MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een sollicitatiecode is niet vrijblijvend. Zodra uw onderneming zich aan een sollicitatiecode verbindt – of u die nu zelf opstelt of de NVP-sollicitatiecode overneemt – bent u juridisch gehouden om die regels na te leven. Schendt u de code tijdens een werving- en selectieprocedure, dan riskeert u een schadevergoeding aan de afgewezen sollicitant. Veel ondernemers onderschatten dit: een code die bedoeld is om u in te dekken, kan zich juist tegen u keren.
Wat is een sollicitatiecode?
Een sollicitatiecode is een document waarin uw onderneming vastlegt hoe de volledige werving- en selectieprocedure verloopt. De code bevat richtlijnen en praktische afspraken voor elke fase van het sollicitatieproces, zodat sollicitanten zeker zijn van een eerlijke, transparante en zorgvuldige behandeling.
De bekendste variant is de NVP-sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. Veel werkgevers nemen deze code over of verwijzen ernaar in hun vacatures en op hun website. Wat zij zich vaak niet realiseren: zodra u zich aan zo’n code verbindt, zijn de regels daarin niet langer vrijblijvend. U bent eraan gebonden, met alle gevolgen van dien.
Een sollicitatiecode hoort thuis in dezelfde categorie als andere bedrijfscodes en protocollen, zoals een e-mail- en internetprotocol. Allemaal documenten die de bedrijfsvoering structureren – maar die de onderneming ook juridisch binden.
Waarom een sollicitatiecode u juridisch bindt
Het misverstand zit in de bedoeling. Ondernemers stellen codes en protocollen meestal op om zichzelf in te dekken en om praktische afspraken af te dwingen. Dat maakt de bedrijfsvoering eenvoudiger en overzichtelijker. Het keerzijde-effect wordt daarbij vaak vergeten: het document werkt twee kanten op.
Wie zich publiekelijk of in de procedure aan een sollicitatiecode verbindt, wekt bij sollicitanten het gerechtvaardigde vertrouwen dat de daarin opgenomen regels worden nageleefd. Houdt u zich daar vervolgens niet aan, dan kan dat onrechtmatig zijn tegenover de sollicitant. Dat geldt zeker wanneer u de code letterlijk van internet plukt zonder te controleren of uw eigen werkwijze er wel mee strookt.
In de praktijk loopt het hier vaak mis. De feitelijke werving- en selectieprocedure binnen de onderneming stemt regelmatig niet overeen met de letter van de NVP-sollicitatiecode. En juist dat verschil tussen papier en praktijk vormt het grootste risico.
Wat staat er in een sollicitatiecode?
Een sollicitatiecode beschrijft per fase wat de sollicitant van u mag verwachten. De precieze inhoud verschilt per onderneming, maar in de kern komen de volgende onderwerpen terug:
- Heldere vacature en functie-eisen. Een eerlijke en niet-misleidende beschrijving van de functie, de procedure en de selectiecriteria.
- Informatie en terugkoppeling. Afspraken over wat u met de sollicitant deelt en binnen welke termijn u reageert.
- Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Hoe u sollicitatiegegevens verwerkt, bewaart en weer verwijdert, in lijn met de privacyregels.
- Navraag en referenties. Of en hoe u informatie over de sollicitant inwint – in beginsel pas ná toestemming en met medeweten van de sollicitant.
- Vertrouwelijkheid en non-discriminatie. Een gelijke en respectvolle behandeling van alle kandidaten.
- Klacht- en bezwaarmogelijkheid. Waar de sollicitant terechtkan als hij vindt dat de procedure niet eerlijk verliep.
Belangrijk: elke afspraak die u opneemt, is een toezegging waaraan u zich moet houden. Neem dus alleen op wat u in de praktijk ook daadwerkelijk waarmaakt.
Praktijkvoorbeeld: een geschonden sollicitatiecode
Hoe dit concreet kan uitpakken, blijkt uit een zaak waarin de Universiteit Leiden de NVP-sollicitatiecode schond. De universiteit was op zoek naar een nieuwe hoogleraar Engelse taalkunde. Een lid van de benoemingsadviescommissie verzamelde gegevens over een sollicitant, en die informatie werd – met toestemming van de voorzitter – binnen de commissie gebruikt.
Dat gebeurde zonder enige mededeling aan de sollicitant en buiten diens medeweten. De sollicitant kreeg ook later nooit de kans om op de verzamelde informatie te reageren. Toch had de universiteit zich uitdrukkelijk verbonden aan de NVP-sollicitatiecode, die op dit punt duidelijke waarborgen kent: navraag en onderzoek horen pas plaats te vinden met toestemming en medeweten van de sollicitant.
Het College van Bestuur ontdekte de onregelmatigheden, ontbond de benoemingsadviescommissie, stelde een nieuwe commissie samen en nodigde de sollicitant uit om opnieuw te solliciteren. De sollicitant zag daarvan af, zocht de werkelijke toedracht uit en stapte naar de rechter.
Wat oordeelde de rechter?
De rechter ging niet mee in het verweer van de universiteit dat de code ‘niet bindend’ zou zijn. Door zelf naar de NVP-sollicitatiecode te verwijzen, had de universiteit de procedure aan die regels onderworpen – en mocht de sollicitant erop vertrouwen dat de code correct werd nageleefd. De handelwijze werd als onrechtmatig beoordeeld.
De rechtbank oordeelde dat de sollicitant daadwerkelijk schade had geleden – namelijk de kosten die hij had moeten maken om de ware toedracht te achterhalen. De gevorderde reputatieschade werd niet toegekend: de universiteit had er juist alles aan gedaan om de naam van de sollicitant uit de pers te houden, terwijl de sollicitant zelf een persbericht had verspreid. Daarnaast werd de universiteit veroordeeld in de proceskosten.
De kern blijft staan: een schending van een sollicitatiecode waaraan u zich vrijwillig hebt verbonden, kan leiden tot een schadevergoeding en een gang naar de rechter. De exacte hoogte van zo’n vergoeding hangt altijd af van de concrete omstandigheden van het geval.
Welke risico’s loopt u als werkgever?
Het bindende karakter van bedrijfscodes brengt een aantal concrete risico’s met zich mee voor ondernemers:
- Schadevergoeding. Een afgewezen sollicitant kan vergoeding vorderen van kosten en schade die voortvloeien uit de schending.
- Proceskosten. Komt het tot een procedure en wordt u in het ongelijk gesteld, dan kunt u ook in de proceskosten worden veroordeeld.
- Reputatieschade. Een conflict over een oneerlijke sollicitatieprocedure kan negatief uitpakken voor uw imago als werkgever.
- Verlies van geschikte kandidaten. Een procedure die strandt op vormfouten kost u tijd, geld en mogelijk de beste kandidaat.
De rode draad: hoe goedbedoeld een gekopieerde code ook is, hij werkt alleen in uw voordeel als uw praktijk er volledig mee in lijn ligt. Twijfelt u of uw procedure juridisch waterdicht is? Onze juristen denken graag met u mee via onze rechtshulp voor ondernemers.
Zo voorkomt u problemen met uw sollicitatiecode
U hoeft het gebruik van een sollicitatiecode niet te vermijden – integendeel, een goede code biedt structuur en voorkomt discussies. Het gaat erom dat de code past bij uw werkwijze. Een paar praktische vervolgstappen:
- Stel een eigen sollicitatiecode op maat op. Een zelf opgestelde code sluit aan op uw feitelijke werving- en selectieprocedure en waarborgt tegelijk de belangen van de sollicitant.
- Pluk geen codes en protocollen klakkeloos van internet. Wat u overneemt, geldt onverkort – ook de regels waaraan u in de praktijk niet voldoet.
- Controleer of uw procedure en uw documenten op elkaar aansluiten. Loop uw vacatureteksten, intakegesprekken en beoordeling na op tegenstrijdigheden met de code.
- Wees zorgvuldig met navraag en referenties. Win pas informatie over een sollicitant in nádat u toestemming hebt en geef de kandidaat de kans daarop te reageren.
- Leg afspraken consistent vast. Stem uw sollicitatiecode af op uw overige documenten, zoals het personeelshandboek en uw arbeidsvoorwaarden.
Zo benut u de voordelen van een heldere procedure, zonder dat u torenhoge schadevergoedingen hoeft te vrezen.
Veelgestelde vragen over de sollicitatiecode
Is de NVP-sollicitatiecode wettelijk verplicht?
Nee, de NVP-sollicitatiecode is geen wet en geldt niet automatisch voor elke werkgever. Zodra u zich er echter vrijwillig aan verbindt – bijvoorbeeld door ernaar te verwijzen of de code over te nemen – bent u wel gehouden om de regels na te leven.
Wat gebeurt er als ik mij niet aan mijn eigen sollicitatiecode houd?
Dan kan een afgewezen sollicitant zich op die code beroepen. Een schending kan onrechtmatig zijn en tot een schadevergoeding leiden, zoals het praktijkvoorbeeld laat zien. De uitkomst hangt af van de concrete omstandigheden.
Mag ik referenties opvragen of navraag doen over een sollicitant?
In beginsel pas met toestemming en medeweten van de sollicitant. De NVP-sollicitatiecode en de privacyregels gaan ervan uit dat u de kandidaat informeert voordat u informatie inwint, en dat hij de kans krijgt om op die informatie te reageren. Doet u dat niet, dan handelt u mogelijk onrechtmatig.
Moet ik een sollicitatiecode hebben als werkgever?
Een sollicitatiecode is niet verplicht, maar wel verstandig. Een goede code voorkomt discussies, zorgt voor een eerlijke behandeling van kandidaten en versterkt uw positie als werkgever – mits de code aansluit op uw werkelijke procedure.
Kan ik een sollicitatiecode zomaar van internet kopiëren?
Dat is af te raden. Een gekopieerde code bindt u net zo goed als een zelf opgestelde, inclusief alle regels waaraan uw praktijk misschien niet voldoet. Maatwerk dat aansluit op uw eigen procedure is veiliger.
Geldt het bindende karakter ook voor andere bedrijfscodes en protocollen?
Ja. Hetzelfde principe geldt voor bijvoorbeeld een ontslagprotocol of een e-mail- en internetprotocol. Wie zich aan een code of protocol verbindt, moet de daarin opgenomen afspraken nakomen.
Sollicitatiecode of bedrijfscode laten opstellen?
Wilt u zeker weten dat uw sollicitatiecode, protocollen en arbeidsdocumenten aansluiten op uw praktijk en u juridisch beschermen in plaats van u te binden aan regels die u niet naleeft? De arbeidsrechtspecialisten van MKB Juristen helpen u graag.
- Lees meer over onze hulp bij arbeidsrecht.
- Bekijk hoe wij u helpen met een arbeidsovereenkomst en een personeelshandboek op maat.
Plan een vrijblijvende intake in en wij leggen uit wat we voor u kunnen betekenen.
