Algemene Voorwaarden door Advocaten opstellen

Algemene voorwaarden laten opstellen door advocaten betekent dat niet alleen naar standaardtekst wordt gekeken, maar ook naar juridische geldigheid, toepasselijkheid, branche, klanttype, aansprakelijkheid, betaling, klachten en praktische bruikbaarheid. Algemene voorwaarden moeten passen bij de manier waarop uw onderneming daadwerkelijk offertes uitbrengt, opdrachten sluit, producten verkoopt of diensten uitvoert.

Veel algemene voorwaarden lijken op elkaar, maar de risico’s verschillen sterk per onderneming. Een webshop heeft andere voorwaarden nodig dan een installateur, consultant, softwarebedrijf, winkel, groothandel of zakelijke dienstverlener. Advocaten en juristen beoordelen welke bepalingen nodig zijn en welke bepalingen juist risico opleveren.

MKB Juristen stelt algemene voorwaarden op maat op en controleert bestaande voorwaarden. Onze advocaten en bedrijfsjuristen kijken naar de juridische tekst én naar het gebruik in uw commerciële praktijk.

Het is verstandig om algemene voorwaarden juridisch te laten opstellen als u regelmatig verkoopt, offertes uitbrengt, diensten levert, projecten uitvoert, online verkoopt, met zakelijke klanten werkt of aansprakelijkheidsrisico loopt. Juist dan zijn duidelijke standaardafspraken belangrijk.

Ook als u al voorwaarden heeft, kan controle nodig zijn. Voorwaarden kunnen verouderd zijn, niet goed aansluiten op nieuwe diensten of verkeerd worden gebruikt. Soms staan er bepalingen in die richting consumenten kwetsbaar zijn of die praktisch niet passen bij uw werkwijze.

Bij het opstellen of controleren van algemene voorwaarden beoordelen wij onder meer:

• of de voorwaarden correct van toepassing worden verklaard;
• of voorwaarden van klanten of opdrachtgevers worden afgewezen;
• of de bepalingen passen bij B2B, B2C of beide;
• betalingsafspraken, rente, incasso en eigendomsvoorbehoud;
• levering, uitvoering, oplevering, vertraging en medewerking van de klant;
• meerwerk, wijzigingen en aanvullende kosten;
• garantie, klachten, herstel en bewijs van gebreken;
• aansprakelijkheid, gevolgschade en verzekeringsdekking;
• intellectueel eigendom, licenties en gebruiksrechten;
• geheimhouding en vertrouwelijke informatie;
• opzegging, beëindiging en gevolgen na einde overeenkomst;
• toepasselijk recht, bevoegde rechter en geschillen.

Algemene voorwaarden geven alleen bescherming als zij ook daadwerkelijk onderdeel worden van de overeenkomst. Daarvoor moeten zij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard en moet de klant een redelijke mogelijkheid krijgen om ze te lezen.

Alleen verwijzen op een factuur is meestal te laat. In de praktijk moeten voorwaarden daarom aansluiten op offertes, opdrachtbevestigingen, bestelprocessen, orderformulieren, websites of kassa- en balieprocessen. Een advocaat of jurist kijkt dus niet alleen naar de tekst, maar ook naar het moment waarop de voorwaarden worden verstrekt.

Een gratis voorbeeld of gekopieerde set voorwaarden kan op het eerste gezicht bruikbaar lijken, maar sluit vaak niet goed aan op uw onderneming. Bepalingen kunnen ontbreken, te streng zijn, verouderd zijn of niet passen bij uw branche, klanttype of aansprakelijkheidsrisico.

Daarnaast kunnen gekopieerde voorwaarden auteursrechtelijk beschermd zijn. Belangrijker nog: u weet meestal niet waarom bepaalde bepalingen zijn opgenomen en hoe zij in de praktijk moeten worden gebruikt. Dat kan juist schijnzekerheid geven.

Voor zakelijke klanten geldt meer contractsvrijheid dan voor consumenten. Bij consumenten kunnen bepaalde bepalingen sneller onredelijk bezwarend zijn of vernietigbaar blijken. Denk aan bepalingen over aansprakelijkheid, garantie, klachten, annulering, betaling, retouren en wijziging van voorwaarden.

Als u zowel B2B als B2C werkt, moet de tekst daarop worden afgestemd. Soms is één set voorwaarden voldoende met gescheiden bepalingen. Soms zijn aparte voorwaarden voor consumenten en zakelijke klanten verstandiger.

Aansprakelijkheidsbeperkingen zijn vaak een van de belangrijkste onderdelen van algemene voorwaarden. Ze moeten duidelijk maken waarvoor u wel en niet aansprakelijk bent, welke schade is uitgesloten en tot welk bedrag aansprakelijkheid is beperkt.

Een te ruime beperking kan kwetsbaar zijn. Een te beperkte regeling beschermt onvoldoende. Daarom stemmen wij de aansprakelijkheidsbepaling af op uw werkzaamheden, opdrachtwaarde, schadebeeld, verzekering, klanttype en branche.

Goede algemene voorwaarden moeten in uw proces worden ingebouwd. Dat betekent dat zij terugkomen in offertes, opdrachtbevestigingen, online bestelprocessen, orderformulieren, verkoopvoorwaarden, e-mailtemplates of klantportalen.

Bij zakelijke klanten moet u ook controleren of de andere partij eigen inkoop- of opdrachtvoorwaarden gebruikt. Als u uw eigen voorwaarden wilt laten gelden, moet u die voorwaarden duidelijk van toepassing verklaren en voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand wijzen.

Heeft u al algemene voorwaarden? Dan kunnen wij controleren of deze juridisch en praktisch nog kloppen. Wij kijken onder meer naar toepasselijkheid, betaling, levering, klachten, garantie, aansprakelijkheid, consumentenregels, intellectueel eigendom, geheimhouding en de verhouding tot uw offertes of contracten.

Wij beoordelen ook of de voorwaarden goed worden gebruikt. Een juridisch goede tekst helpt weinig als de voorwaarden pas na akkoord worden meegestuurd of niet aansluiten op uw verkoopproces.

Na een korte intake bespreken wij uw onderneming, branche, klanttype, verkoopproces, contracten en belangrijkste risico’s. Daarna stellen wij algemene voorwaarden op maat op of controleren wij uw bestaande voorwaarden.

U ontvangt voorwaarden die aansluiten op uw praktijk, met aandacht voor toepasselijkheid, betaling, levering, klachten, garantie, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, consumentenregels en correct gebruik bij offertes, opdrachten en verkoop.