MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Algemene voorwaarden door advocaten opstellen doet u door zes onderwerpen sluitend te regelen: de opdracht, de aansprakelijkheidsbeperking gekoppeld aan de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, het beheer van derdengelden, het uurtarief en de betaling, de klachtenregeling en de aansluiting op de gedragsregels van de NOvA. Doe dat in begrijpelijke taal en zorg dat de voorwaarden vóór of bij de opdracht ter hand worden gesteld, anders zijn ze niet van toepassing.
Het korte antwoord
- Opdracht: definieer opdrachtgever, reikwijdte en dat de opdracht aan het kantoor wordt verleend.
- Aansprakelijkheid: koppel de beperking aan de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
- Derdengelden: leg vast hoe deze worden beheerd (stichting derdengelden of geen ontvangst).
- Tarief en betaling: uurtarief, kantoorkosten, voorschot en betaaltermijn.
- Klachten: verwijs naar de interne klachtenregeling en de deken.
- Terhandstelling: overhandig de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de opdracht.
Algemene voorwaarden door advocaten opstellen: begin bij de opdracht
De opdrachtbepaling is het fundament. De relatie advocaat–cliënt is een overeenkomst van opdracht (artikel 7:400 BW). Regel in dit onderdeel:
- Opdrachtgever: leg vast wie contractspartij is — de vennootschap, niet de bestuurder in privé, tenzij anders bedoeld.
- Reikwijdte: welke werkzaamheden vallen onder de opdracht; sluit fiscaal en buitenlands recht uit tenzij uitdrukkelijk overeengekomen.
- Kantoor als opdrachtnemer: de opdracht wordt verleend aan het kantoor (maatschap of BV), niet aan een individuele advocaat. Dit beschermt medewerkers tegen persoonlijke aanspraken.
- Inschakelen derden: het recht om deurwaarders of andere adviseurs in te schakelen, met uitsluiting van aansprakelijkheid voor hun fouten.
De aansprakelijkheidsbeperking correct formuleren
Dit is het onderdeel waar de meeste fouten worden gemaakt. Advocaten zijn verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering te hebben met minimaal € 500.000 dekking per aanspraak (Verordening op de advocatuur). Sluit de beperking daar op aan:
- Beperk de aansprakelijkheid tot het bedrag dat de verzekeraar in het concrete geval uitkeert, plus het eigen risico.
- Neem een subsidiaire beperking op voor het geval de verzekering niet uitkeert, bijvoorbeeld tot het in de zaak gedeclareerde honorarium.
- Sluit gevolgschade en indirecte schade uit.
- Sluit opzet en bewuste roekeloosheid nooit uit — dat maakt de clausule vernietigbaar.
Richting particuliere cliënten moet u extra voorzichtig zijn: een te ruime beperking kan als onredelijk bezwarend worden vernietigd. Een clausule die tegenover bedrijven werkt, is tegenover consumenten niet automatisch houdbaar.
Derdengelden vastleggen
De gedragsregels en de Verordening op de advocatuur eisen dat derdengelden — gelden die voor de cliënt of een derde bestemd zijn — gescheiden blijven van het kantoorvermogen. Kies bij het opstellen tussen twee lijnen:
- Stichting derdengelden: u ontvangt derdengelden via een aparte stichting. Leg vast dat er in beginsel geen rente wordt vergoed en onder welke voorwaarden wordt uitbetaald.
- Geen derdengelden: sinds de versoepeling mag een kantoor ervoor kiezen géén derdengelden te ontvangen. Leg dat dan expliciet vast, zodat cliënten weten dat betalingen rechtstreeks tussen partijen lopen.
Uurtarief, kosten en betaling
Het financiële hoofdstuk moet vooraf duidelijk zijn — dat is ook een tuchtrechtelijke informatieplicht. Neem op:
- Uurtarief en de bevoegdheid dit periodiek te indexeren.
- Kantoorkosten en verschotten: griffierecht, deurwaarderskosten, uittreksels.
- Voorschot: het recht een voorschot te vragen en werkzaamheden op te schorten bij niet-betaling.
- Betaaltermijn, rente bij te late betaling en incassokosten.
- Eventueel afspraken over gefinancierde rechtsbijstand (toevoeging) en eigen bijdrage.
Klachtenregeling en gedragsregels
Elk kantoor moet een interne klachtenregeling hebben (gedragsregels NOvA). Verwerk in de voorwaarden:
- De klachtenfunctionaris en de wijze van indienen.
- De behandeltermijn.
- De vervolgstap: de deken of de tuchtrechter.
- Een geschillen- en rechtskeuzebeding: Nederlands recht en de bevoegde rechter.
Kort mkb-voorbeeld: een klein kantoor kopieerde een aansprakelijkheidsclausule uit een IT-model waarin de aansprakelijkheid tot € 1.000 werd beperkt. Bij een beroepsfout bleek die clausule losgekoppeld van de verzekering en tegenover een particuliere cliënt niet houdbaar. De koppeling aan de eigen verzekering ontbrak — precies het punt dat advocatenvoorwaarden onderscheidt.
Terhandstelling: anders geldt niets
Zelfs perfecte voorwaarden zijn waardeloos als ze niet op tijd zijn overhandigd. Stel ze ter hand vóór of bij het sluiten van de opdracht:
- Voeg ze bij de opdrachtbevestiging.
- Laat de cliënt de ontvangst bevestigen.
- Verwijs naar een altijd raadpleegbare vindplaats, maar leun daar niet blind op bij consumenten.
Eerlijke aanbeveling
Algemene voorwaarden door advocaten opstellen kunt u deels zelf: hebt u een bestaande, deugdelijke set en wilt u alleen het uurtarief of de betaaltermijn aanpassen, dan is een jurist niet nodig. Maar de aansprakelijkheidsbeperking en de koppeling aan uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering laten weinig ruimte voor fouten — juist dat onderdeel bepaalt of u bij een beroepsfout gedekt bent. Stelt u voor het eerst voorwaarden op, werkt u met derdengelden of bedient u particuliere cliënten, laat de tekst dan controleren.
Meer weten? Bekijk de algemene voorwaarden door advocaten, lees eerst wat algemene voorwaarden door advocaten zijn en zie wanneer u ze beter kunt laten opstellen.
Veelgestelde vragen
Regel zes onderwerpen sluitend: de opdracht, de aansprakelijkheidsbeperking gekoppeld aan de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, het beheer van derdengelden, het uurtarief en de betaling, de klachtenregeling en de aansluiting op de gedragsregels van de NOvA. Zorg daarna dat de voorwaarden vóór of bij de opdracht ter hand worden gesteld.
De aansprakelijkheidsbeperking. Koppel die aan het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert plus het eigen risico, met een subsidiaire beperking als de verzekering niet uitkeert. Sluit opzet en bewuste roekeloosheid nooit uit, en houd rekening met het strengere regime voor particuliere cliënten.
Ja. Leg vast of u derdengelden via een aparte stichting derdengelden beheert, gescheiden van het kantoorvermogen, of dat uw kantoor géén derdengelden ontvangt. Beide zijn toegestaan, maar de keuze moet expliciet in de voorwaarden staan, inclusief de regeling over rente en uitbetaling.
Het uurtarief zelf, de bevoegdheid het te indexeren, de kantoorkosten en verschotten, het recht op een voorschot met opschorting bij niet-betaling, de betaaltermijn en de gevolgen van te late betaling. De cliënt moet vooraf weten hoe wordt gedeclareerd; dat is ook een tuchtrechtelijke informatieplicht.
Als startpunt kan het, maar overnemen zonder aanpassing is risicovol. De aansprakelijkheidsbeperking moet aansluiten op úw eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering en uw keuzes rond derdengelden. Een gekopieerde clausule die is losgekoppeld van uw verzekering biedt bij een beroepsfout vaak geen bescherming.
Alleen als ze vóór of bij het sluiten van de opdracht ter hand zijn gesteld en de cliënt een redelijke mogelijkheid had ze te lezen. Voeg ze bij de opdrachtbevestiging en laat de ontvangst bevestigen. Enkel verwijzen naar een website is bij particuliere cliënten onvoldoende zeker.
De gedragsregels verplichten tot een interne klachtenregeling. Verwijs in de voorwaarden naar de klachtenfunctionaris, de behandeltermijn en de vervolgstap naar de deken of de tuchtrechter. Vul dit aan met een rechtskeuze voor Nederlands recht en een forumkeuze voor de bevoegde rechter.
