Werknemers die vanuit huis werken, krijgen van de werkgever vaak de nodige hulpmiddelen. Het gaat dan niet alleen om bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel, maar ook om een laptop of een smartphone van de zaak. Eenmaal het dienstverband eindigt, wordt vaak overeengekomen dat de werknemer de laptop van het werk opnieuw moet inleveren. Recent diende de rechter te oordelen over een zaak waarbij een zakelijke laptop niet langer toegankelijk was voor de ex-werknemer, maar wel nog een aantal persoonsgegevens bevatte.
Persoonsgegevens op een zakelijke laptop
Bij deze zaak was er sprake van een dienstverband waarbij de werkgever een laptop in bruikleen had gegeven aan de werknemer. Eenmaal het dienstverband werd beëindigd, heeft die eerste de toegang tot de laptop vanop een afstand geblokkeerd. De ex-werknemer beschikt nog steeds over de laptop. Zijn vroegere werkgever wil de laptop terug en stapt daarvoor naar de rechter. Hij vordert een afgifte van de laptop op straffe van een dwangsom.
De ex-werknemer geeft voor de rechter aan dat hij het apparaat wel wil teruggeven, maar eerst opnieuw toegang wil krijgen tot de laptop om zijn persoonlijke gegevens te verwijderen. De voormalige werkgever staat dit niet toe, omdat de ex-werknemer dan ook toegang krijgt tot zakelijke en privacygevoelige gegevens die hij niet langer met de vroegere medewerker wil delen. Hij benadrukt bovendien dat de laptop enkel zakelijk mocht worden gebruikt en dat er dus eigenlijk geen privégegevens op de laptop mogen staan.
Persoonsgegevens dienen te worden gewist
De kantonrechter geeft beide partijen gelijk én ongelijk. In de eerste plaats haalt de kantonrechter aan dat er nooit is betwist dat er persoonsgegevens van de ex-werknemer op de laptop te vinden zijn. Dat dit eigenlijk niet mocht, maakt dit niet anders: de gegevens staan op de laptop en ze mogen niet zomaar in de handen van iemand anders vallen.
Anderzijds vindt de kantonrechter ook niet dat de ex-werknemer ineens toegang hoort te krijgen tot de volledige digitale bedrijfsomgeving van zijn vroegere werkgever. Uiteindelijk komt de kantonrechter tot een tussenoplossing: de ex-werknemer moet de laptop terugbrengen naar het bedrijf, waar iemand – niet de (operationeel) directeur of bestuurder – de vertrouwelijke gegevens zal verwijderen. De voormalige werknemer mag hierbij aanwezig zijn en kan zo controleren of alle gegevens worden verwijderd zonder dat ze worden bekeken of gekopieerd. Doordat beide partijen gelijk en ongelijk krijgen, moeten ze elk hun eigen proceskosten dragen.
Persoonsgegevens na het beëindigen van een dienstverband
Bij het einde van een dienstverband is het steeds belangrijk om goed na te denken over de persoonsgegevens. Zo zullen bepaalde gegevens van de ex-werknemer bijvoorbeeld nog enige tijd in het personeelsdossier aanwezig dienen te zijn, maar andere gegevens niet. Ze tijdig verwijderen, is belangrijk. Ook persoonsgegevens die op een laptop of een smartphone van het bedrijf staan, moeten met veel zorg worden verwijderd. Het eenvoudigste is om de laptop en/of de netwerkinformatie van de betrokken ex-werknemer in zijn geheel te wissen. Er kan ook aan de werknemer worden gevraagd om dit vooraf zelf te doen. In ieder geval heeft de ex-werknemer niet het recht om een kopie te krijgen van eventuele privébestanden, zoals muziekbestanden die nog op de zakelijke laptop staan. Die bestanden moet hij maar voordien kopiëren.
