MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
E-posta ve internet protokolü taslağı hazırlamak, çalışanların iş e-postası ve internetle neler yapmasına izin verildiğini, özel kullanımın kapsamını ve işveren olarak sizin hangi koşullar altında denetim yapabileceğinizi belirlemeyi içerir. Protokol, GDPR'ye, Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi'nin 8. maddesine (gizlilik) ve bir İş Konseyi söz konusu olduğunda, İş Konseyleri Yasası'nın (WOR) 27. maddesi uyarınca rıza hakkına uygun olmalıdır. İyi hazırlanmış bir protokol, çalışanlara netlik sağlar ve işverene geçerli bir denetim zemini sunar. Aşağıda, içermesi gereken bileşenler ve karşılaması gereken yasal gereklilikler yer almaktadır.
Kısa cevap
- E-posta ve internetin izin verilen ve yasaklanan kullanım alanlarını açıkça tanımlayın
- Özel kullanım: İzin veriliyor mu, ve hangi koşullar altında?
- Kontrol: meşru bir menfaat çerçevesinde, ne zaman, nasıl ve kim tarafından gerçekleştirilebileceği (GDPR Madde 6).
- Amaç ve orantılılık: Neden denetim yapıyorsunuz ve neden gerekli?
- Saklama süreleri ve ihlal durumunda uygulanacak yaptırımlar.
- İşçi Konseyi'nin onayını (İşçi Konseyleri Yasası Madde 27) ve protokolü iletin.
E-posta taslağı hazırlama ve internet protokolü: bileşenler
Faydalı bir protokol öncelikle izin verilen kullanım alanlarını tanımlar. İş amaçlı kullanım için nelere izin verilir ve özel kullanım ne ölçüde kabul edilir? Gerçekçi bir politika, belirli koşullar altında sınırlı özel kullanıma izin verir, çünkü tam bir yasağın pratikte uygulanması zordur. Bunu yasaklanan kullanım alanları takip eder: yasa dışı indirmeler, saldırgan veya ayrımcı içeriklerin ziyaret edilmesi veya dağıtılması ve ticari sırların veya kişisel verilerin kuruluş dışına paylaşılması.
Ardından, denetimi belgeleyin. Bu, hukuken en hassas kısımdır. Denetimi ne zaman, nasıl ve hangi amaçla gerçekleştirdiğinizi, kimin yetkili olduğunu ve hangi amaçla gerçekleştirdiğinizi açıklayın. Denetimi, güvenlik veya somut bir şüpheye dayalı soruşturma gibi meşru bir menfaatle (GDPR Madde 6(1)(f)) ilişkilendirin ve denetimin orantılı olduğunu açıkça belirtin.
Yasal gereklilikler
Çalışanların izlenmesi, gizlilik haklarını (Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi Madde 8) etkiler ve GDPR kapsamına girer. Üç temel şart vardır. Birincisi, şeffaflık: Çalışanlar, önceden nasıl izlendiklerini bilmelidir (GDPR Madde 5). İkincisi, gereklilik ve orantılılık: Amaca hizmet eden en az müdahaleci yöntem kullanılmalıdır. Sürekli izleme nadiren orantılıdır; somut bir şüpheye yanıt olarak hedeflenen izleme genellikle orantılıdır. Üçüncüsü, amaç sınırlaması: Sadece önceden belirlediğiniz amaç için izleme yapılmalıdır.
Ayrıca, iyi işverenlik ilkesi de geçerlidir (Hollanda Medeni Kanunu Madde 7:611). Çalışanların iletişimlerinin gizlice ve sebepsiz yere araştırılması, resmi bir dayanak olsa bile, bu ilkeye aykırıdır. Bu gereklilikleri göz ardı eden bir protokol hiçbir koruma sağlamaz: buna dayalı inceleme mahkemede geçerli olmaz.
İşçi Konseyinin Onayı
Şirketinizde bir İşçi Konseyi varsa, protokolü uygulamadan önce İşçi Konseyleri Yasası'nın (WOR) 27. maddesi uyarınca onay almanız gerekmektedir. E-posta ve internet protokolü genellikle bir çalışan takip sistemi ve çalışan verilerinin işlenmesine ilişkin bir düzenlemedir ve bu, onay hakkı kapsamına girer. Bu onayı almadan protokolü uygularsanız, uygulama geçersiz olur ve İşçi Konseyi bunu ileri sürebilir. İşçi Konseyiniz yoksa, bu onay hakkı ortadan kalkar, ancak GDPR gereklilikleri ve iyi işveren uygulamaları geçerliliğini korur.
Son olarak, protokolü tüm çalışanlara aktif olarak iletirsiniz; örneğin, çalışan el kitabı ve onay belgesi aracılığıyla. Ancak o zaman önceden şeffaflık şartı yerine getirilmiş olur.
Pratik bir örnek: Küçük ve orta ölçekli bir işletme, sınırlı özel kullanıma izin veren ve somut bir kötüye kullanım şüphesi durumunda hedefli izlemeyi mümkün kılan bir protokol hazırlıyor. İşçi Konseyi onaylıyor ve protokol çalışan el kitabına dahil ediliyor. Daha sonra dikkatsiz e-posta kullanımı nedeniyle bir veri sızıntısı tehdidi oluştuğunda, şirket gizlilik düzenlemelerini ihlal etmeden protokole dayanarak hedefli önlemler alabiliyor.
Dürüst tavsiye
Her zaman bir avukata ihtiyacınız yoktur. Kontrole ihtiyaç duymayan ve sadece normal kullanım için bir kılavuz isteyen küçük bir işveren iseniz, basit bir şablon yeterli olacaktır. Ancak, gerçek bir denetime ihtiyacınız varsa, hassas verileri işliyorsanız veya bir işçi temsilciliğiniz varsa, hukuki destek tavsiye edilir. Kontrol yönü ve GDPR, Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi'nin 8. maddesi ve İşçi Temsilcilikleri Yasası'nın 27. maddesi ile uyum, dikkatli bir şekilde ele alınmayı gerektirir ve pratikte işler tam olarak bu noktada ters gider.
Daha fazlasını okumak ister misiniz? E-posta ve internet protokolü , e-posta ve internet protokolünün ne olduğuna dair açıklama ve e-posta ve internet protokolünün hazırlanması hakkında bilgi edinin .
Sıkça Sorulan Sorular
İzin verilen ve yasaklanan kullanım, özel kullanımın kapsamı, izleme yapılıp yapılmadığı ve nasıl yapıldığı, bu izlemenin amacı ve orantılılığı, kayıt verilerinin saklama süreleri ve ihlalin sonuçları.
Bu mümkündür, ancak tam bir yasak uygulamak zordur ve her zaman gerçekçi değildir. Genellikle belirli koşullar altında sınırlı özel kullanıma izin verilir. Seçiminiz ne olursa olsun, bunu protokolde açıkça belgeleyin.
Önceden şeffaflık (GDPR Madde 5), meşru bir menfaat (GDPR Madde 6), gereklilik ve orantılılık ile amaç sınırlaması. Ayrıca, iyi işverenlik ilkesi de geçerlidir (GDPR Madde 7:611). Sürekli izlemeye nadiren izin verilirken, şüpheye dayalı hedefli izlemeye daha sık izin verilir.
Evet, eğer bir İşçi Konseyiniz varsa. E-posta ve internet protokolü, İşçi Konseyleri Yasası'nın (WOR) 27. maddesindeki onay hakkı kapsamına girer. Onay almadan uygulamaya koyarsanız, uygulama geçersiz sayılır ve İşçi Konseyi bunu ileri sürebilir.
Örneğin, çalışan el kitabı ve onay belgesi aracılığıyla aktif olarak bilgilendirme yapılabilir. Çalışanlar önceden bilgilendirildiğinde şeffaflık şartı yerine getirilir ve bu daha sonra geçerli bir şekilde doğrulanabilir.
Bu durumda, hiçbir koruma sağlamaz. GDPR gerekliliklerini veya rıza hakkını göz ardı eden bir protokole dayalı kontrol, mahkemede geçerli olmaz ve yasa dışı işlemeye yol açabilir.
Normal kullanım için basit bir kılavuz olarak iyi bir şablon yeterli olacaktır. Ancak, gerçek bir denetim gerekiyorsa, hassas verileri işliyorsanız veya bir İşçi Konseyiniz varsa, kontrol yönü hassasiyet gerektirdiğinden hukuki destek almanız önerilir.
