhatsApp?”, maar “kan worden bewezen dat het bericht is aangekomen?”. Wordt de ontvangst betwist, dan rust op degene die zich op de melding beroept doorgaans de last om aannemelijk te maken dat het bericht is afgeleverd. Bij een ziekmelding is dat in de regel de werknemer: hij of zij verstuurt het bericht en zal de aankomst ervan moeten kunnen onderbouwen.
Wat de rechtspraak laat zien
In een aantal gepubliceerde uitspraken is dit thema aan bod gekomen. Bij een ziekmelding via WhatsApp speelde mee dat uit de berichtgeschiedenis bleek dat het bericht was aangekomen; de kantonrechter nam op basis daarvan aan dat de werkgever de melding had ontvangen. In een andere zaak was het nog eenvoudiger: de werkgever had op het appje gereageerd, en daarmee stond de ontvangst simpelweg vast.
Het tegenovergestelde gold bij een sms-bericht. Bij een gewone sms kan de verzender doorgaans niet zien of het bericht is afgeleverd. Toen de werkgever ontkende de sms te hebben ontvangen, kon de werknemer dat niet weerleggen en werd de ziekmelding niet als rechtsgeldig aangemerkt. Diezelfde redenering geldt bij een per gewone post verzonden brief: de verzender kan de bezorging niet zonder meer bewijzen.
De rode draad: het draait niet om het medium, maar om de vraag of kan worden aangetoond dat het bericht is aangekomen. Een uitspraak is bovendien altijd sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het concrete geval; aan een individuele uitspraak kunnen geen harde garanties worden ontleend.
Vinkjes in WhatsApp: afgeleverd is niet hetzelfde als gelezen
WhatsApp gebruikt vinkjes om de status van een bericht weer te geven. Het is belangrijk het onderscheid scherp te houden:
- Een grijs vinkje: het bericht is verzonden vanaf het toestel van de afzender.
- Twee grijze vinkjes: het bericht is afgeleverd op het toestel van de ontvanger.
- Twee blauwe vinkjes: het bericht is door de ontvanger geopend (gelezen).
Voor het bewijs van ontvangst is vooral van belang dat een bericht is afgeleverd. Blauwe vinkjes laten daarnaast zien dat het bericht ook daadwerkelijk is geopend, wat het bewijs sterker maakt. Let wel: ontvangers kunnen de leesbevestiging (de blauwe vinkjes) uitschakelen. Dan blijft zichtbaar dat het bericht is afgeleverd, maar niet of het is gelezen. Een schermafbeelding van de berichtstatus kan in een geschil dienen als onderbouwing, al beoordeelt de rechter altijd de omstandigheden van het geval.
Stappenplan: zo handelt u een ziekmelding per appje zorgvuldig af
Komt er een ziekmelding via WhatsApp binnen? Met deze stappen voorkomt u discussie achteraf:
- Bevestig de ontvangst direct. Een korte reactie (“Beterschap, ik bel je zo even”) legt vast dat de melding is doorgekomen en voorkomt latere twijfel.
- Verwijs naar uw verzuimregels. Schrijft uw reglement een telefonische melding voor, wijs de werknemer daar vriendelijk op en vraag alsnog te bellen.
- Leg het moment en de afspraken vast. Noteer datum, tijdstip en wat is afgesproken over bereikbaarheid en contact met de bedrijfsarts.
- Bewaar het bericht. Verwijder de WhatsApp-conversatie niet; bij een geschil is dit uw bewijs van wat er is gewisseld.
- Schakel de bedrijfsarts of arbodienst tijdig in. De verzuimbegeleiding loopt langs de gebruikelijke route, ongeacht via welk kanaal de melding binnenkwam.
Wat dit betekent voor u als werkgever
Voor werkgevers is het verstandig om niet af te wachten, maar het verzuimproces vooraf vast te leggen. U bepaalt namelijk grotendeels zelf hoe een ziekmelding bij u moet verlopen.
Leg de spelregels vast in een verzuimreglement
In een ziekteverzuimreglement legt u vast hoe, bij wie en op welke wijze een werknemer zich ziek moet melden, bijvoorbeeld telefonisch bij een vaste contactpersoon en voor een bepaald tijdstip. Houdt een werknemer zich daar niet aan, dan staat u sterker. Meer hierover leest u in onze blog over ontslag wegens schending van ziekteverzuimvoorschriften.
Reageer altijd op een ziekmelding
Bevestig elke ziekmelding kort, ongeacht het kanaal. Dat voorkomt later discussie over de vraag of de melding is doorgekomen, en het maakt direct duidelijk welke vervolgstappen u verwacht (zoals contact met de bedrijfsarts of een bereikbaarheidsafspraak).
Bedenk goed wat u met leesbevestigingen wilt
Het uitschakelen van blauwe vinkjes kan voorkomen dat een werknemer kan zien dat u een bericht hebt gelezen. Tegelijk geldt dat ook andersom: als u zelf een werknemer aanschrijft, kunnen blauwe vinkjes juist in uw voordeel werken. Maak hierin een bewuste keuze in plaats van het op zijn beloop te laten.
Een afwijkende meldwijze in uw reglement: mag dat?
U mag in een verzuimreglement voorschrijven hoe een werknemer zich moet ziek melden, bijvoorbeeld telefonisch bij een vaste contactpersoon. Zulke voorschriften zijn in beginsel toegestaan, mits ze redelijk en kenbaar zijn. Belangrijk om te weten: het niet naleven van de meldwijze maakt de werknemer niet ineens “niet ziek”. Een werknemer die zich enkel via WhatsApp meldt terwijl uw reglement een telefoontje vraagt, kan nog steeds arbeidsongeschikt zijn; u kunt de melding dan niet zonder meer naast u neerleggen.
Wat wel kan, is dat u maatregelen verbindt aan het niet naleven van controlevoorschriften, zoals het tijdelijk opschorten van de loonbetaling totdat de werknemer de afgesproken stappen alsnog volgt. Voor een loonsanctie of, in zwaardere gevallen, ontslag gelden strikte voorwaarden. Laat u hierover adviseren voordat u financiele consequenties verbindt aan een gemiste of “verkeerd” ingediende ziekmelding, zodat u niet zelf met lege handen komt te staan.
Veelgestelde vragen
Is een ziekmelding via WhatsApp officieel geldig?
Ja, mits de werkgever het bericht heeft ontvangen. De wet stelt geen vormvereiste aan een ziekmelding. Wel kan een werkgever in een verzuimreglement een bepaalde wijze van ziekmelden voorschrijven; houdt de werknemer zich daar niet aan, dan kan dat gevolgen hebben.
Wie moet bewijzen dat de ziekmelding is aangekomen?
In de regel degene die zich op de melding beroept; bij een ziekmelding is dat doorgaans de werknemer. Wie het bericht verstuurt, moet kunnen aantonen dat het de werkgever heeft bereikt. Bij WhatsApp kan de afleverstatus of een reactie van de werkgever daarbij helpen.
Mag ik als werkgever een ziekmelding per WhatsApp weigeren?
U kunt in uw verzuimreglement vastleggen dat een ziekmelding op een andere manier moet gebeuren, bijvoorbeeld telefonisch. Een melding die enkel per WhatsApp binnenkomt terwijl uw reglement iets anders voorschrijft, hoeft u dan niet zonder meer te accepteren. Geheel negeren is onverstandig: u weet immers dat de werknemer zich beroept op ziekte.
Telt een sms ook als geldige ziekmelding?
Op zichzelf wel, maar het bewijs is lastiger. Bij een gewone sms kunt u doorgaans niet zien of het bericht is afgeleverd. Ontkent de werkgever de sms te hebben ontvangen, dan is dat moeilijk te weerleggen.
Wat als de werknemer onbereikbaar blijft na de ziekmelding?
Leg in uw verzuimreglement bereikbaarheidsafspraken vast. Blijft een werknemer zich daar zonder goede reden niet aan houden, dan kan dat reden zijn om bijvoorbeeld de loondoorbetaling tijdelijk op te schorten. Laat u hierover juridisch adviseren voordat u maatregelen neemt.
Moet ik een WhatsApp-ziekmelding bewaren?
Dat is verstandig. De berichtgeschiedenis kan bij een latere discussie aantonen wanneer de melding binnenkwam en wat er is afgesproken. Verwijder de conversatie dus niet zolang het verzuim loopt.
Zorg dat uw verzuimbeleid juridisch klopt
Veel discussies over ziekmeldingen ontstaan doordat afspraken niet of onduidelijk zijn vastgelegd. Een actueel, juridisch sluitend verzuimreglement voorkomt onnodige conflicten en zet u sterker in eventuele procedures. Wij beoordelen graag uw bestaande documenten of stellen nieuwe op.
- Hulp nodig bij een conflict over ziekteverzuim of ontslag? Bekijk onze pagina over arbeidsrecht.
- Een waterdicht personeelshandboek of verzuimreglement nodig? Wij stellen het op maat op.
Wilt u uw situatie voorleggen? Plan een vrijblijvende intake in en bespreek uw vraag met een van onze juristen.
