Wanneer stuurt u een aanmaning?
Een aanmaning stuurt u nadat de betalingstermijn is verstreken en een vriendelijke betalingsherinnering geen resultaat heeft opgeleverd. De aanmaning is de formele stap waarbij u de klant een laatste termijn geeft
om alsnog te betalen — met duidelijke vermelding van de gevolgen als betaling uitblijft.
Bij zakelijke klanten is een aanmaning juridisch niet verplicht, maar wel verstandig. Zonder aanmaning kunt u in veel gevallen geen aanspraak maken op wettelijke rente en incassokosten. Bij consumenten is een
correcte aanmaning wettelijk verplicht voordat u incassokosten in rekening mag brengen.
Wat moet er in een aanmaning staan?
Een juridisch correcte aanmaning bevat minimaal:
– een duidelijke verwijzing naar de openstaande factuur met factuurnummer en bedrag
– de datum waarop de betalingstermijn is verstreken
– een harde betaaltermijn — voor zakelijke klanten doorgaans 5 tot 14 dagen, voor consumenten minimaal 14 dagen
– een aankondiging van de gevolgen: wettelijke (handels)rente, incassokosten en verdere juridische stappen
Stuur de aanmaning bij voorkeur zowel per e-mail als aangetekend per post. Zo kunt u later aantonen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen.
Aanmaning aan een consument: de 14-dagentermijn
Heeft u een particuliere klant die niet betaalt, dan bent u wettelijk verplicht een zogenoemde 14-dagenbrief te sturen. In deze brief geeft u de consument 14 dagen de tijd om alsnog kosteloos te betalen. Pas
na het verstrijken van die termijn mag u incassokosten in rekening brengen.
Voldoet de aanmaning niet aan de wettelijke eisen, dan kan de rechter de incassokosten afwijzen — ook als de hoofdsom wordt toegewezen.
Aanmaning aan een zakelijke klant
Bij zakelijke klanten zijn de regels minder strikt, maar de aanmaning is ook hier het scharnierpunt van het incassotraject. Een goed geformuleerde aanmaning zet de klant juridisch in verzuim, opent de weg naar wettelijke handelsrente (in 2026: 12,50%) en legt de basis voor verdere juridische stappen.
Let op: vermeld in de aanmaning niet expliciet om welke aanmaning het gaat (‘eerste aanmaning’, ’tweede aanmaning’). De klant weet dan dat er nog meer volgen en heeft minder reden om snel te betalen.
Wanneer is een aanmaning niet genoeg?
Betwist de klant de factuur inhoudelijk, dan is een standaard aanmaning niet de juiste stap. Dan is eerst een juridische beoordeling nodig: staat uw vordering sterk genoeg? Is de klant in verzuim? Wat is de beste toon en strategie? Wij stellen de aanmaning voor u op of beoordelen of een ingebrekestelling of sommatie verstandiger is.
