Pre-incasso: het klantvriendelijke alternatief voor een procedure
De stap van een onbetaalde factuur naar een incassoprocedure is voor veel ondernemers groter dan nodig. Een formele incasso betekent vaak het einde van een commerciële relatie en levert juridische kosten op die deels voor eigen rekening blijven. Daartussenin zit een fase die in de praktijk pre-incasso wordt genoemd, en waarin een gerichte juridische aanpak de debiteur over de streep trekt zonder dat partijen tegenover elkaar in de rechtszaal komen te staan. Mits goed uitgevoerd, voorkomt deze tussenstap dat een tijdelijke betalingsachterstand uitloopt op een geschil.
De juridische basis van pre-incasso
Pre-incasso steunt op een aantal wettelijke en contractuele bouwstenen. De wettelijke handelsrente uit artikel 6:119a BW gaat in beginsel lopen vanaf de overeengekomen betaaltermijn, en bij gebreke daarvan vanaf dertig dagen na ontvangst van de factuur of de prestatie. Voor consumenten geldt de gewone wettelijke rente uit artikel 6:119 BW.
De buitengerechtelijke incassokosten zijn voor consumenten gemaximeerd op grond van de Wet incassokosten en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een ondergrens van veertig euro en een staffel die meegroeit met de hoofdsom. Voor B2B-vorderingen geldt deze maximering niet als in algemene voorwaarden of de overeenkomst een afwijkend bedrag is overeengekomen. Wel moet dat bedrag redelijk zijn, anders kan de rechter matigen op grond van artikel 6:248 lid 2 BW.
Bij consumenten is de veertien-dagenbrief verplicht voordat incassokosten kunnen worden gevorderd. De brief moet kosteloos zijn, een duidelijke betaaltermijn van veertien dagen na ontvangst noemen, en de hoogte van de eventueel verschuldigde incassokosten en btw aankondigen.
Wat een effectieve pre-incassobrief inhoudt
Een effectieve pre-incassobrief van een advocaat is niet hetzelfde als een herhaalde aanmaning van uw debiteurenadministratie. De brief vermeldt de feitelijke en juridische grondslag van de vordering, sommeert tot betaling binnen een redelijke termijn, kondigt expliciet rechtsmaatregelen aan inclusief conservatoir beslag indien dat opportuun is, en wijst op het oplopen van rente en kosten. De brief stuit bovendien de verjaring op grond van artikel 3:317 BW, wat van belang is bij oudere vorderingen.
In de praktijk levert deze aanpak in een aanzienlijk deel van de gevallen binnen twee weken betaling op, zonder dat een procedure aanhangig hoeft te worden gemaakt. De combinatie van het briefhoofd van een advocaat, een concrete aankondiging van vervolgmaatregelen en een redelijke termijn werkt op debiteuren effectiever dan een zoveelste aanmaning van het bedrijf zelf.
Wanneer pre-incasso niet de juiste route is
Pre-incasso werkt het beste bij onbetwiste vorderingen waarbij de debiteur niet betaalt uit liquiditeitsproblemen of administratieve nalatigheid. Bij een betwiste vordering, of bij signalen van naderend faillissement van de debiteur, is uitstel doorgaans schadelijk. Wacht u te lang met conservatoir beslag, dan kan een curator later met succes een beroep doen op faillissementspauliana en de uitgewonnen activa terugvorderen. Bij signalen van betalingsonmacht is snel handelen geboden, eventueel direct via een dagvaarding in kort geding of via conservatoir beslag.
Bij vorderingen op consumenten of klein-MKB met beperkte verhaalsmogelijkheden weegt het kostenvoordeel van pre-incasso bovendien zwaarder. Bij grote, betwiste vorderingen op solvente partijen is een directe gang naar de bodemprocedure soms efficiënter.
Vervolgactie
Heeft u openstaande facturen waarop reguliere aanmaningen geen effect sorteren, maar wilt u de klantrelatie waar mogelijk in stand houden? Onze advocaten beoordelen de vordering, de juridische uitgangspositie en de meest efficiënte aanpak. In veel gevallen volstaat een pre-incassobrief van een advocaat om binnen twee weken betaling te realiseren. Neem contact op voor een korte analyse.
