MKB Juristen, özel hukuki belgeler hazırlamaktadır
Önemli sözleşmeleri, şartları ve diğer yasal belgeleri kendiniz bir araya getirmek veya kopyalamak en iyisi değildir. Bütçesi kısıtlı girişimcilere özel yasal çözümler, net maliyetler ve pratik açıklamalar sunuyoruz.
- Gümrük sözleşmeleri, şartlar ve koşullar ve yasal belgeler
- Bütçe dostu ve maliyetler konusunda baştan net bilgi veriyor
- Ücretsiz danışmanlık veya herhangi bir yükümlülük gerektirmeyen fiyat teklifi isteyin
Bir idari ofis için genel şartlar ve koşullar taslağı hazırlamak, yedi konuyu doğru şekilde düzenlemeyi gerektirir: görevlendirme ve çalışma yöntemi, müşteri tarafından belgelerin sunulması, hatalardan sorumluluk, kara para aklama ile mücadele yükümlülükleri, saklama yükümlülüğü, ücret ve ödeme ve gizlilik. Bu yedi madde birlikte, geç veya hatalı yönetimle ilgili mesleki iddialara ve anlaşmazlıklara karşı ihtiyaç duyduğunuz korumayı sağlar. Aşağıda, her bir bölüme gerçekten ait olan maddeler de dahil olmak üzere, bunları madde madde inceleyeceğiz.
Kısa cevap
- Görev ve çalışma yöntemi: Neler yapmanız ve neler yapmamanız gerektiği ve hangi bilgilere dayanarak hareket edeceğiniz.
- Belgelerin teslimi: Müşteri belgeleri zamanında, eksiksiz ve doğru bir şekilde teslim etmelidir; aksi takdirde müşteri için sonuçları olacaktır.
- Sorumluluk: Fatura tutarı veya sigorta bedeliyle sınırlıdır; kasıt ve ağır ihmal halleri hariçtir.
- WWFT ve gizlilik: Gizlilik ilkesine istisna olarak müşteri durum tespiti ve açıklama yükümlülüğü.
- Saklama yükümlülüğü: Müşteri, saklama yükümlülüğünden sorumludur (7 yıl, Madde 52 AWR).
- Ücret ve ödeme: saatlik ücret veya abonelik, ek işler, ödeme süresi, askıya alma.
İdari ofis için genel şartlar ve koşullar taslağı hazırlama: görevlendirme ile başlayın
İlk madde, görevinizin neleri kapsadığını ve neleri kapsamadığını belirler. Bir idari ofis, müşteri tarafından sağlanan bilgilere dayanarak çalışır; aksi açıkça kararlaştırılmadıkça, bu bilgilerin sahtekarlığını veya eksiksizliğini kontrol etmezsiniz. Sonuç odaklı değil, en iyi çabayı gösterme yükümlülüğünüz olduğunu belirtin: işinizi profesyonelce yaparsınız, ancak belirli bir vergi sonucunu garanti etmezsiniz.
Ayrıca, yalnızca idari işlerle mi ilgilendiğinizi, yoksa vergi beyannameleri mi verdiğinizi, yıllık hesapları mı hazırladığınızı veya danışmanlık hizmeti mi sağladığınızı belirtin. Bu, işinizin özünü ilgisiz ek işlerden ayırır ve bir müşterinin sizi hiç sipariş edilmemiş bir şeyden sorumlu tutmasını önler.
Müşteri tarafından belgelerin sunulması
Bir idari ofis için, sorumluluktan sonra en önemli madde budur. Çalışmanız tamamen müşterinin sağladığı bilgilere bağlıdır. Bu nedenle, şunları düzenleyin:
- Zamanında teslimat. Müşteri, belgeleri makul veya kararlaştırılan bir süre içinde teslim eder, böylece siz de dosyalama sürelerine uyabilirsiniz.
- Eksiksizlik ve doğruluk. Sağlanan verilerin doğruluğu ve eksiksizliği müşteriye aittir.
- Ödeme gecikmesinin sonuçları. Geç, eksik veya hatalı teslimattan kaynaklanan zararlar (örneğin, gecikme cezaları veya vergi faizi) müşteri tarafından karşılanacaktır.
- Çalışmayı askıya alma. Belgelerin teslim edilmemesi durumunda, teslim tarihlerini kaçırmaktan sorumlu tutulmaksızın çalışmanızı askıya alabilirsiniz.
Hatalardan doğacak sorumluluk
Bir rezervasyon veya vergi beyannamesindeki hata, müşteriye binlerce avroya mal olabilir. Sınırlama olmaksızın, bunun tüm sorumluluğu size aittir. Bir idari ofis için geçerli bir sorumluluk maddesi genellikle şunları içerir:
- İlgili işin fatura tutarına veya mesleki sorumluluk sigortanız tarafından ödenen tutara getirilen bir sınırlama.
- Dolaylı zararlar ve sonuçsal zararlar kapsam dışındadır.
- Açık bir istisna: Bu sınırlama, kasıt veya bilinçli ihmal durumlarında geçerli değildir; bu ihtimal asla göz ardı edilmemelidir.
- Şikayet ve hak kaybı süresi: Şikayetlerin belirli bir süre içinde bildirilmesi ve örneğin bir yıl sonra zamanaşımına uğraması.
Hiçbir zaman tüm sorumlulukları hariç tutmayın. Tamamen hariç tutmak aşırı derecede külfetlidir ve mahkeme tarafından geçersiz sayılacaktır; ancak sigorta bedeline makul bir sınırlama getirilmesi geçerli olacaktır.
AML yükümlülükleri ve gizlilik
İdari ofis, kara para aklama ve terör finansmanıyla mücadele (AML/CFT) kurumudur. Müşteri kimlik tespiti (müşterinizin ve nihai gerçek hak sahibinin kimlik tespiti ve doğrulanması) yapmanız ve olağandışı işlemleri Hollanda Mali İstihbarat Birimi'ne (FIU-Hollanda) bildirmeniz gerekmektedir. Şartlar ve koşullarınıza aşağıdakileri ekleyin:
- Gizlilik maddesi: Müşteri verilerini gizli tutarsınız.
- Bunun bir istisnası, özellikle atık su arıtma tesisi (Wwft) raporlama yükümlülüğü olmak üzere, yasal yükümlülükler için geçerlidir.
- Müşterinin, müşteri durum tespitiyle ilgili iş birliği yapma yükümlülüğü vardır; aksi takdirde hizmet askıya alınabilir veya feshedilebilir.
- Müşteriye rapor hakkında bilgi vermek zorunda olmadığınızı belirten ifade (bahşiş yasağı).
Saklama yükümlülüğü
Vergi saklama yükümlülüğü (AWR Madde 52), girişimcinin kayıtlarını yedi yıl süreyle saklamasını gerektirir. Şart ve koşullarınızda, saklama sorumluluğunun nihai olarak müşteriye ait olduğunu, firma olarak hangi belgeleri ne kadar süreyle saklayabileceğinizi ve görevin sona ermesi üzerine kayıtların ne olacağını (örneğin, belgeleri iade edeceğinizi ve faturalar ödenene kadar saklama hakkınızı kullanabileceğinizi) belirtin.
Fiyatların, ödemenin ve gizliliğin kesinleştirilmesi
Finansal bölüm, saatlik ücreti veya abonelik ücretini, ek işlerin işlenmesini, yıllık endekslemeyi, ödeme süresini (örneğin, 14 gün) ve ödeme yapılmaması durumunda uygulanacak sonuçları (askıya alma, yasal ticari faiz ve tahsilat masrafları) düzenler. Abonelikler için, bildirim süresini ve yenilemeyi belirtirsiniz. Gizlilik maddesi, yukarıda bahsettiğiniz Wwft istisnası dışında, tümünü tamamlar.
Pratik örnek
Bir muhasebeci, verilen rakamlara dayanarak bir yüklenici firmanın yıllık hesaplarını derler. Daha sonra yüklenici firmanın kayıtlardan gelir gizlediği ortaya çıkar. Şartlar ve koşullar, firmanın verilen verilerin doğruluğunu ve eksiksizliğini varsaydığını ve kayıtları sahtekarlık açısından kontrol etmediğini belirttiğinden, gizlenen gelirden sorumluluk yüklenici firmaya aittir. Muhasebeci, özen yükümlülüğünü yerine getirmiştir.
Dürüst tavsiye
Kendiniz taslak hazırlamak mümkün, ancak püf noktası ayrıntılarda gizli: çok ileri giden bir sorumluluk maddesi geçersiz olur ve eksik bir AML veya başvuru maddesi, tam olarak bir dava açılmasına olanak tanıyan boşluğu bırakır. Yukarıdaki yedi konuyu bir kontrol listesi olarak kullanarak başlayın ve mümkün olandan daha geniş kapsamlı bir şey taslak hazırlamayın.
Ne zaman bir avukata ihtiyacınız olmaz? Güvenilir bir sektör modeli kullanıyorsanız ve hizmetleriniz standart ise, modeli firmanıza uyarlayıp zamanında sunmanız koşuluyla, gayet iyi idare edebilirsiniz. Sorumluluk sınırlaması konusunda şüpheleriniz varsa, hem tüketiciler hem de işletmeler için çalışıyorsanız veya danışmanlık hizmetleri de veriyorsanız, kontrol ettirmek veya hazırlatmak en güvenli yoldur.
Daha fazla bilgi için: bir idari ofis için genel şartlar ve koşullar nelerdir ve genel şartlar ve koşulların hazırlanması nasıl yapılır ? Bunu doğrudan bir idari ofis için genel şartlar ve koşullar aracılığıyla düzenleyebilirsiniz .
Sıkça Sorulan Sorular
Yedi ana konu: görevlendirme ve çalışma yöntemi, müşteri tarafından belgelerin sunulması, hatalardan sorumluluk, kara para aklama ile mücadele yükümlülükleri, saklama yükümlülüğü, ücret ve ödeme ile gizlilik. Bunların tümü birlikte, mesleki hak taleplerine ve geç veya yanlış sunulan kayıtlarla ilgili ihtilaflara karşı koruma sağlar.
Müşterinin zamanında, eksiksiz ve doğru bilgi sağlamasını ve verilerin doğruluğundan sorumlu olmasını şart koşun. Geç veya yanlış teslimattan kaynaklanan zararların (örneğin, gecikme cezaları veya vergi faizi) müşterinin sorumluluğunda olduğunu ve belgeler alınmadığı takdirde çalışmalarınızı askıya alabileceğinizi belirleyin.
Sorumluluğu, işin fatura tutarıyla veya mesleki sorumluluk sigortanızın ödediği tutarla sınırlayın, dolaylı zararları hariç tutun ve bir şikayet süresi ile bir zamanaşımı süresi belirleyin. Kasıt ve bilinçli ihmali asla hariç tutmayın; tamamen hariç tutmak mantıksız derecede külfetlidir ve mahkemede geçerli olmaz.
Gizlilik maddesine, yasal yükümlülükler de dahil olmak üzere, WWFT raporlama yükümlülüğünü açıkça belirten bir istisna ekleyin. Müşterinin, müşteri durum tespitiyle iş birliği yapma yükümlülüğünü, reddetmesi durumunda askıya alma hükmünü ve bahşiş yasağına dayalı bir bildirimi müşteriye iletme zorunluluğunuzun olmadığını belirtin.
Müşterinin, yasal olarak kayıtlarını yedi yıl süreyle saklaması gerekmektedir (AWR Madde 52). Şart ve koşullarınızda, kayıtların saklanmasından nihai sorumluluğun müşteriye ait olduğunu, hangi belgeleri ne kadar süreyle saklayabileceğinizi ve görevin sona ermesi üzerine kayıtların ne olacağını belirtin.
Saatlik ücreti veya abonelik tutarını, ek işlerin nasıl ele alınacağını, yıllık endekslemeyi ve ödeme vadesini belirtin. Ödeme yapılmaması durumunda ortaya çıkacak sonuçları düzenleyin: askıya alma, yasal ticari faiz ve tahsilat masrafları. Abonelikler için ayrıca bildirim süresini ve otomatik yenilemeyi de ekleyin.
Bu bir başlangıç noktası olabilir, ancak genel şablonlarda genellikle bir idari ofisi özel olarak koruyan sunum, AML/CFT ve veri saklama maddeleri eksiktir. Şablonu en azından hizmetlerinize göre uyarlayın ve zamanında gönderin. Sorumluluk sınırlaması konusunda şüpheniz varsa veya tüketici müşteriler söz konusuysa, kontrol ettirmeniz önerilir.
