Bedrijven verwerken niet alleen gegevens van klanten en leveranciers, maar ook van het eigen personeel. Het personeelsdossier zit dan ook boordevol privacygevoelige gegevens en dus moet je als werkgever de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen. Meer zelfs: je mag enkel een personeelsdossier aanleggen wanneer dat noodzakelijk is. Daarnaast mag je een personeelsdossier na het aflopen van de tewerkstelling niet zomaar blijvend bewaren.
Voorwaarden voor het aanleggen van een personeelsdossier
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) legt werkgevers een aantal voorwaarden op wanneer ze een personeelsdossier aanleggen. Centraal daarbij staat dat de werkgever zijn personeel voldoende moet informeren over het personeelsdossier, bijvoorbeeld met betrekking tot de gegevens die ze in het personeelsdossier verzamelen, op basis van welke rechtsgrond ze dat doen en voor welke doeleinden de gegevens worden verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld al gebeuren in de arbeidsovereenkomst, maar dat is geen verplichting. Het is dan weer wel verplicht om te wijzen op het bezwaarrecht waarover het personeelslid beschikt.
Als werkgever ben je daarnaast verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van deze gegevens. Geef personeelsleden dan ook zeker de mogelijkheid om gegevens in te zien, te laten wijzigen of te laten verwijderen. In elk geval mag je enkel de persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn, maar niet meer dan dat. Ook moet je de persoonsgegevens passend beveiligen, waardoor een goede IT-beveiliging zich opdringt.
Hoe lang mag je het personeelsdossier bewaren?
De AVG geeft aan dat je de persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is. Tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst stelt er zich geen probleem. Wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt, is het echter opletten geblazen. Voor sommige gegevens gelden bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen. Dat is onder andere het geval voor gegevens met betrekking tot de salarisadministratie, waarvoor een bewaarplicht van zeven jaar geldt. Ook het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen dienen volgens de fiscale regelgeving vijf jaar te worden bewaard. Het is logisch dat deze bewaartermijnen ook binnen de AVG-regels als “noodzakelijk” worden beschouwd.
Voor sommige gegevens in het personeelsdossier zijn er echter geen wettelijke bewaartermijnen van toepassing. Het gaat bijvoorbeeld om correspondentie over de promotie, de arbeidsovereenkomst zelf of de verslagen van functioneringsgesprekken. Over het algemeen gaat men hiervoor akkoord met een bewaartermijn van twee jaar. Wanneer je ze echter al vroeger niet meer nodig hebt, dien je ze ook vroeger te verwijderen. Wanneer er daarentegen een aanslepende rechtszaak is of indien een arbeidsconflict daarin kan uitmonden, is het dan weer niet onlogisch dat je ze langer bewaart.
Privacyverklaring opstellen
Als werkgever moet je de werknemer over een aantal zaken informeren. Het meest eenvoudige is om dat meteen te doen bij het afsluiten van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld door er een te ondertekenen bijlage aan toe te voegen. Ten aanzien van bestaande personeelsleden kan je dan weer een privacyverklaring voorleggen waarin bovenstaande zaken aan bod komen. Het belang van zo’n privacyverklaring mag hoe dan ook niet worden onderschat, net zoals een correcte verwerking, beveiliging en bewaring van de persoonsgegevens. Heb je hierover vragen of ben je op zoek naar een jurist die voor jou de nodige documenten kan opstellen? Aarzel dan niet en contacteer MKB Juristen voor een gratis intakegesprek.
