Veel werkgevers zijn intussen, al dan niet noodzakelijk, overgestapt naar thuiswerken. Dit zorgt voor een nieuwe realiteit waar werkgevers veel vragen over hebben. Onder andere over de vergoeding van de thuiswerkplek en de geldigheid van hun documenten bestaat er veel onduidelijkheid. Wij zetten alles nog eens op een rijtje.
Vergoeden van de thuiswerkplek en thuiswerkovereenkomst
Onder de WKR is het mogelijk om de thuiswerkplek belastingvrij te vergoeden, op voorwaarde dat er aan het zogenaamd noodzakelijkheidscriterium is voldaan. Het telefoonabonnement, het internetabonnement of eventuele softwarekosten mag je vergoeden als het voor minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt. Een vergoeding voor de eigen computer kan je ook vergoeden als het voor minimaal 90% zakelijk wordt gebruikt.
Daarnaast kan je ook budget vrijmaken voor de inrichting van de thuiswerkplek, bijvoorbeeld voor de aankoop van een bureaustoel, een boekenkast of een bureau. De voorwaarde is dan wel dat de inrichting aan de arbo-eisen voldoet en bovendien blijft het beperkt tot een maximale vergoeding van 1.815 in de laatste vijf jaar. De belastingdienst eist wel dat er een thuiswerkovereenkomst is. Zo’n thuiswerkovereenkomst is vergelijkbaar met een arbeidsovereenkomst, maar bevat ook een aantal specifieke afspraken. Een arbeidsovereenkomst kan dus niet zomaar één-op-één, met een wijziging van de arbeidsplek, worden overgenomen. Ben je van plan om ook na de coronamaatregelen thuiswerk aan te bieden? Dan doet MKB Juristen voor jou het nodige.
Onthoud ten slotte dat je niet verplicht bent om een vergoeding toe te kennen. Je kan bijvoorbeeld ook materiaal kosteloos ter beschikking stellen, zeker nu het materiaal op kantoor minder frequent nodig is. De voorwaarde is dan wel dat het materiaal nadien weer wordt ingeleverd.
E-mail- en internetprotocol
Wanneer je ineens overschakelt op thuiswerken is het e-mail- en internetprotocol vaak niet afgestemd op de nieuwe situatie. Sommige bedrijven beschikken zelfs niet eens over e-mail- en internetprotocollen. Dat is geen wenselijke situatie, want ook thuis horen er nu eenmaal spelregels te zijn over het gebruik van het internet tijdens de werktijd. Ook hiermee helpt MKB Juristen je graag verder.
In dergelijke protocollen kan je onder andere regelen hoe je toezicht mag houden en wat eventuele sancties zijn. Hierdoor krijg je te maken met de privacywetgeving, maar ook met jurisprudentie en eventueel ook met inspraak van de ondernemingsraad. Stel daarom niet zelf zomaar even een protocol op, maar laat het over aan een juridisch expert.
Personeelshandboek
Het voordeel van het personeelshandboek is dat je veel afspraken kunt regelen zonder dat je opnieuw moet onderhandelen over alle individuele arbeidsovereenkomsten. Ook het personeelshandboek kan echter aan een wijziging toe zijn en eventuele nieuwe voorschriften kunnen zich opdringen. Sommige werkgevers stellen zich nu extra soepel op, bijvoorbeeld voor wat de opvang van kinderen betreft. Daarom zijn ook specifieke uitzonderingen mogelijk met bijhorende voorschriften. Hier moet je echter eveneens rekening houden met wat er in de arbeidsovereenkomst en de CAO staat. Net daarom ga je maar beter niet zelf aan de slag met het personeelshandboek.
Bel MKB Juristen voor meer informatie
In deze nare tijden is het belangrijk dat we snel schakelen. Toch hoeft dat niet te betekenen dat je onnodig risico’s moet lopen. Laten we daarom even bellen om je documenten te bespreken. Indien nodig doen we het nodige om ze af te stemmen op de nieuwe realiteit. Bel MKB Juristen tijdens de kantooruren of stuur ons een e-mail. We helpen je zo snel mogelijk verder.
