Bedrijfscodes en -protocollen komen in verschillende soorten en maten. Zo is er bijvoorbeeld het e-mail of internetprotocol, maar denk ook aan het ontslagprotocol of aan een sollicitatiecode. In de praktijk stelt men dergelijke codes en protocollen vooral op om zichzelf in te dekken en praktische afspraken op te dringen. Dat maakt de bedrijfsvoering eenvoudiger. Echter is het belangrijk om te weten dat zij ook de onderneming binden. En wanneer men dergelijke documenten opstelt of van het net plukt, lijkt men dat al eens te vergeten. In een recente zaak had de Universiteit Leiden bijvoorbeeld de NVP-sollicitatiecode geschonden. En dus moest het een schadevergoeding opdokken.
Wat is een sollicitatiecode?
Sollicitanten hebben recht op een fatsoenlijke behandeling. Om allerhande discussies te voorkomen, ontwikkelen steeds meer ondernemingen een sollicitatiecode. Of ze nemen minimaal de sollicitatiecode van de NVP (Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling) over. In de sollicitatiecode komt de integrale werving- en selectieprocedure aan bod. Er worden richtlijnen en praktische afspraken opgenomen met betrekking tot elke fase van het werving- en selectieproces. Wanneer de onderneming zich aan zo’n sollicitatiecode verbindt, zijn dergelijke richtlijnen helemaal niet vrijblijvend. Integendeel: je bent aan handen en voeten gebonden!
Wat was er gebeurd?
De Universiteit Leiden was op zoek naar een nieuwe hoogleraar Engelse taalkunde. Hierbij heeft een lid van de benoemingsadviescommissie gegevens verzameld over een sollicitant en werden de verzamelde gegevens met toestemming van de voorzitter ook gebruikt door de benoemingsadviescommissie. Dit alles zonder enige mededeling aan de sollicitant en zonder diens medeweten. Ook in een latere fase heeft de sollicitant nooit de mogelijkheid gekregen om op de verkregen informatie te reageren. Echter had de Universiteit Leiden zich uitdrukkelijk verbonden aan de eerder aangehaalde NVP-sollicitatiecode.
Uiteraard was de handeling strijdig met de NVP-sollicitatiecode. En dat had een aantal consequenties. Het College van Bestuur ontdekte de onregelmatigheden en heeft daarop de benoemingsadviescommissie ontbonden. Het stelde vervolgens een nieuwe benoemingsadviescommissie samen en nodigde de sollicitant uit om opnieuw te solliciteren. De sollicitant koos er echter voor om dit niet te doen. De sollicitant liet het er niet bij en ploos een en ander uit, om de Universiteit Leiden vervolgens voor de rechtbank te dagen.
Fikse schadevergoeding
In deze zaak oordeelde de rechtbank Den Haag dat er wel degelijk sprake was van schade in hoofde van de sollicitant. Het gaat hierbij om de kosten die de sollicitant diende te maken om de ware toedracht te ontdekken. Echter ging de rechtbank Den Haag niet akkoord met de geopperde reputatieschade, daar de Universiteit Leiden er alles aan had gedaan om de naam van de sollicitant uit de pers te houden terwijl de sollicitant zelf een persbericht verspreidde. De Universiteit Leiden moest ook nog eens zo’n €4.000,- proceskosten ophoesten.
Bindend karakter van bedrijfscodes
Nog te veel ondernemingen stellen zonder enige kennis protocollen en bedrijfscodes op. Of ze onderwerpen zich vrijwillig aan de codes van derde partijen. De sollicitatiecode van de NVP vormt daar misschien nog wel het beste voorbeeld van. Uiteraard bieden dergelijke sollicitatiecodes een aantal voordelen, maar weet wel dat je je dan vrijwillig aan een set regels onderwerpt. En dat je de opgenomen regels dan ook moet naleven, want een schending resulteert immers in een fikse schadevergoeding. In de praktijk is dat dramatisch, omdat het maar al te vaak voorkomt dat de praktische werving- en selectieprocedure niet overeenstemt met de NVP-sollicitatiecode. En dan doe je jezelf de das om.
Dan is het natuurlijk slimmer om zelf een sollicitatiecode op te stellen die wél aansluit bij de werving- en selectieprocedure, terwijl het eveneens de belangen van de sollicitant vrijwaart. En hetzelfde kunnen we zeggen over andere protocollen en codes die maar beter niet van het internet worden geplukt. Kies ook jij voor maatwerk? Slim, want zo hoef je geen torenhoge schadevergoedingen te vrezen. Plan nu een belafspraak in. Wij leggen uit wat we voor jou doen.
